Så blir chefen mer närvarande på distans

Åh nej vad krångligt, nu måste du ha ett distansmöte med den där kunden i Danmark igen. Inget fel på henne, ni har träffats flera gånger och gillar varandra. Men hon vill alltid prata via Skype och du tycker det blir så konstiga perspektiv. Kameran på laptopen filmar liksom underifrån och man får aldrig ögonkontakt. Så vad är alternativet? Telefon? Nej, det får bli Skype ändå.

Tänk i stället om du kunde få något slags grepp om rummet och miljön som den andra personen sitter i, i stället för att inleda med styltiga frågor om vädret eller stämningen på kontoret. Helt enkelt komma närmare ett vanligt fysiskt möte, öga mot öga.

”Det är liksom vårt riktmärke vad gäller kommunikation. Men vår nuvarande kommunikation genom audiovisuell teknik är fortfarande långt därifrån”, säger forskaren Muhammad Sikandar Lal Khan.

I höstas la han fram sin avhandling Presence through actions (Närvaro genom handling) vid institutionen för tillämpad fysik och elektronik i Umeå, där han presenterar ny teknik för distansmöten – eller på forskarspråk videotelekonferenser – byggd på ett helt nytt koncept för närvaro, i gränslandet mellan filosofi och teknik.

De flesta chefer kan skriva under på att det finns mycket att vinna på effektiva distansmöten.

”Tid och pengar är ju klassiska frågor för den högsta ledningen på ett företag. Hållbarhet är viktigt. Men när det kommer till ledarskap finns det också en tillitsfaktor som kommer med fysisk närvaro. Man gör helt enkelt hellre affärer genom att träffa någon ansikte mot ansikte än över Skype”, säger Muhammad Sikandar Lal Khan.

Skype är fortfarande den vanligaste tekniken för distansmöten. Men liksom konkurrenterna Facetime, Google Hang-outs, Oovoo och andra innebär den begränsningar. En person som ”är med på Skype” under ett möte men egentligen -vabbar ett sjukt barn kan varken ta in miljön, småprata med bordsgrannen, fokusera på whiteboarden i andra änden av rummet, ha ögonkontakt med de andra mötesdeltagarna eller turas om på ett naturligt sätt när ordet går runt.

Det finns helt enkelt ett slags inbyggd stelhet i distansmöten. Samtidigt kan man föreställa sig en motvilja hos många mot förmodat dyra VR-lösningar – vad kan de egentligen tillföra? Budskapet, det vi faktiskt säger, borde väl nå fram ändå?

Tyvärr är det inte alltid så, enligt Muhammad Sikandar Lal Khan.

”När vi talar är omkring 80–90 procent av kommunikationen ickeverbal. Ungefär 60 procent är kroppsspråk och 20 procent intonation och hummanden.”

Extra viktigt, och det Khan fokuserat på i sin nya tekniska lösning för videotelekonferenser, är huvudrörelser och ansiktsuttryck.

För huvudrörelser konstruerades en robot, Tebot (Telepresence mechatronic robot), byggd enligt samma principer som den mänskliga nacken, med tre olika rörelsemönster: Nickningar, huvudskakningar från sida till sida samt rullningar, alltså att lägga huvudet på sned. I den fysiska världen ser Tebot ut som ett litet bords-stativ på vilket man fäster en läsplatta eller en smartphone.

Hallå där, kanske uppmärksamma läsare utropar – har vi verkligen inte sett detta förut? Chef har mycket riktigt flera gånger skrivit om personer som distans-arbetar från annan ort men rullar omkring på arbetsplatsen i form av ett ansikte på en läsplatta monterad på ett stativ på hjul, ett slags Ipad-robot.

Det finns dock en viktig skillnad mot Khans lösning: Personen som styr den konstruktionen hemifrån gör det med händerna, via knappar på ett tangentbord. Khans Tebot styrs tack vare hans algoritm, som också presenteras i avhandlingen, med huvudrörelser, via en enkel webbkamera.

”Min poäng är att vi inte närvarar i världen så, vi går inte med hjälp av händerna, som personen som styr sin robot gör”, säger han.

Och det är här konceptet med närvaro genom handling kommer in i bilden – att vi existerar i världen inte bara genom våra sinnen och vad vi kan uppfatta med dem, utan även genom kroppen och dess handlingar. Khan jämför med hur en blind person använder den vita käppen som en förlängning av den egna kroppen, ett slags förkroppsligande genom föremål – vilket även sker med en lösning som Tebot.

Ansiktsroboten då? Jo, vanligtvis projiceras ansikten på distansdeltagare vid möten på en tvådimensionell skärm. Det ger dock en mindre autentisk upplevelse främst när det gäller ögonkontakt. Det finns 3D-masker på marknaden – kanske har du sett roboten Furhat, en sorts skyltdockehuvud med pälsmössa där ett ansikte projiceras – som eliminerar den svårigheten.

Men Khans experiment visar att 3D-ansiktsmasker gör att betraktaren har svårt att känna igen ansiktet som projiceras – ett inte så litet socialt problem. Hans så kallade ansiktsrobot – en konstruktion där ögon och mun har varsin egen skärm monterad framför den skärm som visar hela ansiktet – har dock visat goda resultat i både igenkänning och hur man uppfattar ögonrörelser.

”Den förstärker ansiktsuttrycken genom fokus på de delar av ansiktet som är extra viktiga.”

Tillsammans ger Tebot och ansiktsroboten både utökad spatial närvaro, som får personen som deltar från distans att känna sig mer närvarande, och utökad social närvaro, att deltagarna som fysiskt befinner sig på mötet upplever att personen på distans finns bland dem.

Ett ytterligare steg för att förstärka den spatiala närvaron är VR-teknik, som ju blivit mer och mer tillgänglig genom headset i kartong som man kan stoppa in sin mobiltelefon med rätt app påslagen i. Men att delta i ett möte med VR-headset innebär två särskilda utmaningar. För det första att med VR-teknik återskapa en verklig plats i realtid. För det andra handlar det om själva användandet av verktyget:

”Jag vill se ditt ansikte och du vill se mitt ansikte. Men ett headset täcker ju delar av ansiktet.”

I avhandlingen föreslår Khan två algoritmer för att lösa dessa problem, och påpekar att den tekniken inte måste stanna vid just video-telekonferenser.

”Det kan användas för vilken VR–applikation som helst; turism, dataspel, ut—bildning och så vidare.”

Experimenten som redovisas i avhandlingen talar sitt tydliga språk. Resultaten visar att en kombination av Tebot och ansiktsroboten kan vara ett framgångsrikt sätt att komma runt problem med att uppskatta blickriktning och ögonkontakt – de ökar helt enkelt känslan av närvaro mellan personer som befinner sig på långt avstånd från varandra. Fokus på huvudrörelser, snarare än en robot som kan fjärrstyras över större yta, förstärker social närvaro – men å andra sidan, menar Khan, är förkroppsligande nyckeln i den spatiala närvaron.

Än så länge existerar tekniken i limbo mellan laboratorium och produktion, och Muhammad Sikandar Lal Khan har inte bestämt sig för om den ska testas marknadsmässigt ännu. Men han tror absolut på robotar som kommande inslag i vardagen.

”Inom tio år tror jag att små robotar kommer att vara en naturlig del av våra liv, ungefär som våra smarta telefoner är i dag – inte minst för distanskommunikation.”