8 tips för att bli mer effektiv på jobbresan

Institutionen för freds- och konfliktforskning vid Uppsala universitet konstaterade att det fanns behov av att hitta nya metoder för sitt resande. 

Men hur skulle de göra?

Redan 2018 tog institutionen beslutet om att halvera sina klimatutsläpp. De var en av universitetets institutioner som flög mest. 

Hela sju av de tio myndigheter som står för de högsta koldoxidutsläppen genom långväga flygresor är universitet, där många forskare och lärare flyger till konferenser och möten.

”Vi ville i möjligaste mån gå över till tågresor. Det gör restiden betydligt längre åtminstone vid långresor. Men i stället för att se det som bortslösad tid insåg vi att vi kunde utnyttja tiden till att arbeta mer koncentrerat”, säger professor Isak Svensson vid Institutionen för freds- och konfliktforskning. 

Det är han, tillsammans med kollegorna Desiree Nilsson, lektor på institutionen, och Mimmi Söderberg Kovacs (i dag verksam på Folke Bernadotteakademin), som arbetat fram konceptet Brain Train och skrivit boken med samma namn som fördjupar sig i metoden. 

”I denna tid av distraktioner och ständiga avbrott har vi stort behov av att hitta bättre arbetsmiljöer för djuparbete. Den fokuserade uppmärksamheten är ju vår viktigaste resurs”, säger Isak Svensson.

Hans kollega Mimmi Söderberg Kovacs tillägger: 

”Samtidigt har många kolleger känt sig stressade av att delta i många möten där vi bara pratar om allt vi ska göra för att sedan gå hem och jobba klart i ensamhet utan att få styrkan av gruppen.”

”Vi ville vända på det för att få den energi som man får av att jobba ihop och samtidigt få det där lilla sociala trycket av att sitta tillsammans med varandra och jobba. Då kan man inte låta sig distraheras och börja kolla e-post.”

Brain Train utgår från idén att resan till och från en workshop, konferens eller ett möte inte behöver betraktas som separat från själva målet för resan eller från de pågående arbetsuppgifterna.

Djuparbete passar utmärkt för att få sammanhållen tid för att läsa, skriva, redigera texter, förbereda presentationer, göra analyser och dra upp strategier. 

Kollegerna på Institutionen för freds- och konfliktforskning menar dessutom att tåget är en särskilt bra miljö för denna sorts arbete:

”Det funkar varken att mejla eller att ha Zoom-möte på grund av dålig uppkoppling. Dessutom vet medarbetarna att man är på resa och låter bli att kontakta en, så det blir en speciell miljö”, säger Isak Svensson.

Men hur går det att djuparbeta tillsammans på tåget, där det också finns en massa andra människor?

”En vanlig session skulle kunna vara att vi träffas på T-centralen, tar en kaffe och går igenom schemat. Det har vi lagt ett par dagar i förväg, så att jag vet vad jag ska jobba med på vilka pass. Sedan kliver vi på tåget, sätter på oss hörlurar eller annan utstyrsel, stänger av och lägger undan mobilen, stänger ner e-postprogram, sociala medier och notifikationer. Och så kör vi vår första session som vi i förväg har bestämt hur lång den är”, berättar Isak Svensson.  

”Någon är tidshållare, och när de, säg, utsatta 45 minuterna är slut knackar hen på oss, vi stänger ner direkt och tar en social paus som även omfattar att vi går upp och rör på oss eller gör några yogainspirerade övningar”, fortsätter han.

I pauserna kan de utnyttja styrkan av att vara en grupp och passa på att få hjälp om de kört fast. Ibland öppnar sig lösningar bara genom att de ventilerar sin problematik högt, andra gånger kan gruppen komma med värdefulla inspel.

Mimmi Söderberg Kovacs intygar att det blir en stor skillnad i kvalitet och effektivitet:

”På två till fyra sådana pass gör man mer än vad man gör på en vanlig heldag i faktiskt producerat arbete”, säger hon. 

Har ni någon evidens på att det verkligen funkar?

”Nej, vi är ju fredsforskare så vi har inte bedrivit egen forskning om just detta. Här har vi i stället försökt dokumentera vår egen praktik. Men vi använder oss av tankar som andra forskare utvecklat kring just djuparbete och multitasking. För oss har det funkat och vi tror att det kan ha bäring på många andra också”, säger Isak Svensson.