5 misstag du ska undvika på videomötet

Dålig digital mötesteknik är det snabbaste sättet att trötta ut människor. Det menar retorikexperten Elaine Eksvärd. ”Därför behöver vi identifiera och ta bort de element som missgynnar våra digitala arbetsklimat”, säger hon.

Arbetsmiljö

Text: Lotten Wiklund

Publicerad 2021-05-04

Det viktigaste för att digitala möten ska fungera är att deltagarna tycker att det känns meningsfullt och att de orkar upprätthålla intresset. Annars börjar människor snabbt multitaska eller zona ut.

”Som chef eller sammankallande gäller det att använda sig av tekniker som uppmuntrar till engagemang så att budskapet går in, exempelvis genom att få deltagarna att känna sig sedda. Annars blir det bara ett slöseri med allas tid.”

De flesta arbetsplatser har en värdegrund och riktlinjer och det måste finnas även när vi arbetar i digitala miljöer, tycker Elaine Eksvärd. Chefer behöver sätta ramar och våga ställa krav.

Skärmen tycks också skapa en distans som får vissa personer att totalt glömma bort allt de lärt sig om social samvaro.

”Tänk om Magdalena Ribbing hade levt. Hon hade kunnat ge så många bra råd, helt enkelt lite vett och digitalkett. Hon hade nog häpnat över hur människor dyker upp på Zoom-möten i svettiga träningskläder och rufsigt hår.”

Tillvaron på den digitala arbetsplatsen är full av fällor, men också möjligheter. Här är guiden till bra digitala möten.

1. Tretimmarsmöten
”Vi orkar vara aktiva 45 minuter i taget. Sedan är det dags för 15 minuters skärmpaus annars orkar vi inte med. Som retoriker brukar jag säga att budskap ska in, inte ut, och ett tretimmarsmöte utan paus efter 45 minuter är som att kasta budskapet i papperskorgen.”

2. Powerpoint-marathon
”Jag kan komma på 500 saker som är mer spännande än sitta och titta på en datorskärm som visar någon annans skärm. Många läser dessutom innantill, det blir som en karaokeuppvisning utan melodi. Lär dig powerpointbanta genom att inför varje slide ställa dig frågan: ‘Är denna slide till för mig eller för publiken?’ Om den är för din skull så är den ett manus och då ska du inte dela den med publiken. Kom ihåg: En powerpoint ska inte vara ett huvudnummer, det ska var en sidekick om den över huvud taget ska vara med.”

3. Irrelevanta deltagare
”Den som sitter på ett digitalt möte och frågar sig vad hen gör där kommer snart att börja multitaska eller kolla sociala medier. Bjud bara in dem som behöver var med.”

4. Tappa stilen
”Att du har en dålig hårdag är inte ett giltigt skäl att ha kameran av. Kamma håret. Och kom inte i svettiga träningskläder, det är ändå jobbet du är på.”

5. Näsborreperspektivet
”En del, speciellt män, har en tendens att ha datorn långt ner och och skärmen uppvinklad så att man ser rakt in i näsan. Det gör att du inte ser lika sympatisk ut som du gör när man ser dig i ögonhöjd. Vissa ligger till och med ner under samtalet. Det skapar ingen bra energi.”

Gör så här i stället:

Skapa kontakt och närvaro
”Ungefär 80 procent av tiden som du pratar så ska du kolla in i kameran. Det ger deltagarna en känsla av närvaro och upplevelsen av ögonkontakt ger dig trovärdighet. Vill du öka ditt eget engagemang när du håller i ett möte så ställ dig upp och placera datorn högt, exempelvis på enstrykbräda.”

Ge feedback
”De 20 procent som du inte tittar in i kameran så kollar du istället på deltagarna på skärmen. Människor vill känna sig sedda så passa på att bekräfta att du ser dina medarbetare genom att exempelvis notera deras reaktioner på det du säger. När andra prata så visa att du lyssnar genom att nicka, det är annars något vi glömmer ofta i digitala sammanhang.”

Ge brasklappar
”Förklara ditt beteende innan mötet eller i chatten. Vet du att du kommer att behöva gå tidigare eller stänga av kameran för att det är stökigt runt omkring dig så berätta det. Ska du ta anteckningar och därför sitter och skriver på dator så säg det så att de andra inte tror att du jobbar med annat.”

Skapa interaktion
”Många använder möten som ett sätt att banka in budskap. Men vi blir inte alls bra på att ta in information när vi lyssnar i 45 minuter utan interaktion. Skapa dynamisk chatt genom att börja mötet med att deltagarna möjligheter att sälla frågor i chatten eller be om ordet under mötet. Förbered frågor eller låt deltagarna diskutera i smågrupper i breakout rooms.”

Fixa en digital kaffemaskin
”Det här är nästan viktigast. Det många av oss saknar mest när vi jobbar digitalt är ju kaffemaskinen. Lös problem, stötta medarbetare och gynna nya idéer genom att återskapa det efterlängtade kaffemaskinspratet. När du kallar till ett digitalt mötet så berätta för medarbetarna att du kommer att finnas på plats tio minuter innan mötet startar så att ni hinner småprata lite. Och chefer behöver skapa luft, så hasta inte iväg när mötet är över. Innan du säger tack och hej så berätta att du är kvar i mötet till sista person lämnar. Det ger dig möjlighet att fånga upp medarbetare som har något speciellt de vill prata om eller bara vill bolla efter mötet.”

Till sist…..
”När du själv börjar multitaska på ett möte, fundera på vad det var med själva möte som gjorde att du tappade fokus och på vad du kan göra nästa gång du håller i ett möte för att andra ska orka hålla engagemanget uppe.”