arbetstidsforkortning1800x1013
Illustration: Linnea Blixt

Visst funkar sex timmars arbetsdag

Bättre balans mellan privat- och arbetsliv, ökad gemenskap på arbetsplatsen och ett större fokus på arbetsuppgifterna. Det blev resultatet av en svensk fallstudie i arbetstidsförkortning, unik i sitt slag.

Kortare arbetsdagar med bibehållen lön är en het potatis. Många har åsikter. Inte minst politiskt. Diskussionerna har gått höga allt sedan Alva Myrdal i början av 1970-talet la fram ett förslag från socialdemokratiska kvinnoförbundet om sex timmars arbetsdag.

En bit in på 2000-talet har några företag vågat testa. När Chef skrev om appföretaget Filimundus som 2015 införde sex timmars arbetsdag med bibehållen lön blev det snabbt en viral succé – och en världsnyhet. Medier från bland annat Grekland, Italien, USA, England, Australien och Polen uppmärksammade den ”svenska modellen” efter en artikel i Fast Company som gav sken av att alla i Sverige fått arbetstidsförkortning. Sedan dess har bland annat sökoptimeringsföretaget Brath och säljavdelningen på Qall Telecom sällat sig till dem som gjort verklighet av en attraktiv idé.

Men ingen i Sverige har tittat på det organisatoriskt ur ett vetenskapligt perspektiv.

Förrän nu.

”Working 9 to 5, eller? En fallstudie om implementering av arbetstidsförkortning ur ett organisatoriskt perspektiv” är förvisso en kandidatuppsats vid Institutionen för organisation och entreprenörskap på Linnéuniversitetet. På ett begränsat underlag, sex personer. Och det är viktigt att ha i åtanke.

Men Amanda Andersson och Maria Brengdahl Bengtsson har kommit fram till intressanta resultat som kan bana väg för hur man kan få mer effekt ur färre arbetade timmar.

Rekryteringsföretaget Telin i Kalmar, som uppsatsen bygger på, är mycket nöjda efter att ha jobbat 65 dagar mindre (520 timmar) under snart ett år, med samma resultat.

Den tidigare forskning som gjorts om arbetstidsförkortning har fokuserat på medarbetarnas hälsa och välmående. 2007 presenterade nu nedlagda Arbetslivsinstitutet en omfattande studie som visade att den upplevda hälsan förbättrades väsentligt för de som arbetade sextimmarsdag. De upplevde ett större väl­befinnande med mindre stress och trötthet.

Andersson och Brengdahl Bengtsson tar upp ytterligare två studier i sin uppsats där man sett en positiv effekt på de hälsofaktorer som undersökts. Samtliga studier är gjorda inom den offentliga sektorn.

Ur ett organisatoriskt perspektiv har det gjorts en enda studie hittills. I Japan 2012. Biträdande lektorn Fang-Tai Tseng, Institute of Business and Management vid National Chiao Tung University, har undersökt strategier för hur en organisation kan bibehålla sin produktivitet vid arbetstidsförkortning. Hon kom fram till att implementering av en strategi för att förbättra arbetsprocessen har ett positivt samband med förhöjd produktivitet, men säger också att hon inte tror att studiens resultat är giltiga utanför Japans gränser.

Maria Brengdahl Bengtsson menar att den japanska studien är den enda vettiga som gjorts utifrån organisation och arbetsprocesser. Studien har också kommit fram till att en organisation som vill förkorta arbetstiden med bibehållen lön måste vidta åtgärder för att uppnå samma grad av måluppfyllelse. Det går inte bara att skära ner arbetstiden.

Efter flera kvalitativa intervjuer med Telins vd Linda Petersson och hennes fem medarbetare har Maria Brengdahl Bengtsson och hennes kollega Amanda Andersson sett att det finns två förutsättningar– och tre arbetsprocesser som bör förändras – för att arbetstidsförkortning ska lyckas.

klocka-3

Läs också: Sex timmars arbetsdag får talanger att stanna

Det första är att organisationen har en stark företagskultur. Det andra att det finns en väl fungerande intern kommunikation.

