Så får du den bästa nystarten 2021
Många av oss är slitna efter den höga nivå av alerthet som pandemin har tvingat oss till under lång tid. Så här gör du för att få nystarten du längtar efter.
Vad sägs om städa, rensa och sortera inför 2021? För att släppa in ny kraft och energi krävs nya verktyg och rutiner. Effektivitetskonsulten Petra Brask tipsar om mejltricks, nya appar och en helt ny mötesplattform som kan göra arbetslivet 2021 lite mer effektiv och stimulerande.
”Det är lätt att köra fast i gamla vanor. En bra omstart inför nyåret handlar om att se över vad som funkat fram tills nu, vad du vill göra mer av och hur du kan addera nytt. Och när det kommer till våra tekniska hjälpmedel kan det vara hög tid att byta slinga, använda andra verktyg, välja något som saftar till i hjärnan och gör det roligare att jobba igen”, säger Petra Brask.
5 mejltips
Ditt kanske viktigaste arbetsredskap, din mejl, brukar vara en stor källa till stress och dåligt samvete. En dålig kombination. Ge dig ett par timmar för att upptäcka några av de oupptäckta funktionerna. Och du kan starta året på en helt ny fot!
- Visste du till exempel att du kan färgkoda dina inkommande mejl efter avsändarens prioritet eller var ditt namn kommer i mejlet. Du kan göra dina chefer och eller mejl från styrelsen röda, medan kunderna är gröna och alla mejl där du bara är cc:ad gråa.
- Du kan också ge ditt högst prioriterade projekt en egen färg så att du direkt ser när det hänt något nytt i din inbox kring detta och kan besvara dessa mejl först. På samma sätt kan du även färgkoda din kalender för att få bättre överblick över dina prioriteringar. Det kallas för auto-formateringar och i många program krävs det inte mer än ett högerklick.
- Du kan också förskriva mejlsvar på saker som är regelbundet återkommande. Det kan vara ett svar på frågor från kunder om service eller leverans men också en agenda till en viss sorts möten. Gör sedan en förinställning så att du med ett knapptryck kommer åt rätt förskrivet mejl.
- Det finns även en automatisk sorteringsfunktion som till exempel kan styra undan mindre viktiga mejl och en rensningsfunktion som sorterar ut till exempel dubbla mejl.
- Vill du bli påmind om en förfrågan som du har skickat iväg och väntar respons på? Automatisera det genom att skapa en ”väntar på”-regel. Använder du Gmail kan du testa Boomerang. Den schemalägger meddelanden att automatiskt lägga sig överst i din inbox vid en given tidpunkt vilket påminner dig om att höra av dig till de människor som inte svarat på ditt mejl.
”Det finns så mycket mer teknik att ta hjälp av. Om du inte själv vill läsa på lite extra, be ett teknikfreak i din omgivning hjälpa dig, eller sitt ner i en grupp och dela verktyg och funktioner med varandra. Du kan så klart också ta in en utbildning till hela företaget. Folk blir så glada av att få lära sig sånt här,” säger Petra Brask.
Töm inboxen
Ett radikalt grepp som hon ofta tipsar om är att flytta samtliga mejl i inboxen till en mapp kallad Arkiv. Gå sedan igenom de senaste två veckornas mejl och flagga de som behöver åtgärdas. Flaggade mejl syns sedan på din att göra-lista. Och voila, du har fått en helt ny fräsch start 2021!
Tänk hur axlarna kan sjunka på den chef som tidigare trott det var stört omöjligt att komma ikapp sin mejlkorrespondens. Och du behöver inte vara orolig, om det ligger kvar något viktigt i Arkivboxen längre bort än två veckor kommer avsändaren att göra sig påmind genom att skicka ett nytt mejl.
Appar för struktur
Andra värdefulla verktyg kan vara till exempel appar som hjälper dig att mäta tid. Petra Brask rekommenderar Time Tracker eller Smarter Time. Tennisproffset Serena Williams gick precis ut med att hon älskar Toggl för att den hjälper henne att hålla kolla på hur hon fördelar sin tid över dagen fördelat på familj, affärer eller tennis. Vem minns inte Hans Vestberg, numera vd på Verizon, som redan på Chefdagen 2012 sa: ”Jag lägger tid på sådant som förändrar framtiden”. I ett excel-dokument kontrollerade han i hur han fördelade sin tid mellan externa kontakter, interna medarbetarrelationer och strategiarbete varje dag. Idag är det ännu enklare att göra med en app.
De livsnödvändiga att göra-listorna finns också i appform. Bäst enligt Petra Brask är Nine, Google Task eller Task Task.
Nya digitala verktyg
Och känner du Zoom-fatigue, testa Wonder. En helt ny digital plattform.
”Det kommer garanterat att liva upp nästa möte som helt plötsligt blir ett mingelparty. Bland annat har Almedalsveckan anslutit sig till Wonder Event,” berättar Petra Brask.
I Wonder rör du dig i olika rum med en avatar som du skapat av dig själv. Genom att lägga upp bilder på kontor, kök, konferensrum och så vidare kan man mingla runt i utrymmena. Du kan umgås i grupper eller pratar enskilt med någon vid kaffemaskinen genom att dra din avatar dit någon du vill träffa redan står. I lite större mingelsammanhang finns det till och med icebreaker-frågor att tillgå. Vill du göra egna och lägga in går det också bra. Det finns möjligheter att spela musik, ha frågesport med Mentimeter och dela din skärm.
”Du kan chatta med flera eller välja att gå upp i en talarstol och leka gud, då sänds din röst ut till alla”, säger Petra Brask som är helt begeistrad över den nya plattformen.
”Underskatta inte värdet i att plocka in nya verktyg. Vi behöver förändringar och nya utmaningar. Det är så lätt att bli uttråkad, speciellt om man tvingats jobba hemifrån under lång tid.”
Logga in för att fortsätta läsa!
Skapa ett gratiskonto, prova Chef digitalt för
0:-
- Tillgång till våra låsta artiklar gratis!
KOMMENTERA ARTIKELN
Vad tycker du? Kommentera artikeln här nedan. Det gör du via tjänsten Ifrågasätt som också är ansvarig för kommentarsfunktionen. Kommentarerna visas på chef.se i anslutning till texten. För att kommentera behöver du först skapa ett konto och logga in. Håll god ton och håll dig till ämnet. Visa respekt för andra skribenter och berörda personer i artikeln. Ifrågasätt förbehåller sig rätten att radera kommentarer i efterhand. Även Chef kan ta bort kommentarer. Chef förbehåller sig även rätten att använda kommentarer i redaktionellt innehåll.