administration
Foto: Beatrice Graalheim

Surdeg: Administration

De administrativa uppgifter som skjuts upp, enligt Chefs undersökning, är dokumentation av saker som hänt, policydokument som krishantering, jämställdhets- och mångfaldsplaner och pappersarbete kring strategifrågor som verksamhetsutveckling och omorganisation.

Stefan Falks erfarenhet är att administration upplevs som ett stort problem, men i verkligheten sällan är det.

”När vi tillsammans gör en analys av situationen visar det sig oftast att det är mer av en känsla. Det faktum att man har olästa mejl kan vara stressande och kännas akut överhängande, just för att man inte har läst mejlen.”

”Det är väsentligt för chefer att förstå att vi alla har svårt att uppskatta den reella storleken på ett problem eller en möjlighet. Vi tänker ofta i svart och vitt, jättebra eller jättedåligt, utan att ha gjort någon analys. I själva verket är det oftast hälften så bra och hälften så dåligt”, säger Stefan Falk.

Mer om surdegar!

Chefs specialsajt om chefernas surdegar får du all hjälp du behöver för att lösa dina surdegar:

  Ledarskapsexperten Stefan Falks specialdesignade mötesbarometer – skriv ut eller fyll i direkt på skärmen.

  Tydlig målmall för att effektivisera vardagen – skriv ut eller fyll i direkt på skärmen.

  Konkreta verktyg för mer effektiva möten och beslutsfattande.

  Chefs bästa steg-för-steg-metoder för en mer effektiv chefsvardag.

Allt är tillgängligt för dig som har aktiverat ditt konto på Chef Premium – helt gratis för Chefs läsare.

Läs mer om surdegar

grafik-administration

Lösning: Strukturera mera.

Svaret på hur man bakar ut den här surdegen är struktur. Att bena ut vad man gör och hur lång tid det tar, när det inträffar och hur man kan göra det på ett smartare sätt.

”Börja med att sortera bort allt du inte behöver göra, men som du gör av gammal vana”, säger Stefan Falk.

 Skapa en översikt över dina administrativa arbetsuppgifter.

Dela upp i obligatoriskt och frivilligt. Frivilligt kan till exempel vara att du alltid gör dina checklistor på torsdagar.

 Dela sedan upp den obligatoriska administrationen i planerat och återkommande.

Sortera det planerade. Skapa dig en bild av hur mycket och hur ofta.

 Sortera det oplanerade. Dela upp det i vad som är lätt och svårt.

”Det som är lätt behöver du inte lägga någon tid på och det som är svårt behöver du göra lätt. Det gör du genom att ta reda på vad det beror på att det är svårt; om du till exempel saknar information, gör det vid fel tillfälle etc”, förklarar Stefan Falk.

När du har fått överblick kan du dels se om det verkligen är så mycket som du tror, dels göra en plan och ett beslutsträd. Och du har fått perspektiv.

Boka därefter in den tid som krävs i din almanacka så att du inte behöver vara ute i sista sekund. Då kommer det inte längre att kännas jättejobbigt.

”Många lever i en självogenomtänkt tillvaro, där man inte har bestämt sig för hur man vill leva sitt liv som ledare. Bara genom att strukturera sina uppgifter och medvetandegöra vilka uppgifter man har på sitt bord har man fått kontroll. Och det i sig är en enorm stressborttagare.”

nyhetsbrev-9

Missa inget!

Chefs populära nyhetsbrev Ditt ledarskap och Din karriär samlar varje vecka det bästa från Chef.se.
  • Konkreta råd i ditt chefskap
  • Användbara metoder och verktyg
  • Relevanta erbjudanden

Relaterade artiklar

flopp
Arbetsmiljö

Så många svenskar väljer bort kontorsjobb

Distansjobb blir allt vanligare. Nu visar en stor undersökning att 82 procent av kontorsarbetarna i Sverige väljer bort kontoret minst en gång i veckan.
Thomas von Koch, vd EQT.
Annonssamarbete Chef + Vinnova

EQTs vd: ”Kulturförändring är det svåra”

”Den stora utmaningen nu, det man totalt underskattar, är företagskultur och ledningskultur”, menar Thomas von Koch, vd för EQT.

juria
Arbetsrätt

Svenska chefers dom: Det är för dyrt med affärsjuridik

Omodernt och dålig valuta för pengarna. Det är svenska chefers tuffa dom när de får svara på frågor om juridiska tjänster, visar en ny undersökning.
nio-punkter
Arbetsrätt

Ledarligan

I varje nummer sedan Chef startade 1995 har vi testat en känd ledare. Här i Ledarligan visar vi cheftester från de senaste fem åren. Vi har markerat vilka chefer som har bytt befattning eller slutat sin tjänst sedan testet gjordes.
linkedin-6
Arbetsrätt

Bästa tipsen: Så lyfter du på Linkedin

Oavsett om du ska söka jobb, stärka ditt personliga varumärke eller bygga ditt nätverk är Linkedin mer eller mindre ett nödvändigt verktyg i dag. Men hur använder du ditt konto i praktiken för att få hjälp i karriären?
amanda-lundeteg
Arbetsrätt

Ny rapport: Var femte ledare kvinna

För första gången utgörs nu en femtedel av börsbolagens ledningsgrupper av kvinnor. ”Vinden har vänt” skriver Amanda Lundeteg, vd för Allbright, i stiftelsens nya rapport som också talar om en generellt ljusare ekonomisk syn på framtiden med många nyanställningar.
domstol2
Annonssamarbete Chef + CSN

Dom i USA får fler svenskar att betala sina studielån

En fällande dom i Kalifornien har banat vägen. CSN får nu allt fler svenskar i USA att betala på sina studieskulder. ”Nu vet man att CSN vinner om vi går till domstol”, säger verksjuristen Helena Fällman.
nyhetsbrev-9

Missa inget!

Chefs populära nyhetsbrev Ditt ledarskap och Din karriär samlar varje vecka det bästa från Chef.se.
  • Konkreta råd i ditt chefskap
  • Användbara metoder och verktyg
  • Relevanta erbjudanden