Guide: Ny som chef – 11 punkter du behöver ha koll på

Guiden går igenom ämnen som konflikthantering, beslutsfattande och hur du motiverar dina medarbetare och tar upp vanliga dilemman som nya chefer ställs inför. Lär dig delegera, bygga team och inte minst – hur du leder dig själv i din nya roll. Trevlig läsning!

Ny som chef? Grattis! Du har en spännande och utmanande tid framför dig. En av de viktigaste sakerna du kan göra när du är ny som chef är att försäkra dig om vilka förväntningar du har på dig.

I ett kontrakt blir det svart på vitt.

Begreppet ”bosskontrakt” formulerades först av Hans Vestberg, före detta koncernchef på Eriksson. Av honom användes det som ett komplement till anställningsavtalet.

Bosskontraktet är ett dokument som beskriver relationen mellan dig och din egen chef. Det är inte juridiskt bindande, inte heller en uppgörelse om dina villkor. Det behöver egentligen inte kommuniceras ut till någon annan än er två.

Syftet med kontraktet är att du ska kunna känna dig trygg i din yrkesroll och din kompetens, men också med din chef och din högsta ledning.

Ett kontrakt kan se olika ut. Det kan bestå av en handfull punkter eller ett dokument på 20 sidor. I bosskontraktet definieras vad som gäller för dig, vilka förväntningar som finns, men också vilket stöd du kan få från organisationen, vilket mandat du har, vilket arbetssätt som är att föredra, vilka värderingar som organisationen har och vilka spelregler som gäller.

Bosskontraktet ska finnas där som en trygghet att luta dig mot. Som ett underlag för styrning, ledning och utvärdering. Ett facit för ditt agerande, helt enkelt.

I slutändan skapar ett bosskontrakt en bättre arbetsmiljö – för dig och dina medarbetare.

Ett bosskontrakt bör framförallt svara på 4 viktiga frågor:

1. Har ni samma bild av ditt uppdrag? Kontraktet fastställer ramen för ditt uppdrag. Det är viktigt att du och din chef har samsyn kring detta.

Denna punkt innefattar den övergripande synen på verksamheten, hur mål definieras och resultat mäts. Därför bör ni skriva in vilka principer, spelregler och arbetssätt som gäller för er organisation i kontraktet. En löpande dialog med närmast överordnad chef är viktigt när du är ny som chef. Ett tydligt kontrakt underlättar en sådan dialog.

2. Är förväntningarna på dig tydliga? Förväntningar utgör själva kärnan i kontraktet. Om punkt ett svarar på frågan ”hur” så handlar punkt 2 om ”vad”. Vilka förväntningar finns det på dig? Vad är det du ska uppnå? Och vad är det du förväntas göra för att uppnå det? Vilken är din roll i organisationen, vilket är ditt ansvar och dina befogenheter?

När ni skriver kontraktet, glöm inte bort att ta chansen att fastställa vilka förväntningar du kan ha på andra. Skriv ned dem under denna punkt.

3. Vilka förutsättningar har du? Du måste ha en rimlig chans att leverera det som förväntas av dig, utan att du ska jobba ihjäl dig. Det ska finnas flexibilitet som gör att du kan hantera din arbetstid på ett sätt som gör att balansen mellan arbete och privatliv inte blir störd.

Andra förutsättningar som kan vara bra att reglera i ett kontrakt är karriärvägar, kompetensutveckling, en uttalad mångfaldspolicy, en plan för hantering av motsättningar mellan medarbetare och så vidare.

4. Hur ska kontraktet följas upp? För att du ska få en möjlighet att utvecklas som chef behöver du kontinuerlig återkoppling.

Hur ska kontraktet följas upp? Hur ska ditt arbete utvärderas? Hur ska du få feedback? Räcker det med att stämma av vid ett årligt utvecklingssamtal eller ska ni ha veckovisa avstämningar?

Enas om en metod som känns bra för dig.

