moten-6

Därför blir det fler och fler möten på jobbet

Möten, möten, möten – när ska du egentligen hinna jobba? Nej, det är inte bara din känsla. Mötena på jobbet blir faktiskt allt fler, enligt en ny bok ”Liksom inuiter har många ord för snö finns det nu väldigt många ord för möten,” säger Malin Åkerström, professor i sociologi vid Lunds universitet och en av författarna.

Vi har alla levt dem eller hört dem, skräckhistorierna om mötena som aldrig tar slut. Ledningsgruppsmötet som tog fem timmar för att klara av första punkten på dagordningen. Höggravida chefen som hade back-to-backmöten en hel arbetsdag i sträck och fick schemalägga pauser för toalettbesök. Deltagaren som tar upp häften av all mötestid. Och så vidare.

Och jo, det är faktiskt så att mötena blir fler. I Mötesboken – Tolkningar av arbetslivets sammanträden och rosévinsmingel, skriven av tre forskare vid Lunds och Malmö universitet, förklaras ökningen av antalet möten med den ökade komplexiteten i samhället och arbetslivet – men också en högre grad av demokratisering.

Komplexiteten yttrar sig till exempel genom att fler organisationer ska samverka. Inom sjukvården kan det betyda att en ökad specialisering ger upphov till underorganisationer i teamform för att undvika stuprörseffekter.

Malin Åkerström, som tillsammans med Vesa Läppenen och Patrik Hall skrivit boken, berättar om hur forskarna bakom boken följt olika samverkansprojekt, där ett rörde gränspolisen i Baltikum och samarbeten mellan olika länders myndigheter för att stoppa smuggling.

bramoten

Läs också: 5 gyllene trix för effektivare möten

”Där kan man säga att cheferna tidigare var chef över ganska stabila organisationer, men nu gällde det plötsligt att flänga runt mellan olika länder och ägna sig åt viss diplomati när det gällde vem som skulle organisera möten och konferenser, så att det blev jämlikt.”

Möten som en slags handelsvara nästan?

”Ja, så kan man nog se det. Man skulle visa i ett EU-projekt vad man gör till exempel, då ska man ju visa att man haft möten som ska fyllas i under ‘activities’.”

Den ökade förekomsten av möten kunde även krocka med projektdeltagarnas självbild i deras mer handfasta yrkesroller som till exempel spanare. Därför, berättar Malin Åkerström, döpte man i projektet vissa sammankomster till saker som ”power action week.”

”Som man brukar säga att inuiter och samer har många olika ord för snö finns det i arbetslivet också väldigt många ord för möten,” konstaterar hon.

Mer generellt kan man säga att fler uppkomna situationer i en mer komplex verklighet behöver lösas genom möten. Koordinationsproblem? Möte. Vem bestämmer i lösare samverkansformer? Oklart. Bäst att ta ett möte. Och så vidare.

En annan förklaring till att mötena ökat är att det har blivit fler chefer i offentlig förvaltning. Men även fler personer på bärande roller som administratör, ekonom, personaltjänsteman, kommunikatör och marknadsförare – och det gäller även det privata näringslivet. Alla har de tjänster där en stor del av arbetet utförs genom möten.

Demokratiseringen då? Jo, tidigare var arbetslivet mer hierarkiskt ordnat, med, som nämndes i föregående stycke, färre chefer. Chefens roll har också förändrats – det anses till exempel numera viktigare att förankra beslut hos medarbetare. Genom – möten.

ciasa

Läs också: Cissi Elwin: Därför älskar jag möten

”Ett annat fenomen vi stött på är att när vi intervjuar chefer om möten kan de bli lite osäkra på vad som egentligen är ett möte. Är ett 5 minuter långt samtal vid kaffeautomaten ett möte? En del blev nästan lite irriterade på oss som forskare, vi som forskade på detta borde ju veta vad ett möte var åtminstone!” säger Malin Åkerström.

Liksom tidigare anses möten även vara en maktarena. Att bli kallad på möte är en signal om status, att vara en efterfrågad och viktig person. Det är här man kan demonstrera sin kompetens – inför de andra mötesdeltagarna.

