Hjälp – gör det enklare!

Vi får allt mindre gjort. Organisationer, chefer och medarbetare drunknar i informationsflödet, vi bygger in oss i allt mer komplexa system och arbetsprocesser och lägger ett oändligt antal timmar på att följa externa regelverk.

Så många som nio av tio chefer uppger att deras arbetsprocesser är komplexa. Det är i skenet av detta som allt fler talar om simplification.

Faktum är att mer än hälften av alla företag känt sig tvingade att införa någon form av åtgärd för att förenkla sitt arbete. Ett av tio företag har redan sina program på plats, medan fem av tio har påbörjat eller överväger att införa någon form av simplification. Det visar Chefs undersökning bland 1 883 chefer.

Läs också: ”Vi fick ökad tekniklust på köpet”

”Alla tycker att världen är mer komplex i dag än i går, för att inte tala om hur enkelt det var i förrgår”, säger Magnus Mähring, professor i business administration vid Handelshögskolan i Stockholm.

Han reagerar på undersökningens höga siffror.

”Det är förvånande att komplexiteten verkar öka så fort”, säger han om det faktum att över 80 procent av cheferna uppger att komplexiteten har ökat de senaste tre åren.

Den svenska utvecklingen går hand i hand med det som Deloitte University Press kom fram till i en liknande undersökning på global nivå 2015, där sju av tio organisationer såg ett stort behov av simplification och där 10 procent redan hade infört förenklande åtgärder.

Chefs undersökning visar att mer än hälften av företagen har byggt in sig i system och tekniska hjälpmedel som ökar, i stället för att minska, arbetsbelastningen.

”Det man inte tänker på när man tar fram olika sorters it-stöd är att ju mer ambitiös man är och ju mer man vill ’lösa’ med de nya verktygen, desto mer komplext blir det. Det är därför bra att utveckla nya it-stöd stegvis och till en början göra så enkla lösningar som möjligt. Ofta är det bättre att utveckla något som man kan införa och testa under en tid, för att sedan lägga till nya funktioner. Utveckling och lärande bör ske parallellt, så att man inte drar iväg och gör det mer avancerat och mer omfattande än man behöver”, säger Magnus Mähring.

Läs också: Tre enkla regler ökar effektiviteten

Men det som orsakar problemen anses också vara en del av lösningen. En tredjedel av cheferna i undersökningen prioriterar tekniklösningar i sin strävan efter att förenkla, medan två av tio vill dra ner på antalet improduktiva möten, implementera designtänk för användarvänlighet och processförenkling eller göra simplification till en egen affärs- och hr-prioritet.

Endast 7 procent av cheferna tror att det räcker med att få kontroll på e-posten.

Klicka på bilden för att se hela grafiken!

Magnus Mähring betonar att den ökande mängden regler och krav som införs med det goda syftet att skydda medarbetare, kunder och anställda är en stor bov i dramat.

”Dessa regler och krav kommer utifrån, är tvingande och behöver ofta verkställas fort, vilket leder till att man lägger till saker i stället för att hitta sätt att förenkla.”

Läs också: Hur stressad är du? Testa dig här

Två tredjedelar av cheferna i undersökningen uppger mycket riktigt att deras organisation tvingats till på tok för mycket uppföljning och kontroll och att väldigt mycket tid går åt till detta arbete.

Det skapar i sin tur frustration. Den ökade komplexiteten i omfattande regelverk och formaliserade rutiner – som kan upplevas både meningslösa och motsäga ens egna eller organisationens uttalade värderingar – kan bidra till bristande motivation.

Magnus Mähring menar att frustrerade medarbetare till och med kan börja sabotera verksamheten när skillnaden blir för stor mellan å ena sidan uttalade mål och värderingar och å andra sidan det som komplexa regelverk ”tvingar” en att göra i det vardagliga arbetet. Eftersom engagemang är ett av de viktigaste bidragen till ett ökat resultat bör man ha ett öga på detta, menar han.

Magnus Mähring har tillsammans med Pär Åhlström skrivit ett kapitel om lean it i boken The Routledge companion to lean management. Han bekräftar att simplification är en trend, och att lean är en av vägarna till en enklare arbetstillvaro.

Läs också: Sex sätt att jobba smartare

”Lean management fokuserar på att undvika ’waste’, optimera flöden – ofta genom att ta bort saker – och att man ska fokusera på att göra saker som tillför värde. Det bör, rätt tillämpat, också bidra till förenkling.”

Men det kostar pengar att vara smart.

”Organisationer jagar kostnader och prioriterar därför automatisering. Men då riskerar man att bygga bort det sunda förnuftet och behovet av individuella bedömningar – vilket i sin tur leder till förlorad kunskap och lägre kvalifikationskrav, det vill säga lägre lönekostnader. När man sedan lägger på rutiner ovanpå varandra för att lösa problem skapar man komplexitet.”

Magnus Mähring menar att här kan lean vara ett viktigt bidrag till enkelheten.

”Inom lean jobbar man för att människor inte ska sluta tänka när de kommer till jobbet. Tvärtom vill man att de aktivt och hela tiden tänker förbättring och förenkling, och att de jobbar på detta tillsammans med sina arbetskamrater.

Läs också: Förenklat arbetssätt sparar 1200 timmar