Checklista för december: Så hinner du jobba klart
Tiden kring jul bjuder på rekordhöga stressnivåer för många chefer. Hur ska man hinna med allt som behöver fixas på jobbet och privat? Här är effektivitetskonsulten Petra Brasks bästa råd för jobbårets sista månad.
Vilka arbetsuppgifter bör chefen prioritera och vad kan hen vänta med?
”Chefen bör ha fokus på att stänga kalenderåret. Exempelvis se till att överenskommelser, offerter, fakturor och avtal som måste in före årsskiftet klaras av, alla deadlines för året. Fokusera på allt som kunder, personal och medarbetare är beroende av att du har gjort.”
Även privatlivet ställer ju sina krav så här års – hur kan man rationalisera balansen mellan arbetsliv/privatliv i stressiga tidsperioder som december?
”Se till att ta hjälp om tiden är knapp för privata och arbetsrelaterade uppgifter. Låt julen bli en tid för återhämtning och inte en tid för krav. Diskutera igenom med familjen om förväntningar och förhoppningar inför julledigheten. Prioritera och planera tillsammans och dela på ansvaret efter var och ens förmåga.”
Vad är viktigast ur medarbetarnas synvinkel att chefen hinner med innan ledigheten?
”Det är viktigt att vara tydlig med vad som ska ha uppnåtts fram till julledigheten i god tid och vad som eventuellt förväntas under julledigheten – attestera fakturor och dylikt. Jag skulle också vilja säga att det är viktigt för medarbetaren att bli sedd, få cred för vad man uppnått under året – de flesta företag och organisationer har ju kalenderåret som budgetperiod. Budgetar görs oftast på hösten och när tiden lackar mot jul vet vad man på ett ungefär vad utfallet blev. Då tycker jag att det är relevant att stanna upp och göra en utvärdering om vad som har uppnåtts och vilka hinder man stött på. Hur tänker vi inför nästa år? Vad behöver vi ta höjd för, förändra?”
Vad vill man som chef absolut inte behöva börja nästa år med?
”En dålig start är att behöva be om ursäkt för missade måsten. Tid går inte att backa. Gamla surdegar från föregående år bör inte heller bli liggande. Ta beslut i god tid – i december före julledigheten. Surdegarna blir inte mer aptitliga efter jul.”
Checklista för chefen i december
1) Börja med att skaffa dig överblick: Planera och prioritera alla uppgifter som är kvar fram till jul.
2) Boka in de viktigaste sakerna i kalendern. Se till att det finns tid för oförutsedda saker som dyker upp. Säg nej och välj bort det som du inte behöver fokusera på.
3) Om du ska vara ledig vid jul se till att delegera, be om hjälp och informera omgivningen om eventuell frånvaro.
4) Se till att även förbereda saker privat som behöver fixas inför julen.
5) Vilka nyckeltal ska rapporteras till ledningsgrupp? Planera in tid för detta om det är input du behöver av andra.
6) Ge tid för reflektion – både för dig själv och dina medarbetare. Jag skulle varmt rekommendera ett julbrev till medarbetarna – utgå gärna från följande frågor som du både själva kan svara på och uppmana andra att reflektera över:
7) Ge feedback till medarbetarna så att de går på julledighet med en god känsla och kan känna engagemang och delaktighet inför nästa år. En julklapp uppskattas alltid men personlig feedback är ännu mer motiverande. Har du tid så skriv ett personligt kort med julklappen på vilket sätt medarbetaren har bidragit under året.
8) Behövs jour under mellandagarna? Planera för detta.
9) Ekonomiavdelningen jobbar för högtryck för årsbokslut – se till att fakturor skickas ut respektive attesteras.
10) Prioritera aktiviteter för att få en bra start på nästa år.
11) Ställ in frånvarohanteraren på mejlen och prata in ett meddelande på telefonen som berättar att du är ledig och när du är tillbaka igen. Kanske tipsa om någon trevlig julläsning eller nyhet från din organisation i ditt autosvar?
Fortsätt läsa kostnadsfritt!
Vi behöver bara en minut…
Så roligt att du vill fortsätta läsa! Det får du strax göra, utan att betala något.
- Tillgång till våra låsta artiklar och webinar gratis!
Dina uppgifter delas aldrig med tredje part. Läs vår integritetspolicy här.