”Företagskulturen är så tydlig på Telins. Som en av de intervjuade sa, ’vi är som ett familjeföretag fast ingen är släkt’”, berättar Maria Brengdahl Bengtsson.

Vd Linda Petersson bekräftar.

”Vi har gjort ett stort värderingsarbete och lever verkligen efter det. Vi pratar igenom svåra case och tar dem som rätte­snöre. Våra värdeord är engagemang, mod, glädje och respekt. Kulturen präglas av ett starkt förändringsledarskap, samtidigt som vi har respekt för att folk behöver tid för förändring.”

Den andra förutsättningen, en fungerande intern kommunikation, handlar om hur förändringen kommuniceras. Telins har varit noggranna med att prata igenom idén och möta de rädslor och den stress som i förstone uppstod när man upplevde att man skulle göra samma jobb på kortare tid. De gör också regelbundna avstämningar kring hur arbetstidsförkortningen fungerade för var och en. Men det handlar minst lika mycket om kommunikationens betydelse i det dagliga arbetet.

Surikat

Läs också: 5 saker ledare gör – som kväver innovation

De tre arbetsprocesserna som bör införas är att eliminera den tid som inte läggs på konkreta arbetsuppgifter, använda digitala kommunikationsverktyg och att förändra mötesstrukturen för att uppnå effektivare möten.

”I kartläggningen av tidsåtgång såg vi direkt att möten kunde hanteras annorlunda”, säger Linda Petersson.

Deras måndagsmöte hade flutit ut till två och en halv timme. Det flyttades från morgonen till att ligga i samband med lunchen och får numera ta högst en timme. Det som tidigare rapporterades på mötet i form av pågående jobb lämnas nu skriftligen på fredagen så att alla hinner läsa igenom och komma förberedda. Sedan får var och en av de sex medarbetarna tio minuter på sig för att ta upp sådant som främst är till nytta för hela gänget.

Varje möte har fått ett tema med en tydlig agenda och en förutbestämd tidsåtgång. Och är till och med integrerade med styrelsemötena.

Det sociala småpratet har fått stryka på foten och det är inte längre okej att störa kollegerna med frågor. Arbetsplatsen har blivit tystare och lugnare. Den mesta kommunikationen sker via det digitala chattforumet, Google Hangouts. Man avbryter inte kollegerna utan ger dem möjlighet att svara när de har tid. De kommunicerar i tre olika kanaler; en frånvarochatt där alla kan se vem som är sjuk eller på kundbesök, en att-läsa-chatt där intressant information och länkar läggs upp och en social chatt där frågor av typen ’vem hänger med och yogar?’ avhandlas.

”Visst fanns det en rädsla för att förlora den sociala tillvaron, men vi är extremt sociala, älskar dialog och kontakt. Att alla gick med på att dra ner lunchen till en halvtimme innebär att alla äter inne och då pratar vi inte jobb utan ventilerar det privata”, säger Linda Petersson.

Privata göromål görs inte heller längre på arbetstid eftersom man har tid för det på eftermiddagarna. Linda Petersson är noga med att medarbetarna ska använda de två lediga timmarna till sig själva och sin egen återhämtning och inte till hushållsarbete.

hipo2

Läs också: 4 tecken på att du är en HIPO: ”high potential employee”

Idén om arbetstidsförkortning var hennes och när studien gjordes hade medarbetarna på Telins gått hem klockan 15 om dagarna i fyra månader. Intervjuerna i uppsatsen vittnar om bättre balans mellan privat- och arbetsliv, bättre gemenskap på arbetsplatsen och ett större fokus på arbetsuppgifterna.

