cissikro%cc%88nne

Cissi Elwin: Så hanterade vi vår tuffa höst

Ingen energi på kontoret och medarbetare som började krokna under arbetsbördan. Det har varit en jobbig höst på Chef. Cissi Elwin skriver om krishanteringen i sin krönika och ger sju tips för att komma tillrätta med en ohållbar situation.

Det var en så tung stämning på vår senaste Chefsgrupp. Vi skulle egentligen ha pratat om hur vi skulle skapa en ny kundklubb. Men alla satt som vissna blommor och slokade. Det fanns ingen energi alls i rummet.

Det har varit en jobbig höst på Chef. Vi har bytt datasystem för att kunna hantera våra kunder (er) snabbare och mer skräddarsytt. Och trots att alla sagt till oss att det är bland det jobbigaste och mest omfattande man kan göra, kände vi att vi helt enkelt var tvungna att hitta en modernare och flexiblare lösning än den vi suttit fast i under så många år.

Vi tryckte på knappen i augusti och var inställda på ett par veckors stök. Men nu var det oktober och undantagstillståndet bara fortsatte, vecka ut och vecka in. Visst gick det framåt. Men andra saker vi skulle göra blev lidande och vår proffsiga och ambitiösa marknadsavdelning blev alltmer frustrerad. Vi är en liten arbetsplats, 28 stycken, och är noga med att ha en rimlig arbetsbelastning och roligt på jobbet. Men nu blev det alltmer slutet och snäsigt. Man skippade träningen och satt med macka vid datorn till lunch.

Jag som själv har varit utbränd kände mig maktlös av att se hur medarbetare slets ner av att saker som borde fungera automatiskt, krävde timmar av handpåläggning. Och det fanns ingen att delegera till. Konsulterna jobbade dygnet runt och även de började krokna. 

När man pratar om agila arbetssätt och ständig utveckling som det nya normala tänker man inte alltid på att det i så fall måste finnas lite slack på linan för att man ska ha den kraft, energi och kreativitet som behövs för att komma på nya idéer och orka genomföra dem. När allt skiter sig gäller det att stanna upp och hämta hem.

Vi satt tysta en stund på Chefsgruppen. Och så konstaterade vi att vi kommit till en punkt där vi måste göra en plan för hur man klarar sig i kaos över tid. Våra problem håller på att lösa sig, steg för steg, men det kommer att ta fram till årsskiftet innan allt är på banan.

Så hur ska vi överleva till dess, var frågan. För nu var problemen för stora för att kunna hanteras av bara en avdelning. Nu behövde vi involvera hela företaget i lösningarna.

jennytopp

Läs också: Spotifychefens livskris – mitt under drömkarriären

Vi började med att spy ur oss. Vad är det för tankar som mal i våra huvuden? Obekväma känslor av otillräcklighet och skuld, både på jobbet och hemma, fick ta plats. Rädslan för att inte klara målen, att budgeten skulle spricka, att själv inte duga …

Sedan började vi rensa. Vad var fakta, vad var fantasier? Vem skulle ta ansvar för vad? Måste alla vara lika involverade? Vilka skulle krishantera och vilka skulle ägna sig åt den dagliga verksamheten i stället? Och så gjorde vi en gemensam plan. Alla på Chef måste informeras ordentligt om läget.

Vår vice vd Calle och vår marknadschef Sandra bjöd in alla på Chef till ett hackathon och hälften av alla medarbetare satt en kväll och betade av kundärenden som måste lösas manuellt. Det bjöds på godis och pizza och blev alltmer fnittrigt ju längre kvällen led.

Men alla som var där fick både en massa jobb gjort och en insikt i vilka komplexa ärenden marknadsavdelningen hanterar. Det skapades en vi-känsla den kvällen. Och den har spridit sig.

Det är fortsatt mycket att hantera. Men luften har blivit lite lättare att andas. Det skrattas igen. Och i morgon ska vi äta tårta, för då har vi uppnått vårt första delmål.

Cissis 7 tips för krishantering

Här är vad man kan lära sig av vår jobbiga höst:

1 Låt inte ett undantagstillstånd pågå för länge.

2 Prata öppet och dela det som skaver. Våga ventilera även det som skrämmer.

3 Tydliggör ansvar och processer kring det enskilda fallet. Inse att alla måste bidra till lösningarna.

Gör en plan tillsammans, inte bara med den berörda avdelningen.

5 Sätt delmål och identifiera mätpunkter.

6 Var extra noga med mat och träning och sätt stopp för övertid.

7 Fira varje litet uppnått delmål.

hallatal

Läs också: Experten: 10 tips för att göra succé som talare

nyhetsbrev1

Missa inget!

Chefs populära nyhetsbrev Ditt ledarskap, Din karriär och Din söndag samlar varje vecka det bästa från Chef.se.
  • Konkreta råd i ditt chefskap
  • Användbara metoder och verktyg
  • Relevanta erbjudanden

Relaterade artiklar

experterna-2
Beslutsfattande

Experterna: Så blir du en bättre chef

Ett nytt chefsår är här. Har du lovat att 2019 ska bli året då du stressar mindre, blir effektivare, rekryterar bättre och får jobbets lågpresterarare på banan igen? Bra! Våra experter ger dig några råd på vägen.
inspirator
Annonssamarbete Chef + LinkedIn

Quiz: Vilken nätverkstyp är du på Linkedin?

Ditt nätverk är en framtida karriärförsäkring. Så tänk till kring hur du vill bygga det. Ett första steg är att skaffa koll på din nätverkspersonlighet på Linkedin. Gör vårt quiz här!
ishtarmoter
Beslutsfattande

Möt Ishtar Touailat – ny krönikör i Chef

Hon tror att digitalisering kan leda till ökad demokrati­sering, hon vågar drömma men är också beredd att kavla upp ärmarna. Chefs nya krönikör, entreprenören och innovationschefen Ishtar Touailat, får människor med sig.
cirkus
Beslutsfattande

Orädda chefer är mer framgångsrika

Hon myntade begreppet psykologisk trygghet och är nu aktuell med ny forskning i boken The fearless organization.

aaaaa-2
Arbetsmiljö

Här finns högst andel ”äldre” chefer – 10 i topp

Siffror avslöjar vilka län i Sverige som har högst andel chefer som är över 55 år. 
nya-3
Beslutsfattande

Se upp – fällorna nya chefer går i!

Varje år får tusentals personer en ny chefsposition. Men redan de första månaderna kan avgöra om det blir succé eller fiasko. Här är 5 fällor du ska undvika om du är ny på jobbet.

Helen Remnås, affärsutvecklingschef på Experis. Foto: Martina Huber
Annonssamarbete Chef + Experis

Sprida värderingar – chefens nya viktiga roll

Trenden är tydlig: chefer som vågar ta med sina värderingar in i ledarskapet har bäst möjlighet att förändra.  "Ledare behöver våga prata öppet om problem. Ta ställning", säger Helen Remnås på Experis.
asa-2
Beslutsfattande

”Som chef är du bara en del i ett spel”

Ta dig själv och andra på allvar och fokusera på vad du faktiskt gör, inte vad du borde, uppmanar managementkonsulten och doktorn i komplexitet Åsa Lundquist Coey.
nyhetsbrev1

Missa inget!

Chefs populära nyhetsbrev Ditt ledarskap, Din karriär och Din söndag samlar varje vecka det bästa från Chef.se.
  • Konkreta råd i ditt chefskap
  • Användbara metoder och verktyg
  • Relevanta erbjudanden