Surdeg: Möteshantering

Var femte chef skjuter upp för- och efterarbetet med möten.

Lösning: Kartlägg, analysera, förbered.

Välj ut en för ditt arbete typisk tidsperiod. Gå igenom de möten som du har haft. Vilka möten var egentligen nödvändiga? Du kommer att hitta ett antal som du går på av gammal vana och därför kan skippa.

Möten du är inbjuden till:

Dessa kan du inte påverka till innehåll och storlek. Det enda du kan påverka är ditt eget beteende.

Nyckeln till högre kvalitet är förberedelser, förberedelser, förberedelser. Och stoppa nu din omedelbara tanke om att du inte hinner. Se i stället att dina förberedelser kommer att öka kvaliteten på mötet, göra innehållet mer relevant. Det kommer att ta lite tid i början men går snart snabbare och snabbare.

1. Gå igenom mötesmaterialet. Bilda dig en uppfattning om vad mötet ska handla om, vad du eventuellt har frågor kring, vad som är viktigt att kommentera och vilka dina rekommendationer är till de beslut som ska tas.

2. Om du har frågor, kontakta den mötesansvariga så att hen före mötet kan förklara det du inte förstår. Mötes- och materialansvarig får då också en chans att förbättra materialet, att ta bort eller förändra innehållet så att det minimerar förvirring och maximerar tydlighet.

Möten du själv kallar till:

Stefan Falk anser att det överlägset bästa mötet sker mellan två personer. Men om flera deltagare är nödvändiga, helst inte fler än fem, kräver det förberedelser och rutiner. Det är en fråga om rätt deltagare, rätt frågor, rätt förberedelser och rätt datum och längd på mötet.

Ju fler personer i ett möte, desto enklare agenda och desto mer genomtänkta förberedelser från varje deltagare. Alla bör gå in i mötet med samma bild, så att mötet inte går förlorat i radikala ifrågasättanden. Diskussion bör inte pågå i mer än 40–45 minuter. Blir man inte klar på den tiden tar man en paus och fortsätter efter det.

”Möten ska vara arbetsmöten, då måste folk vara införstådda i vad vi ska prata om, annars slösar vi med andras tid. Effektiva möten lägger de första tio minuterna på att handskaka beslutet, sedan ägnas resterande tid åt att planera och bestämma vad alla ska göra och till när det ska vara gjort. Vad är nästa konkreta steg? Hur får vi det här att hända?”

Skriv protokollet innan mötet:

Att i förväg skriva ett tänkt mötesprotokoll gör dig bättre förberedd. Du sätter dig in i hur andra uppfattar ditt förslag och dina argument och du granskar kritiskt det mötet föreslår och din egen argumentation. Det underlättar självklart också jobbet efteråt, och genom att du blir bättre förberedd kommer också mötet att bli effektivare och du har större chans att få igenom dina idéer.