Se gärna filmen nedan, där Chefs expert Petra Brask pratar mer om hur du hanterar luddiga förväntningar som chef.

Kontraktet är inte bara ett sätt att fastställa vilka mål och vilket resultat som du förväntas uppnå. Det är även ett sätt för dig att ställa rimliga krav på dig själv.

Det hjälper dig att planera och prioritera ditt eget arbete – och det underlättar urvalet kring vad som är viktigast. Ett väl formulerat kontrakt hjälper dig att utvecklas i din yrkesroll.

Det förenklar uppföljning, både när det gäller resultatet men också av dina arbetsmetoder. På så sätt hjälper kontraktet dig att förbättra arbetet.

I sin bok ”The leadership contract” berättar den amerikanske författaren Vince Molinaro om hur den verksamhet han ledde skulle få alla chefer att ta ett kliv framåt. För att göra det krävdes ett åtagande av medarbetarna.

Enligt hans definition är bosskontraktet en påminnelse till dig själv om vad det innebär att vara chef.

Molinaros kontrakt innehåller fyra delar:

Det är under de första hundra dagarna som chef som du har möjlighet att göra ett avtryck, att visa vad du går för och vilket värde du tillför i den nya rollen.

Ja, så säger myten i varje fall.

Exakt varför det är just hundra dagar, lite drygt tre månader, är oklart, men denna retoriska modell har använts så flitigt att den nästan blivit en norm.

Det finns de som säger att det krävs mellan 9 och 14 månader för en VD att bli varm i kläderna. Tidsperioden kan förstås variera beroende på vad du gjort tidigare, om du har rekryterats internt eller om du är helt ny i branschen.

Det finns med andra ord ingen anledning att stirra sig blind på siffran 100.

Däremot kan denna modell användas som en förevändning för att göra en ordentlig plan för din första tid som chef. På så sätt kan din läroperiod bli så effektiv som möjligt – och din startsträcka kortas avsevärt.

För är du ny som chef har du mycket att sätta dig in i. Du ska lära känna dina medarbetare, skaffa dig en inblick i den dagliga verksamheten, hantera utvecklings- och lönesamtal och grupprocesser. Du ska upptäcka risker och förebygga ohälsa på arbetet. Och då kan hundra dagar vara bra att utgå från.

Mer än någonting annat handlar dina första dagar på jobbet om två saker:

Lyckligtvis går dessa två saker att kombinera. Gå runt och orientera dig i det nya landskapet samtidigt som du hälsar på dina medarbetare och andra som finns i organisationen. Boka in möten med dina medarbetare, sitt ner med dem och ta reda på hur de ser på verksamheten, hur de arbetar och vad de har för visioner. Då bygger du förtroende samtidigt som du fyller på din kunskapsbank.

Därefter kan du börja fatta egna välgrundade beslut och få med dig organisationen på att genomföra de förändringar du anser är nödvändiga.

Se gärna filmen nedan med Chefs expert Azita Shariati, som ger sitt bästa tips på hur du känner in din organisation.

Något som du bör vara medveten om – och som kan kräva hundra dagar för att förstå vidden av – är att du som chef får makt över andra människor.

Ordet makt är stort och skrämmande, men just därför är det dags för dig att förhålla dig till det. Du kommer att påverka dina medarbetare oavsett du vill eller, kanske mer än du själv inser.

Genom att vara den som bestämmer deras lön och arbetsuppgifter, som ger bekräftelse, trygghet och uppbackning, är det du som i stor grad påverkar deras välmående.

Om du tar över en arbetsgrupp som du tidigare varit en del av är de hundra första dagarna oerhört viktiga. Du måste ändra ditt beteende gentemot dina medarbetare och behandla varje relation på ett annat sätt.

Några viktiga egenskaper under de första 100 dagarna:

Under den här tiden är det extra viktigt att du har stöd av din chef, ditt nätverk eller andra specialistfunktioner i organisationen. Eller varför inte en coach?

