Experten: ”Så anpassar du organisationen efter de nya reglerna”

31 mars börjar Arbetsmiljöverkets nya föreskrifter om organisatorisk och social arbetsmiljö att gälla. De nya reglerna har fått stor uppmärksamhet då de skärper kraven för det förebyggande arbetsmiljöarbete som arbetsgivare är skyldiga att bedriva.

Så hur ska du som chef bäst anpassa arbetssituationen för dina medarbetare? Chef bad Malin Strömberg, projektledare och sakkunnig i organisatoriska och sociala frågor på arbetsmiljöorganisationen Prevent, gå igenom Arbetsmiljöverkets nya föreskrifter. Här är hennes bästa råd.

Här är fem konkreta tips som kan hjälpa dig att förebygga arbetsmiljöproblem i din organisation:

1. Ta reda på hur personalen mår

Föreskriften säger: ”Chefer och arbetsledare ska ha kunskap i hur man förebygger och hanterar ohälsosam arbetsbelastning och kränkande särbehandling av medarbetare.”

Malin Strömberg: ”Tillräcklig kunskap har man när alla medarbetare är friska och krya och producerar och mår bra på jobbet. Det handlar om att behandla människor väl. Ta reda på hur personalen mår, till exempel genom medarbetarundersökningar och var uppmärksam på om medarbetare under en särskild chef inte klarar deadlines, jobbar övertid eller har sämre hälsa. Då kan du anta att den chefen inte har tillräckligt med kunskap. Gå kurser och utbildningar.”

2. Säg inte bara att det är okej att stänga av

Föreskriften säger: ”Arbetsgivaren ska motverka ohälsosamma arbetstider som nattarbete, skiftarbete eller arbete på distans där medarbetare förutsätts vara ständigt nåbara.”

Malin Strömberg: ”Jag tror inte det räcker med att främja en kultur där det är okej att stänga av. Jag tror att man behöver en skriftlig policy för vad som gäller, som att det inte är okej att mejla efter arbetstid eller att ringa en kollega på kvällen och börja prata jobb.

Gör en skriftlig policy för vad som gäller arbete efter arbetstid och gör klart att det gäller precis som andra regler. Ha samtal med personer som inte respekterar policyn.”

3. Bygg på er befintliga arbetsmiljöpolicy

Föreskriften säger: ”Företag med minst tio anställda ska ha skriftliga mål för hur man arbetar med den organisatoriska och sociala social arbetsmiljön.”

Malin Strömberg: ”Föreskriften säger att policyn ska främja arbetsmiljön. Ett råd är att bygga på arbetsmiljöpolicyn som redan ska finnas på arbetsplatsen. Se till att chefer, skyddsombud och eventuellt andra parter samverkar för att komma fram till hur ert företag ska göra och hur ni vill ha det. Hitta inspiration från andra företag kan vara bra men kopiera aldrig utan omforma det till vad som passar ert företag, era arbetsuppgifter och arbetstider. Om din policy ska fungera måste alla på företaget känna igen sig i policyns språk och utformning.”

4. Våga fråga

Föreskriften säger: ”All kränkande särbehandling ska vara oacceptabel som till exempel mobbning – det är inte kopplat till diskrimineringspunkterna.”

Malin Strömberg: ”Det här är inget nytt. Den här lagen har funnits sedan 1993 men har bakats in i de nya föreskrifterna så det här borde chefer ha koll på. Kom ihåg att det alltid är offret som har rätt i sin tolkning. Man kan aldrig säga att ‘det där var ingen gliring – du tycker fel’, det kan leda till ohälsa och att personen mår dåligt. Då är det upp till den som blir berörd att tala om det.

Vi är så olika som personer och en del kommer alltid att känna sig utanför och kanske behöver hjälp med sin egen självbild och självkänsla. Alla chefer kan inte vara psykologer eller vänner. En chef ska vara chef. Men man ska se till att verksamheten funkar. Yttersta ansvaret ligger på arbetsgivaren.

Gör en medarbetarundersökning. Det är ofta lättare att skriva ner att man känner sig mobbad eller utanför än att gå in till chefen och tala om det. Blunda inte för problemen och ha rutiner för hur företaget ska hantera liknande situationer.”

5. Var särskilt uppmärksam på arbetsuppgifter som innebär stor psykisk press

Föreskriften säger: ”Chefer ska vara särskilt uppmärksamma på tjänster som innefattar stor psykisk press, som att lösa konflikter eller fatta svåra beslut.”

Det här gäller främst tjänster inom offentliga sektorn som hanterar svåra situationer och krissituationer som socialtjänsten, poliser och brandmän. Den här lagen har delvis funnits i föreskrifterna om ‘omvårdnadsarbete i enskilt hem’ men har nu förts in i de nya föreskrifterna och breddats för att gälla fler branscher som kan vara psykiskt påfrestande.

Malin Strömberg: ”Se till att det finns tid för debriefing och avlastande samtal. Se till att medarbetare har kompetens, kunskap, mandat och resurser att utföra sitt arbete. Ibland kan en mentor eller handledare med erfarenhet från arbetet vara till hjälp.”