paperwork

Chefernas bästa tips: Så minskar du den administrativa bördan

Chefs undersökning visar att många upplever att de lägger mer tid på administration än någonsin. Detta på bekostnad av långsiktiga strategier och det dagliga ledarskapet. Här är läsarnas bästa egna tips för att få flyt i adminträsket.

Denna artikel är en del av Chefs stora undersökning om chefers administration, publicerad i Chef nr 2 2015. Missa inget, prenumerera på Chef här.

1. Avsätt tid för det du ska göra. Stäng av telefon och mejl under den tiden. Prioritera bort – även sådant som andra i organisationen har fått för sig är viktigt.

2. Tillämpa gör-det-nu-prin­cipen. Ta bara i ett papper en gång. Läs bara mejl en gång. Stäng av e-post-plinget. Skapa vip-listor i inboxen. Låt inte mejl bestämma din dag.

3. Blocka tid i kalendern, fokusera på det du ska göra. Oftast är det rapporteringar och andra saker som går snabbt när man väl tar itu med dem.

4. Strunta i onödiga uppgifter. Skyll på något lämpligt om någon frågar. Fejka onödiga uppgifter eller nyckeltal som ingen ändå kan ifrågasätta eller kontrollera.

5. Lär dig fingersättning på tangentbordet. Mejla och skriv rapporter snabbare. Skippa pekfingervalsen och bli klar med arbetet på en tredjedel av tiden.

6. Använd checklistor på de saker du gör upprepade gånger. Du sparar tid och glömmer inget. Lägg i stället tankekraften på kreativa saker.

7. Var inte rädd för att delegera. Medarbetare växer av större ansvar och delaktighet i det dagliga arbetet. Ta reda på vem som passar bäst för vad.

8. Börja dagen med en timme obligatorisk administration innan mejl eller annat. Skulle du inte hinna med ytterligare administration den dagen har du i alla fall gjort en del.

nyhetsbrev1

Missa inget!

Chefs populära nyhetsbrev Ditt ledarskap, Din karriär och Din söndag samlar varje vecka det bästa från Chef.se.
  • Konkreta råd i ditt chefskap
  • Användbara metoder och verktyg
  • Relevanta erbjudanden

Relaterade artiklar

stressaminte
Hälsa

Hetaste jobblöftet: Stressa mindre

När svenskarna får ge ett löfte inför sitt jobbår hamnar ”stressa mindre” i topp. Det visar en färsk undersökning som Kantar Sifo har gjort.
inspirator
Annonssamarbete Chef + LinkedIn

Quiz: Vilken nätverkstyp är du på Linkedin?

Ditt nätverk är en framtida karriärförsäkring. Så tänk till kring hur du vill bygga det. Ett första steg är att skaffa koll på din nätverkspersonlighet på Linkedin. Gör vårt quiz här!
sjuk-2
Hälsa

Här är svenska företaget som skrotar karensdagen

Omodernt. Så resonerade Wise Group kring karsensdagen och har därför bestämt sig för att skrota den för sina 400 medarbetare i Sverige som en förmån.
tanketid
Hälsa

Här får medarbetarna 4 timmar – enbart till reflektion

Ledningsgruppen på Youcall avsatte fyra timmar i veckan åt reflektion. Redan efter tre veckor gav det resultat. De blev mer harmoniska och fick lika mycket eller mer gjort. Nu släpper Tony Nilsson loss hela företagets tankekraft.
gratismat
Arbetsmiljö

Gratis mat på jobbet – en stressfälla för personalen

Fria måltider på jobbet. En dröm för många – men nu varnar stressexperter om att kontorskulturen kan drabba medarbetarnas och chefernas hälsa.
forgifta
Arbetsmiljö

5 saker som förgiftar stämningen på jobbet

Det är låg stämning bland medarbetarna – utan att du som chef förstår varför. Då kan du behöva kolla upp om det finns faktorer i er jobbkultur som förgiftar miljön.
Helen Remnås, affärsutvecklingschef på Experis. Foto: Martina Huber
Annonssamarbete Chef + Experis

Sprida värderingar – chefens nya viktiga roll

Trenden är tydlig: chefer som vågar ta med sina värderingar in i ledarskapet har bäst möjlighet att förändra.  "Ledare behöver våga prata öppet om problem. Ta ställning", säger Helen Remnås på Experis.
comebaccke
Hälsa

Gör comeback efter semestern — med stil

Slutet nalkas för sovmorgnar. Dags att ställa klockan och ta dig till jobbet. Chefsstarten kan kännas motig – men innebär också nya möjligheter.
nyhetsbrev1

Missa inget!

Chefs populära nyhetsbrev Ditt ledarskap, Din karriär och Din söndag samlar varje vecka det bästa från Chef.se.
  • Konkreta råd i ditt chefskap
  • Användbara metoder och verktyg
  • Relevanta erbjudanden