moten-6

Därför blir det fler och fler möten på jobbet

Möten, möten, möten – när ska du egentligen hinna jobba? Nej, det är inte bara din känsla. Mötena på jobbet blir faktiskt allt fler, enligt en ny bok ”Liksom inuiter har många ord för snö finns det nu väldigt många ord för möten,” säger Malin Åkerström, professor i sociologi vid Lunds universitet och en av författarna.

Vi har alla levt dem eller hört dem, skräckhistorierna om mötena som aldrig tar slut. Ledningsgruppsmötet som tog fem timmar för att klara av första punkten på dagordningen. Höggravida chefen som hade back-to-backmöten en hel arbetsdag i sträck och fick schemalägga pauser för toalettbesök. Deltagaren som tar upp häften av all mötestid. Och så vidare.

Och jo, det är faktiskt så att mötena blir fler. I Mötesboken – Tolkningar av arbetslivets sammanträden och rosévinsmingel, skriven av tre forskare vid Lunds och Malmö universitet, förklaras ökningen av antalet möten med den ökade komplexiteten i samhället och arbetslivet – men också en högre grad av demokratisering.

Komplexiteten yttrar sig till exempel genom att fler organisationer ska samverka. Inom sjukvården kan det betyda att en ökad specialisering ger upphov till underorganisationer i teamform för att undvika stuprörseffekter.

Malin Åkerström, som tillsammans med Vesa Läppenen och Patrik Hall skrivit boken, berättar om hur forskarna bakom boken följt olika samverkansprojekt, där ett rörde gränspolisen i Baltikum och samarbeten mellan olika länders myndigheter för att stoppa smuggling.

bramoten

Läs också: 5 gyllene trix för effektivare möten

”Där kan man säga att cheferna tidigare var chef över ganska stabila organisationer, men nu gällde det plötsligt att flänga runt mellan olika länder och ägna sig åt viss diplomati när det gällde vem som skulle organisera möten och konferenser, så att det blev jämlikt.”

Möten som en slags handelsvara nästan?

”Ja, så kan man nog se det. Man skulle visa i ett EU-projekt vad man gör till exempel, då ska man ju visa att man haft möten som ska fyllas i under ‘activities’.”

Den ökade förekomsten av möten kunde även krocka med projektdeltagarnas självbild i deras mer handfasta yrkesroller som till exempel spanare. Därför, berättar Malin Åkerström, döpte man i projektet vissa sammankomster till saker som ”power action week.”

”Som man brukar säga att inuiter och samer har många olika ord för snö finns det i arbetslivet också väldigt många ord för möten,” konstaterar hon.

Mer generellt kan man säga att fler uppkomna situationer i en mer komplex verklighet behöver lösas genom möten. Koordinationsproblem? Möte. Vem bestämmer i lösare samverkansformer? Oklart. Bäst att ta ett möte. Och så vidare.

En annan förklaring till att mötena ökat är att det har blivit fler chefer i offentlig förvaltning. Men även fler personer på bärande roller som administratör, ekonom, personaltjänsteman, kommunikatör och marknadsförare – och det gäller även det privata näringslivet. Alla har de tjänster där en stor del av arbetet utförs genom möten.

Demokratiseringen då? Jo, tidigare var arbetslivet mer hierarkiskt ordnat, med, som nämndes i föregående stycke, färre chefer. Chefens roll har också förändrats – det anses till exempel numera viktigare att förankra beslut hos medarbetare. Genom – möten.

ciasa

Läs också: Cissi Elwin: Därför älskar jag möten

”Ett annat fenomen vi stött på är att när vi intervjuar chefer om möten kan de bli lite osäkra på vad som egentligen är ett möte. Är ett 5 minuter långt samtal vid kaffeautomaten ett möte? En del blev nästan lite irriterade på oss som forskare, vi som forskade på detta borde ju veta vad ett möte var åtminstone!” säger Malin Åkerström.

Liksom tidigare anses möten även vara en maktarena. Att bli kallad på möte är en signal om status, att vara en efterfrågad och viktig person. Det är här man kan demonstrera sin kompetens – inför de andra mötesdeltagarna.

