Skippade minutstyrningen – ökade kvaliteten

Styrning av hemtjänsten minut för minut, med hjälp av central planering samt rapportering och fördelning av arbetsuppgifterna via en app.

Tanken var god, till och med mycket god, för vad kan vara fel med ökad effektivitet, större tydlighet och kapade kostnader?

Det var bara ett problem: Minutstyrningen fungerade inte.

”En undersköterska kunde på morgonen få instruktion om att köra till en brukare långt ute på landsbygden för att utföra morgonhjälp. För att några timmar senare få anvisning om att åka dit igen för något så basalt som att sätta igång en tvätt eller dra ut en soptunna”, säger Sofi Ludvigsson Ferm som är verksamhetschef för äldreomsorgen i Mörbylånga kommun på Öland.

Minutstyrning är ett vanligt sätt för kommunerna att organisera sin hemtjänst, och nästan lika vanligt är rapporter om stress, onödigt krångel och allt för snävt tilltagna tidsramar.

I en rapport från fackförbundet Kommunal uppger 57 procent av dem som styrs av strikta minutscheman att de har svårt att hinna ta en kopp kaffe eller ens besöka toaletten, medan 35 procent inte har tid med lunchrast varje dag.

Det är dubbelt så höga tal som för andra styrmodeller, enligt facket. Att något måste förändras stod klart även för Sofi Ludvigsson Ferm när hon började sin tjänst:

”Jag såg flera exempel på hur den digitala planeringen i själva verket gjorde hemtjänsten mindre effektiv. Enbart detta att personalen oavbrutet måste kolla i mobilerna och registrera sina insatser ledde till oro och stress, både hos dem själva och vårdtagarna”, säger hon.

Mot den bakgrunden har Sofi Ludvigsson Ferm sedan hösten 2021, i samarbete med sina omkring 150 medarbetare och andra berörda, utvecklat ett arbetssätt som i högre grad utgår från vårdtagarnas behov: Mörbylångamodellen.

Minutstyrningen och registreringen är ett minne blott, och den digitala tekniken inte längre lika framträdande.

Faktum är att hemtjänstgrupperna i betydande grad övergått till papper, penna och enkla Word-dokument. Telefonerna har de mest för att ringa kolleger och vårdtagare eller göra en journalanteckning.

Centralt är att varje arbetslag lägger sina egna arbetsrundor, och inte får dem från fyra centrala planerare som tidigare.

Svängrummet har ökat då hemtjänstgrupperna utgår från cirkatider, till skillnad från förut då appen kunde meddela att någon behövde hjälp med bäddning eller dusch exakt klockan 07.31, exempelvis.

De övergripande besluten kommer fortfarande från en biståndshandläggare, men Mörbylångamodellen lägger ett större ansvar på varje enskild medarbetare.

Fler val kan göras ute på fältet i direkt samråd med de äldre. Exempelvis om det är månads- eller veckostädning i hemmet som behövs. Formaliserade beslutsgångar mellan undersköterskor, handläggare och chefer har i hög grad tagits bort. 

”Det är mycket mindre kontroll”, sammanfattar Sofi Ludvigsson Ferm detta tillitsbaserade arbetssätt som visat sig främja arbetsglädje och trivsel bland medarbetarna.

”Ja, det är väldigt markant: I våra egna enkäter uppger en övervägande del att det blivit roligare och mindre stressfyllt att jobba.”

Detta samtidigt som tryggheten för de äldre gått upp.

Tidigare kunde vårdtagarna möta uppåt 20 olika personer från hemtjänsten under två veckor. Sedan arbetslagen i hög grad tagit över planering och samordning har snittet sjunkit till tolv per månad, enligt kommunens mätningar. 

”Vad det i slutändan handlar om, är att skapa förutsättningar för personalen att på bästa sätt sköta sitt jobb”, säger Sofi Ludvigsson Ferm.

Hon har också noterar att vårdtagarna värderar hemtjänsten högt, högre än i riket som helhet.

Och kostnaderna? Enligt kalkylerna ska den nya styrmodellen inte bli dyrare. Initiala merkostnader för bland annat utbildning har täckts av ett statsbidrag.

Att hon inte är någon bakåtsträvare är Sofi Ludvigsson Ferm noga med att påpeka, för visst kan även hon se fördelarna med digital teknik.

”Men i det här fallet krävde tekniken mer av oss än vad den gav. Vi försökte verkligen att optimera och anpassa oss till det digitala planeringssystemet. Men att det mer gick ut på att placera klossar på olika rader än konkret uppfylla brukarnas behov, var på något sätt inbyggt”, säger hon.

Mörbylånga är inte den enda kommun som på senare tid fjärmat sig från den minutstyrning i hemtjänsten som nyss verkade så framsynt och modern.

Tidigare i år gjorde Göteborgs stad en helomvändning och gav besked om att man slopar systemet, efter larm om utbredd stress och hot om miljonvite från Arbetsmiljöverket.

Vilket är ditt budskap till andra chefer inom äldreomsorgen som bättre vill få ihop planering, resurser och arbetsglädje?

”Utgå från vårdtagarnas behov och vad de tycker är viktigt. Och ha tillit till att undersköterskan är proffset i arbetet”, säger Sofi Ludvigsson Ferm.