Stoppa de som alltid vill stämma av

Du har knappt kommit in på jobbet förrän du hör »Jo, det var bara en sak jag ville kolla med dig …«. Likadant var det i går.

När du väl får dokumentet i din hand är det inga större fel på det. Kanske några stavfel här och där. Men du blir upprörd eftersom det har tagit tid från dina andra arbetsuppgifter. Tid som kunde ha använts till att planera, reflektera eller ringa viktiga samtal. Nu hamnar du efter. Igen.

Martin Cervall är före detta chef och arbetar i dag som konsult med fokus på ledarskapsutveckling och kommunikation. Han har flera gånger stött på medarbetare som kan klassas som avstämningsterrorister.

Varför vill medarbetarna kolla av ständigt och jämt?
»Oftast handlar det om en person som har fått en ny roll eller nya typer av arbetsuppgifter. På startsträckan är det lätt att känna sig osäker. Då vill man ha stöd för att veta att man verkligen gör rätt.«

Oftast vet du som chef att medarbetaren är fullt kapabel att klara sitt jobb utan ditt godkännande. Det är inte där problemet ligger.

Men du behöver börja sätta ner foten och visa att du inte hinner med både ditt eget och medarbetarens arbete. Att lägga sig platt varje gång vinner du ingenting på.

Så här kan du hantera avstämningsterroristen:

1. När medarbetaren kommer till dig för tjugonde gången, använd aktivt lyssnande. Det är extremt lätt att själv vilja ta över problemet. Exempelvis: Du får en rapport i din hand och säger »jag ska kika igenom den«. Helt plötsligt sitter du med ytterligare en pappershög på skrivbordet.

2. Bromsa i stället dig själv och ställ en motfråga: »Är det några särskilda stycken i rapporten som du vill diskutera?«
Du bollar tillbaka och ser till att medarbetaren fortfarande äger problemet.

3. Uppmuntra medarbetaren att komma med egna förslag på lösningar.
»Hur skulle du vilja göra här?« eller »Hur har du gjort förut?«

4. Innan ni skiljs åt, visa att du litar på din medarbetare och dennes kompetens.
»Jag vet att du kan det här. Jag har fullt förtroende för din förmåga att fixa den här uppgiften.«

Ibland räcker det inte med ett tillfälle för att stoppa avstämningsterroristen. Mönstret kan vara så invant att det tar flera månader att vända beteendet. Då kan det vara på sin plats att ge ett ännu tydligare besked. Men säg inte att medarbetaren stör med sina ständiga frågor. Försök i stället att uttrycka dina behov genom jag-budskap.

»Om det blir ett mönster, kan det vara dags att sätta ner foten. Säg exempelvis ’När du frågar mig om saker som du redan kan och som du inte behöver mitt godkännande för, tar du av tid som jag behöver för annat arbete«, säger Martin Cervall.

Var öppen för att även ett vänligt formulerat jag-budskap kan uppfattas som kritik och väcka jobbiga reaktioner. Om du är lyhörd för hur ditt budskap uppfattas av medarbetaren kan kommunikationen bli ännu bättre.

Avstämningsterrorn beror ofta på att medarbetaren känner sig osäker i sin roll. Men ibland kan det handla om att chefen är alltför detaljstyrande.
»Man bör rannsaka sig själv och fundera över hur man som chef ger respons på medarbetarnas insatser. Om du ständigt kommer med synpunkter, kommentarer och påpekanden på arbetets kvalitet får du räkna med att de vill stämma av med dig. Ingen gillar ju att bli korrigerad i efterhand«, säger Martin Cervall.