En annan slutsats i boken är att det finns en dominoeffekt: Många möten leder till ännu fler möten – så kallade möteskedjor. Morgonmöten, planeringsmöten, promenadmöten, för- och eftermöten är bara några exempel.

”Det finns ju både etablerade möteskedjor till exempel inom vården, men också kedjor som inte är bestämda på förhand – det kan handla om ett förmöte inför ett projektmöte,” säger Malin Åkerström.

Hur påverkas effektiviteten av fler möten?

”Det beror på. Vissa arbetsplatser träffas knappt annat än genom möten – då är det nog där saker blir gjorda och beslut fattas. Men jag har stött på en ledningsgrupp som gick från att mötas en gång i veckan till en gång i månade – det var ingen som tyckte att det blev sämre ledning för det,” säger Malin Åkerström.

”Det kan ju också vara väldigt dyrt med möten, räknat i arbetstid.”

seminarium-personlig-effektivitet-petra-brask
Seminarium 22 nov & 4 dec

Få mer gjort – utan att jobba mer

Succéseminariet Personlig effektivitet är tillbaka! Den omåttligt populära effektivitetsexperten Petra Brask hjälper dig att ta makten över din tid och ger dig verktygen för en mer strukturerad och energifylld vardag. Nu även i Göteborg!

Relaterade artiklar

mobilnotiser2
Arbetsmiljö

Forskning: Så kan pushnotiser ändra ditt minne

Stressad av mobilens ständiga notiser? Nu finns ännu en anledning att stänga av dem. De kan nämligen ändra sättet du minns saker på och påverka hur du uppfattar information – även om du ignorerar dem. Det visar ny forskning från Ohio University.

En enkel operation gör skillnad i barns liv – och ny stolthet på jobbet, menar Martin Forsling, vd på Bontouch. Foto: Operation Smile, Martina Huber
Annonssamarbete Chef + Operation Smile

Nya leenden ger stolthet på jobbet

Martin Forslings dotter föddes med läpp-, käk-, gomspalt.
Det blev starten på ett samarbete med hjälporganisationen Operation Smile.
I dag har hans företag Bontouch hjälpt 500 barn.

deadline
Personlig effektivitet

5 tips: Få dina deadlines att jobba för dig

Att vi blir stressade av deadlines beror på flera olika faktorer. De kan vara utom vår egen kontroll, vi kanske är dåliga på att uppskatta hur mycket tid ett projekt ska ta – eller så sätter vi för få, men alltför slutgiltiga deadlines.
hatthyllor
Personlig effektivitet

Rensa hatthyllan – rutiner på jobbet utan funktion

Hatthyllan — en genialisk lösning på ett problem som slutat existera.

petra-4
Personlig effektivitet

Experten: Så klarar du av kortveckorna

Perioden mellan Valborg och midsommar utgör ett alldeles eget stressmoment. Chefs effektivitetsexpert Petra Brask ger sina bästa tips för hur du klarar helgdagsinfernot.

lifehacks
Beslutsfattande

Psykologiska life-hacks som chefer kan dra nytta av

Psykologen och Chefboken-redaktören Björn Hedensjö har skrivit en bok om det han själv hade velat veta som chef. I Helikopterfaktorn beskriver han 76 verktyg från psykologin.
Lena Ahlin lyfter fram respekt och ärlighet som viktigt för lyckade rekryteringar. Foto: Pavel Koubek
Annonssamarbete Chef + Consensus

Landa nya stjärnor med respektfull rekrytering

97 procent av de som rekryteras jobbar kvar efter tre år.   En viktig förklaring till den succén stavas respekt, menar rekryteringsföretaget Consensus. ”Ytterst handlar det om människor och deras framtid. Då är det väldigt viktigt att vara noggrann”, säger Lena Ahlin.
ai
Personlig effektivitet

Studie: AI frigör tid för chefer – kommer skapa bättre ledare

Är du rädd för att AI ska göra dig överflödig i framtiden? Enligt en ny studie behöver du inte oroa dig som chef. Faktum är att AI kan ge dig mer tid att utveckla dina ledaregenskaper.