cissikro%cc%88nne

Cissi Elwin: Så hanterade vi vår tuffa höst

Ingen energi på kontoret och medarbetare som började krokna under arbetsbördan. Det har varit en jobbig höst på Chef. Cissi Elwin skriver om krishanteringen i sin krönika och ger sju tips för att komma tillrätta med en ohållbar situation.

Det var en så tung stämning på vår senaste Chefsgrupp. Vi skulle egentligen ha pratat om hur vi skulle skapa en ny kundklubb. Men alla satt som vissna blommor och slokade. Det fanns ingen energi alls i rummet.

Det har varit en jobbig höst på Chef. Vi har bytt datasystem för att kunna hantera våra kunder (er) snabbare och mer skräddarsytt. Och trots att alla sagt till oss att det är bland det jobbigaste och mest omfattande man kan göra, kände vi att vi helt enkelt var tvungna att hitta en modernare och flexiblare lösning än den vi suttit fast i under så många år.

Vi tryckte på knappen i augusti och var inställda på ett par veckors stök. Men nu var det oktober och undantagstillståndet bara fortsatte, vecka ut och vecka in. Visst gick det framåt. Men andra saker vi skulle göra blev lidande och vår proffsiga och ambitiösa marknadsavdelning blev alltmer frustrerad. Vi är en liten arbetsplats, 28 stycken, och är noga med att ha en rimlig arbetsbelastning och roligt på jobbet. Men nu blev det alltmer slutet och snäsigt. Man skippade träningen och satt med macka vid datorn till lunch.

Jag som själv har varit utbränd kände mig maktlös av att se hur medarbetare slets ner av att saker som borde fungera automatiskt, krävde timmar av handpåläggning. Och det fanns ingen att delegera till. Konsulterna jobbade dygnet runt och även de började krokna. 

När man pratar om agila arbetssätt och ständig utveckling som det nya normala tänker man inte alltid på att det i så fall måste finnas lite slack på linan för att man ska ha den kraft, energi och kreativitet som behövs för att komma på nya idéer och orka genomföra dem. När allt skiter sig gäller det att stanna upp och hämta hem.

Vi satt tysta en stund på Chefsgruppen. Och så konstaterade vi att vi kommit till en punkt där vi måste göra en plan för hur man klarar sig i kaos över tid. Våra problem håller på att lösa sig, steg för steg, men det kommer att ta fram till årsskiftet innan allt är på banan.

Så hur ska vi överleva till dess, var frågan. För nu var problemen för stora för att kunna hanteras av bara en avdelning. Nu behövde vi involvera hela företaget i lösningarna.

jennytopp

Läs också: Spotifychefens livskris – mitt under drömkarriären

Vi började med att spy ur oss. Vad är det för tankar som mal i våra huvuden? Obekväma känslor av otillräcklighet och skuld, både på jobbet och hemma, fick ta plats. Rädslan för att inte klara målen, att budgeten skulle spricka, att själv inte duga …

Sedan började vi rensa. Vad var fakta, vad var fantasier? Vem skulle ta ansvar för vad? Måste alla vara lika involverade? Vilka skulle krishantera och vilka skulle ägna sig åt den dagliga verksamheten i stället? Och så gjorde vi en gemensam plan. Alla på Chef måste informeras ordentligt om läget.

Vår vice vd Calle och vår marknadschef Sandra bjöd in alla på Chef till ett hackathon och hälften av alla medarbetare satt en kväll och betade av kundärenden som måste lösas manuellt. Det bjöds på godis och pizza och blev alltmer fnittrigt ju längre kvällen led.

Men alla som var där fick både en massa jobb gjort och en insikt i vilka komplexa ärenden marknadsavdelningen hanterar. Det skapades en vi-känsla den kvällen. Och den har spridit sig.

Det är fortsatt mycket att hantera. Men luften har blivit lite lättare att andas. Det skrattas igen. Och i morgon ska vi äta tårta, för då har vi uppnått vårt första delmål.

Cissis 7 tips för krishantering

Här är vad man kan lära sig av vår jobbiga höst:

1 Låt inte ett undantagstillstånd pågå för länge.

2 Prata öppet och dela det som skaver. Våga ventilera även det som skrämmer.

3 Tydliggör ansvar och processer kring det enskilda fallet. Inse att alla måste bidra till lösningarna.

Gör en plan tillsammans, inte bara med den berörda avdelningen.

5 Sätt delmål och identifiera mätpunkter.

6 Var extra noga med mat och träning och sätt stopp för övertid.

7 Fira varje litet uppnått delmål.

hallatal

Läs också: Experten: 10 tips för att göra succé som talare

nyhetsbrev-9

Missa inget!

Chefs populära nyhetsbrev Ditt ledarskap och Din karriär samlar varje vecka det bästa från Chef.se.
  • Konkreta råd i ditt chefskap
  • Användbara metoder och verktyg
  • Relevanta erbjudanden

Relaterade artiklar

robot-8
Beslutsfattande

Här är svenska roboten som arbetstränar medarbetare

Nu är den lanserad – den svenska roboten Furhat som tagit sex år att utveckla. Den kan arbetsträna nya medarbetare i kniviga sociala situationer och göra mer fördomsfria arbetsintervjuer.
Christina Forsberg, CSN. Foto: Martina Huber
Annonssamarbete Chef + CSN

Christina Forsberg: CSN möjliggör drömmar

Studiestödet måste säkras – för nya generationer, längre arbetsliv och ständigt lärande. CSN:s generaldirektör Christina Forsberg berättar om hur hon leder arbetet med att möjliggöra livsdrömmar.

passivchef
Arbetsmiljö

Därför är passiva chefer skadliga

Ny forskning lyfter fram ”låt gå”-chefen som den mest skadliga. Här är skälen till varför du vill undvika ledarstilen.

ledmedkanslor
Beslutsfattande

Förre SVT-chefen: ”Använd känslor – i din ledarstil”

Skapa struktur och frihet i de kreativa processerna, skriver förre SVT-chefen Martin Österdahl. Efter två omgångar med Eurovision delar han sina tankar om att leda kreativa projekt.
egeskape
Beslutsfattande

Egenskapen som skapar framgång

En egenskap är extra viktig i en snabbrörlig värld, menar en ny studie. För att lyckas som ledare krävs det att du är ödmjuk inför att hela tiden lära dig nya saker.

missnojda
Arbetsmiljö

Undersökning: Svenska chefer minst nöjda med sitt jobb

Det är tuffa tider för svenska chefer. I alla fall om man ska tro en europeisk undersökning där låg arbetslöshet och kompetensbrist ställer hårda krav på beslutsfattare i Sverige.
tholin-henrik_sandstrom2
Annonssamarbete Chef + Simployer (Tholin & Larsson)

3 frågor som avslöjar hål i en kompetensstrategi

Kompetensbrist är en växande dold kostnad i svenska företag. Hög tid att skaffa kontroll över situationen. Att ställa tre frågor är en bra början
hogpresterare-2
Arbetsmiljö

Så hindrar du medarbetarna – från att gå in i väggen

De levererar – gång på gång. Högpresterande medarbetare är en dröm för varje chef. Men konsekvenserna kan bli allvarliga om du inte tar hand om dessa på bästa sätt.
nyhetsbrev-9

Missa inget!

Chefs populära nyhetsbrev Ditt ledarskap och Din karriär samlar varje vecka det bästa från Chef.se.
  • Konkreta råd i ditt chefskap
  • Användbara metoder och verktyg
  • Relevanta erbjudanden