En annan slutsats i boken är att det finns en dominoeffekt: Många möten leder till ännu fler möten – så kallade möteskedjor. Morgonmöten, planeringsmöten, promenadmöten, för- och eftermöten är bara några exempel.

”Det finns ju både etablerade möteskedjor till exempel inom vården, men också kedjor som inte är bestämda på förhand – det kan handla om ett förmöte inför ett projektmöte,” säger Malin Åkerström.

Hur påverkas effektiviteten av fler möten?

”Det beror på. Vissa arbetsplatser träffas knappt annat än genom möten – då är det nog där saker blir gjorda och beslut fattas. Men jag har stött på en ledningsgrupp som gick från att mötas en gång i veckan till en gång i månade – det var ingen som tyckte att det blev sämre ledning för det,” säger Malin Åkerström.

”Det kan ju också vara väldigt dyrt med möten, räknat i arbetstid.”

seminarium-personlig-effektivitet-petra-brask
27 maj

Få mer gjort – utan att jobba mer

Effektivitetsexperten Petra Brask hjälper dig att ta makten över din tid och ger dig verktygen för en mer strukturerad och energifylld vardag.

Relaterade artiklar

sjalvledarskap-2
Personlig effektivitet

Självledarskap – frihet som kräver tydlighet från chefen

För att självledarskap – en nödvändig ingrediens i distansarbetet – ska fungera krävs mer än ”bara” motivation. Tydlighet kring mål och förväntningar är av yttersta vikt, visar en färsk doktorsavhandling.
Cheferna Sebastian Persson och Carina Kjellberg har tagit en Executive MBA på Stockholms universitet.
03:10
Annonssamarbete Chef + SBS Executive MBA

Studier och chefsjobb samtidigt – då lyfter ledarskapet

Video: Cheferna Sebastian Persson och Carina Kjellberg har nyss tagit en Executive MBA. Den tvååriga deltidsutbildningen har gjort stor skillnad tycker de: ”Är man nyfiken, då får man extremt mycket tillbaka.” ”Ta chansen!”
jobbahemmamedbarn
Personlig effektivitet

Distansjobba när barnen är hemma – så lyckas du

Stökigt att jobba på distans när barnen inte kan vara i skolan? Psykologen Anna Bennich ger sina bästa tips för att vårda och hålla igång jobbet – och relationerna.

4 vanor som hjälper dig att sluta jobba på fritiden
Hälsa

Sluta jobba på fritiden – med dessa 4 vanor

Som chef är det särskilt svårt att dra gränsen mellan arbete och fritid. Den som alltid är i tjänst riskerar att försumma familjen och gå miste om nödvändig återhämtning. Följ dessa steg för en sundare balans.
Två personer som koncentrerat djupjobbar
Personlig effektivitet

Deep work: 5 regler – för att få din hjärna att prestera på max

Deep work handlar om att med total fokus och koncentration skapa förutsättningar för att låta din hjärna operera på topp. Här är fem regler för att nå dit.
Kvinna som förbereder sig för comebacken på jobbet vid dator
Personlig effektivitet

5 tips: Så bäddar du för comebacken på jobbet

2020 är här och ett nytt jobbår. Med några enkla knep kan du hjälpa dig själv under omstarten efter ledigheten – och se till att du inte inleder året i en uppförsbacke.
al_ledarstil_stor
Annonssamarbete Chef + Atrium Ljungberg

Kontoret – en viktig nyckel i ditt ledarskap

Allt fler satsar på sitt kontor – trots digitalisering och ökat distansarbete. Anledningen? Nya möjligheter för kontoret som ledarskapsverktyg och må-bra-faktor.
Jobba hemma i jul? Det finns både fördelar och fällor att gå i.
Personlig effektivitet

7 saker att tänka på när du jobbar hemma i jul

En timme framför datorn här och där med en liten glöggfika nära till hands? Tänk så mysigt och praktiskt att jobba hemma i jul! Men det finns fallgropar – och fördelar. Chef reder ut dem.