Nya reglerna för arbetsmiljö: 4 dilemman

31 mars började Arbetsmiljöverkets nya föreskrifter om social och organisatorisk hälsa på arbetsplatsen att gälla.

Nedan ger två av Chefs experter – Eva Forsberg Schinkler, beteendemedicinare och folkhälsovetare och Leif E Andersson, leg. psykolog och ledarskapsutvecklare – råd i vardagliga situationer som kan uppstå i kölvattnet av de nya föreskrifterna.

Scenario 1 – kunskapskrav

Hur kan chefen göra för att förtydliga allvaret och/eller gjuta mod i kollegerna, så att det systematiska arbetsmiljöarbetet verkligen börjar tas på allvar?

Leif E Anderssons råd: 

”Engagemang och kunskap är viktiga saker men leder inte till att människor gör rätt saker. Vad vi utbildar i är en sak och vad vi gör är en annan. Säg att vi skickar människor i utbildning – men när de kommer tillbaka så vet alla att om de inte når sin budget får de skit för det.

Då kommer folk fokusera på att nå sin budget och inte på det här. Ska man få det att funka måste man få konsekvensystemet att hänga ihop.

Folk gör det man känner uppskattning för. Frågar min chef om jag har gjort de här sakerna så kommer jag att göra det. Chefen måste visa att hen tycker det här är viktigt.”

Tips: Kom gemensamt överens om vad ni ska göra och vad ni orkar med. Fråga dina kolleger och medarbetare om de gjort vad de skulle göra. Fortsätt följa upp. Om ni har någon bonusutdelning på företaget – koppla den till de som utför de arbetsmiljöbeteenden ni enats om.

Scenario 2 – arbetsbelastning

Hur ska hen agera?

Eva Forsberg Schinklers råd: 

”Många chefer är själva högpresterare och då måste man ha koll på vilken kultur man sprider i organisationen. Skicka inte mejl efter arbetstid, även om du skriver dem då kan du skicka dem senare.

Vi har länge haft en kultur där vi kontrollerar att folk jobbar. Vi har en annan kultur idag – att det inte är okej att jobba för mycket. Vi måste ställa krav på att det inte är okej att jobba så mycket och att vi ska ta timeout och återhämta oss.

Det har blivit en kultur där vi går på möten istället för att jobba. Ifrågasätt möten som kanske inte behövs. Det skapar en kultur av att fatta egna beslut.”

Leif E Anderssons råd: 

”Jag tror att många som jobbar mycket gör det för att de inte riktigt vet om de har gjort ett bra jobb. Om du känner dig osäker på det gör du ofta mer än du borde göra. Och så får du uppskattning för att du jobbar mycket.

Högpresterare gör vad deras chefer tycker de är duktiga på. Om chefen berömmer en för att man har gått hem i tid skulle jag nog börja gå hem i tid.”

Tips: Lev som du lär – bryt inte regler eller policies. Beröm de som går hem i tid. Markera att övertid inte är en norm. Ser du att någon alltid jobbar över – fråga varför och om du kan göra något för att hen ska kunna gå hem i tid oftare. Kanske tror personen att du uppskattar att hen kommer tidigt och lämnar sent. Skapa mer tid genom att ifrågasätta varje möte. Kanske kan du istället delegera beslutsfattandet till berörd person.

Scenario 3 – arbetstid

Det flexibla, moderna arbetslivet kräver uppkoppling, men hur sätter man rimliga gränser? Behövs det?

Eva Forsberg Schinklers råd: 

”Det handlar om vilken organisationskultur man har och det är chefer och vd som sätter den. Människor gör rätt när de får rätt förutsättningar. Om dina medarbetare ska ha möjlighet att ta ansvar för att säga ifrån när det blir för mycket måste de veta när det blir för mycket. Med rätt stöd som en utbildning i smart uppkoppling kan de ta det ansvaret.”

Leif E Anderssons råd: 

”Sätt in vissa regler och föregå med gott exempel. Regler är en sak, men om jag sen inte följer upp dem har jag visat att de bara hänger på väggen.”

Tips: Ge medarbetare möjlighet, i form av stöd och utbildning, att kunna ta ansvar för att agera och säga ifrån när det blir för mycket. Se över din verksamhet och sätt upp regler för hur ni vill ha det – och följ själv de regler ni satt upp.

Scenario 4 – kränkande särbehandling

Gränsen mellan jargong och kränkande särbehandling kan vara svår att dra. Chefen vill inte känna sig som en uppfostrande förälder men kan tycka att det går för långt ibland, när teamet skämtar med en viss teammedlem. Medarbetaren själv slår bort bilden.

Hur ska hen agera?

Leif E Anderssons råd:

”Ibland får man acceptera att vissa vill ha det på ett sätt. Men sedan krävs det civilkurage från chefen att säga ’du kanske tycker det där är ok att säga men inte jag – inte på jobbet’.

Låt medarbetare skapa någon form av överenskommelse på jobbet tillsammans. Det brukar vara uppskattat av personalen. Ta upp hur man är mot varandra på en bra arbetsplats och hur vi ska vara mot varandra och låt de komma överens. Människor är vettiga så det blir aldrig några konstiga saker.

Det är lättare att fråga någon om den tycker att det hen gjorde stämmer överens med vad ‘vi kom fram till’ än med ‘vad jag har bestämt’.”

Eva Forsberg Schinklers råd: 

”Det är alltid en ledarfråga och chefens sak att inte ducka för sådant här. Man ska inte ens fråga. Förbered dig, ta upp vilken värdegrund som ska styra er arbetsplats och involvera medarbetarna i det. Ta korrigerande samtal, sätt ner foten och se till att kränkningar inte upprepas.”

Tips: Låt medarbetarna själva komma överens om vilken värdegrund och vilka trivselregler som gäller på jobbet. Se till att den följs och följ den själv. Bryter någon mot den – ta samtalet och markera direkt att det inte är okej.