»Varför lyfter de inte telefonluren?«

Varför är det så svårt att lyfta luren och ringa ett samtal? 
Telefonerna är ju mycket mindre i dag, och även teknikrädda personer som jag kan ringa, skicka sms, mejla eller med lätthet skicka bilder och filer över hela jordklotet via mobiltelefonen.

Trots alla dessa tekniska landvinningar har kvaliteten på kommunikationen inom näringslivet sjunkit de senaste åren på grund av att många människor undviker telefonsamtal och personliga möten. De mejlar hellre eftersom de tror att det är mer effektivt.

Nyligen hörde jag en hög chef försvara den här typen av beteende med repliken: »Jag förstår inte hur de kunde missuppfatta mitt budskap. Den senaste veckan har jag skickat minst ett dussin långa mejl där jag förklarar problemet.«


Ett samtal följt av ett tydligt mejl med en kort beskrivning av de kommande stegen i processen hade räckt och bara tagit chefen några minuter. Det hade också besparat honom besväret att skriva de långa mejlen och han hade sluppit problemen som sedan följde. 

En annan chef beklagade sig för mig och sa: »Jag har skickat hur många sms som helst till en av mina medarbetare. Jag vet att han är här, varför svarar han inte?«


Det hade uppenbarligen varit lättare att lyfta telefonen och gå bort till personens skrivbord och diskutera frågan ansikte mot ansikte. 
Det hade varit en enkel lösning på problemet och hade minskat den växande irritation som chefen kände.

Sammanfattningsvis kan man säga att om fler chefer hade gått runt och pratat med sina medarbetare i stället för att sitta vid tangentbordet och beklaga sig hade de löst många problem mycket lättare och snabbare, och sparat en hel del tid och ansträngning.

Varför lyfter man inte luren? 
I takt med att teknologin har utvecklats, har det också vuxit fram en ny form av vett och etikett i arbetslivet.
Många använder sig av mejl och sms eftersom det inte är lika påträngande, mottagaren kan själv välja när han vill svara. Ett telefonsamtal signalerar att frågan är så allvarlig att den inte kan lösas på något annat sätt. Men mejl och sms är inte effektiva kommunikationsmedel om de leder till att ett litet problem förstoras upp.

Om du vill bryta ner »mejlbarriären«, se till att du dagligen har personliga möten med dina medarbetare och går runt på kontoret. I Australien kallar man det för »walkabout« och många amerikanska ledarskapskonsulter använder begreppet »management by walking around«, alltså att leda genom att gå runt på kontoret nästan varje dag.

Oavsett vad du kallar det, går du och dina chefskolleger miste om ett billigt och effektivt ledarskapsverktyg om ni inte använder er av den här metoden.
Jag har alltid trivts med att bekanta mig med dem som jobbar på de olika Virginföretagen. Jag har upptäckt att det är mycket lättare för mig att få en känsla för vad som händer på företaget på det sättet än om jag sitter på mitt kontor och läser rapporter. Alla är inte lika utåtriktade som jag.

Därför har jag några tips:
Strunta i hierarkin. Träffa inte bara personer som arbetar på samma nivå som du eller inom samma område. Gå runt på kontoret på olika tider, så att inte dina medarbetare tänker »snart är klockan tre, om några minuter kommer chefen förbi«.
Om dina underställda chefer frågar om de kan få följa med, säg att det är lättare för dig att bekanta dig med medarbetarna om du går själv.

Om du träffar några medarbetare som du inte har stött på förut, skaka hand och presentera dig själv med namn, oavsett vilken position du har på företaget. 

(Om du upplever att de här oplanerade mötena känns lite besvärande och pinsamma, sätt dig i medarbetarens sits och fundera över hur du skulle reagera om du träffade en hög chef som du förväntades känna igen.)

Ha en informell ton. »Hej, det är jag som är John Brown« upplevs inte lika hotfullt som »God eftermiddag, jag är företagets finanschef, John Brown«.
Prata inte bara om jobbet. Om du ser ett foto på barn eller familj, kan du gärna fråga om dem för att bryta isen.

Slappna av och ha kul, ställ frågor och lyssna. Fråga dina kolleger eller medarbetare vilka brister och styrkor det finns inom den avdelning de arbetar på och be dem om deras åsikter kring vilka utmaningar företaget har i dag. Skriv ner allt som du tycker behöver följas upp.

(Jag är ökänd för att jag brukar skriva ner anteckningar på händerna och armarna när jag inte har min anteckningsbok med mig.)

Om du som mellanchef eller medarbetare har kritik du vill föra fram, försök att göra det på ett balanserat sätt och dela med dig av både positiva och negativa synpunkter. Det kan vara svårt för medarbetarna längst ut på linjen att ha ett helhetsperspektiv på företaget, därför måste du som högre chef hjälpa dem att sätta saker i ett sammanhang.

Försök framför allt att hitta de saker som dina underställda chefer och medarbetare gör bra – bekräfta och fira framgångar och lyft fram de anställdas styrkor och förtjänster direkt när du träffar dem. Om du skulle stöta på ett problem är det mycket bättre att du talar om det för avdelningschefen vid ett senare tillfälle än att du framför det där och då till den berörda medarbetaren.

På Virgin har vi upptäckt att när de högre cheferna anstränger sig för att bygga relationer med sina medarbetare och kolleger uppstår en familjär stämning på företaget. Om du verkligen måste röra om i grytan på företaget, anordna en personalfest! Det ger dig en ursäkt att ha lite kul på arbetstid, samtidigt som du får chans att umgås lite med dina kolleger.

Så hoppa upp ur den där ergonomiska kontorsstolen med detsamma – ju förr du börjar gå runt på kontoret desto bättre. Det kommer att kännas lättare för varje gång du prövar. Om du känner att du måste förklara varför du plötsligt är ute på okänt territorium och promenerar kan du säga att »Richard sa att jag skulle göra det!« 

Eller, det kanske inte är en så bra idé …

Fotnot: © 2010 Richard Branson (Distributed by The New York Times Syndicate).