”Nu har vi kört med sex timmars arbetsdag i snart ett år och det fungerar faktiskt. Alla är piggare och mer skärpta när de jobbar. De är effektiva och håller fokus. Och eftersom vi respekterar varandras tid på ett nytt sätt känner sig folk mer tillfredsställda och lugna”, säger Linda Petersson och fortsätter:

”Det är en kontroversiell idé och det provocerar ganska rejält när en företagare gör det här. Men vi driver ett rekryteringsföretag som rekryterar chefer och specialister och alla pratar om obalansen mellan arbete och privatliv. Många tar upp psykisk ohälsa som ett resultat av att man inte får ihop det. Jag har grunnat mycket på hur vi jobbar, hur vi lever, om jag som arbetsgivare och ägare för ett bolag kan göra något för att skapa ett mer hållbart arbetsliv för oss. Jag sa: ’Låt oss testa. Vi kan alltid gå tillbaka till åtta timmars arbetsdag.’ Fast nu är det ingen som vill det längre.”

Arbetsprocesser du behöver förändra inför sex timmars arbetsdag

  1. Eliminera den tid som inte läggs på konkreta arbetsuppgifter. Exempelvis får småpratet stryka på foten.
  2. Använd digitala kommunikationsverktyg i stället för att störa varandra med frågor och idéer.
  3. Mötesstrukturer för effektivare möten. Byt till exempel långa morgonmöten mot ett kortare lunchmöte.
chef-prenumerera-1800-2
Prenumerera på Chef

Gott ledarskap gör skillnad i osäkra tider

Nu är det goda ledarskapet viktigare än någonsin. Med Chef får du expertråd, handledning och hjälp med tuffa chefsfrågor. Beställ 6 nummer för endast 399 kr (värde 960 kr) nu!

Relaterade artiklar

Tusenkronorsedel som klipps itu
Karriär

Börs-vd:arnas lön: 6,3 miljoner om året

Medianlönen för den totala ersättningen till en börs-vd var 6,3 miljoner kronor för helåret 2019, visar en ny rapport från Novare Pay Consulting.
al_ledarstil_stor
Annonssamarbete Chef + Atrium Ljungberg

Kontoret – en viktig nyckel i ditt ledarskap

Allt fler satsar på sitt kontor – trots digitalisering och ökat distansarbete. Anledningen? Nya möjligheter för kontoret som ledarskapsverktyg och må-bra-faktor.
Hand med skursvamp tvättar av LinkedIns logotyp
Karriär

9 tips för att fräscha upp din Linkedin-profil

Oavsett om coronakrisen fått dig att spana efter nytt jobb eller ej, kan det vara klokt att regelbundet uppdatera din profil på Linkedin.
Teckning av en fylld plånbok
Karriär

Lönen viktigare för kvinnor än för män

Vill du rekrytera kvinnor? Se då till att erbjuda ett större lönekuvert.
Person som ser glad ut efter att ha fått feedback digitalt
Karriär

Så ger du feedback – som boostar karriär och prestation

Feedback boostar karriär och prestation – både för den som ger och tar emot. Men vilken typ av feedback fungerar bäst? Hjärnforskaren Alva Appelgren har undersökt sambandet.
distansarbete
Arbetsmiljö

Distansarbetet har ökat – med 400 procent

Under coronakrisen har distansarbetet ökat med mer än 400 procent i yrkesgruppen som har förutsättningar att jobba hemifrån, visar en ny undersökning. 39 procent av de som jobbar hemma är mer nöjda med sin arbetssituation än tidigare – men en majoritet saknar fikastunderna.
Ibland är det systemen, inte ledarskapet, som orsakar frustration på jobbet.
Annonssamarbete Chef + Sopra Steria

IT-system dold orsak till ledarskapsproblem

Dålig effektivitet och irritation i ditt team beror inte alltid på brister i ledarskapet. Leta efter lösningar på rätt ställe. ”Det är alldeles för vanligt med IT-system som stoppar oss, snarare än stöttar”, säger Christer Söderholm på Sopra Steria.
Foto: Mikael Fritzon / TT
Karriär

Så påverkar corona vår syn på yrkens status

Kraftigt ökad synlighet i media, balkongapplåder och snabbspår som utbildar hundratals frivilliga. Men betyder det att yrken i coronakrisens frontlinje kommer att få höjd status på sikt?