cissikro%cc%88nne

Cissi Elwin: Så hanterade vi vår tuffa höst

Ingen energi på kontoret och medarbetare som började krokna under arbetsbördan. Det har varit en jobbig höst på Chef. Cissi Elwin skriver om krishanteringen i sin krönika och ger sju tips för att komma tillrätta med en ohållbar situation.

Det var en så tung stämning på vår senaste Chefsgrupp. Vi skulle egentligen ha pratat om hur vi skulle skapa en ny kundklubb. Men alla satt som vissna blommor och slokade. Det fanns ingen energi alls i rummet.

Det har varit en jobbig höst på Chef. Vi har bytt datasystem för att kunna hantera våra kunder (er) snabbare och mer skräddarsytt. Och trots att alla sagt till oss att det är bland det jobbigaste och mest omfattande man kan göra, kände vi att vi helt enkelt var tvungna att hitta en modernare och flexiblare lösning än den vi suttit fast i under så många år.

Vi tryckte på knappen i augusti och var inställda på ett par veckors stök. Men nu var det oktober och undantagstillståndet bara fortsatte, vecka ut och vecka in. Visst gick det framåt. Men andra saker vi skulle göra blev lidande och vår proffsiga och ambitiösa marknadsavdelning blev alltmer frustrerad. Vi är en liten arbetsplats, 28 stycken, och är noga med att ha en rimlig arbetsbelastning och roligt på jobbet. Men nu blev det alltmer slutet och snäsigt. Man skippade träningen och satt med macka vid datorn till lunch.

Jag som själv har varit utbränd kände mig maktlös av att se hur medarbetare slets ner av att saker som borde fungera automatiskt, krävde timmar av handpåläggning. Och det fanns ingen att delegera till. Konsulterna jobbade dygnet runt och även de började krokna. 

När man pratar om agila arbetssätt och ständig utveckling som det nya normala tänker man inte alltid på att det i så fall måste finnas lite slack på linan för att man ska ha den kraft, energi och kreativitet som behövs för att komma på nya idéer och orka genomföra dem. När allt skiter sig gäller det att stanna upp och hämta hem.

Vi satt tysta en stund på Chefsgruppen. Och så konstaterade vi att vi kommit till en punkt där vi måste göra en plan för hur man klarar sig i kaos över tid. Våra problem håller på att lösa sig, steg för steg, men det kommer att ta fram till årsskiftet innan allt är på banan.

Så hur ska vi överleva till dess, var frågan. För nu var problemen för stora för att kunna hanteras av bara en avdelning. Nu behövde vi involvera hela företaget i lösningarna.

jennytopp

Läs också: Spotifychefens livskris – mitt under drömkarriären

Vi började med att spy ur oss. Vad är det för tankar som mal i våra huvuden? Obekväma känslor av otillräcklighet och skuld, både på jobbet och hemma, fick ta plats. Rädslan för att inte klara målen, att budgeten skulle spricka, att själv inte duga …

Sedan började vi rensa. Vad var fakta, vad var fantasier? Vem skulle ta ansvar för vad? Måste alla vara lika involverade? Vilka skulle krishantera och vilka skulle ägna sig åt den dagliga verksamheten i stället? Och så gjorde vi en gemensam plan. Alla på Chef måste informeras ordentligt om läget.

Vår vice vd Calle och vår marknadschef Sandra bjöd in alla på Chef till ett hackathon och hälften av alla medarbetare satt en kväll och betade av kundärenden som måste lösas manuellt. Det bjöds på godis och pizza och blev alltmer fnittrigt ju längre kvällen led.

Men alla som var där fick både en massa jobb gjort och en insikt i vilka komplexa ärenden marknadsavdelningen hanterar. Det skapades en vi-känsla den kvällen. Och den har spridit sig.

Det är fortsatt mycket att hantera. Men luften har blivit lite lättare att andas. Det skrattas igen. Och i morgon ska vi äta tårta, för då har vi uppnått vårt första delmål.

Cissis 7 tips för krishantering

Här är vad man kan lära sig av vår jobbiga höst:

1 Låt inte ett undantagstillstånd pågå för länge.

2 Prata öppet och dela det som skaver. Våga ventilera även det som skrämmer.

3 Tydliggör ansvar och processer kring det enskilda fallet. Inse att alla måste bidra till lösningarna.

Gör en plan tillsammans, inte bara med den berörda avdelningen.

5 Sätt delmål och identifiera mätpunkter.

6 Var extra noga med mat och träning och sätt stopp för övertid.

7 Fira varje litet uppnått delmål.

hallatal

Läs också: Experten: 10 tips för att göra succé som talare

nyhetsbrev_1800
chef

Missa inget!

Chefs populära nyhetsbrev Ditt ledarskap, Din karriär och Din söndag samlar varje vecka det bästa från Chef.se.
  • Konkreta råd i ditt chefskap
  • Användbara metoder och verktyg
  • Relevanta erbjudanden

Relaterade artiklar

jobbintervju
Beslutsfattande

Forskning: Därför säger bra chefer upp sig från jobbet

Krånglig administration och opeppade medarbetare – det kan vara två skäl att säga upp sig som chef, visar forskning från Lunds Universitet. 
Gabriella Huss på K2 Search har fem råd till chefer som kört fast i karriären. Foto: Martina Huber
Annonssamarbete Chef + Ledarna

Ta dig förbi hindren i din chefskarriär

Den klassiska karriärtrappan är raserad. En ny typ av chefskarriär tar form – med ökad risk att uppleva att man har kört fast. ”Viktigast för att ta sig vidare då är självkännedom”, säger chefsrekryteringsexperten Gabriella Huss.
spakad
Arbetsrätt

Handelsforskare: Större risk att dagens VD:ar får sparken

En VD sitter kortare tid på sin post idag än på 70-talet. Men vad beror det egentligen på? Chef har pratat med forskare som menar att det finns flera svar på frågan.
tuffpress
Beslutsfattande

Forskare: Här är chefens vanligaste misstag i krissituationer

Svenska chefer är kompetenta, men får inte tid till att förbereda sig för kriser. Och när krisen väl kommer är pressen ofta orimligt hög med liten möjlighet till vila, visar en avhandling från Försvarshögskolan och Karlstad Universitet.
elitsoldaten
Beslutsfattande

Elitsoldaten: Så leder du i krislägen

Ant Middleton, känd från sin medverkan i Skavlan, berättar om sina erfarenheter från krissituationer.

sweett
Arbetsmiljö

Många svenskar stör sig på konflikträdsla

En chef som är passiv och som medvetet undviker konflikter. Det är den chefsegenskap som flest svenskar stör sig på, visar en stor undersökning.
Erik Sundqvist på Michelin ringar in och lyfter sitt ledarskap med en Executive MBA på Stockholms universitet. Foto: Martina Huber
Annonssamarbete Chef + SBS Executive MBA

Nya metoder får ledarskapet att skjuta fart

Erik Sundqvist ringar in och lyfter sitt ledarskap med nya verktyg och kunskaper. Fyra lärdomar har varit extra användbara.

schema
Beslutsfattande

8 punkter: Så fixar du semesterschemat – utan onödiga bråk

Konflikter dyker lätt upp när semestern ska planeras.

nyhetsbrev_1800
chef

Missa inget!

Chefs populära nyhetsbrev Ditt ledarskap, Din karriär och Din söndag samlar varje vecka det bästa från Chef.se.
  • Konkreta råd i ditt chefskap
  • Användbara metoder och verktyg
  • Relevanta erbjudanden