Den stora organisationsförändringen kan du med gott samvete vänta med. Den är lättare att genomföra när du är trygg i din roll – och när din omgivning är trygg med dig.

Chef har tagit fram nio punkter som ligger till grund för vår definition av det goda ledarskapet. De fungerar som en bra guide för alla chefer, inte minst för dig som är ny i din roll.

En av de viktigaste punkterna är att du behöver förstå din roll som chef på djupet. Det vill säga:

Därför behöver du vara tydlig med dina värderingar och visa ditt engagemang.

För att komma dit behöver du ägna tid åt att fundera vad som är dina värderingar. Annars blir du otydlig, vilket kan bidra till stress och skapa en dålig arbetsmiljö.

Det är viktigt att komma ihåg att du som chef har ett ansvar för din och dina medarbetares arbetsmiljö. I Arbetsmiljöverkets föreskrift om organisatorisk och sociala arbetsmiljö, som trädde i kraft våren 2016, står tydligt att arbetsgivaren ska se till att arbetstagaren ska känna till vilka uppgifter de ska utföras, vem som de ska vända sig till och vilka befogenheter de har.

Som chef behöver du ha detta i åtanke. Det är helt enkelt ditt ansvar att se till att dina medarbetare inte jobbar sig sjuka.

När du delegerar fördelar du inte bara arbetsuppgifter, du överlämnar även beslutsrätten till en medarbetare.

Fördelarna med delegering är flera: dels slipper du göra alla uppgifter själv, dels får du möjlighet att utmana och inspirera dina medarbetare. Den som får ansvar blir mer engagerad –  med mer engagemang följer bättre prestationer. Och bättre resultat.

Att delegera kräver mod av dig som chef – och tillit. Det är lätt att tro, i synnerhet då du är ny som chef, att det bara är du själv som kan ha koll på alla detaljer. Eller att saker och ting inte blir gjorda om du inte gör det själv.

Innan du delegerar ska du fundera varför du gör det. Det finns en skillnad mellan att delegera och att dumpa. Ska du delegera måste du även ge den som tar emot uppgiften befogenhet och mandat att utföra dem.

En av fallgroparna med delegering är att du som chef faller för frestelsen att detaljstyra, att gå in och övervaka att medarbetaren gör rätt.

Men har du delegerat en uppgift så har du. Det är bara att sitta still och invänta leverans.

Därmed inte sagt att du ska vara tillgänglig som stöd för din medarbetare. Se dig själv som coach.

Glöm heller inte bort att delegera även handlar om att dela med sig av äran. Inkludera dina medarbetare när du får beröm för din insats av din egen chef.

Är dina medarbetare rätt motiverade kan de uträtta stordåd. Väl motiverade medarbetare kan utgöra hela skillnaden i en grupp.

Men hur ska du motivera dem?

Delegering är ett sätt. Det skapar engagemang och arbetsglädje.

Uppmuntran och belöningar fungerar också. Du ser dina medarbetares nästa steg och hjälper till att skapa förutsättningar för deras utveckling.

Men det kanske bästa sättet att motivera är att använda sig av konstruktiv feedback, att beskriva hur du uppfattar en persons beteende i en given aktivitet. Feedback gör oss medvetna om vad vi gör och hur vi gör detta. Det är ett effektivt sätt att både bekräfta och utveckla en medarbetare – och i förlängningen er relation.

Se gärna filmen nedan med Chefs expert Ann-Charlotte Bretan, som berättar hur du hinner ge daglig feedback.

Det är viktigt att i förväg fundera på vad du vill åstadkomma med att ge feedback? Ska den stärka och peka ut det som du upplever fungerar hos medarbetaren? Eller handlar det om att du vill att medarbetaren ska förändra något i sitt beteende?

Ska du ge kritik bör du först fråga dig: Är den nödvändig? Är den genomtänkt? Är den välvillig?

Det är lätt att missta ”konstruktiv kritik” för att du som chef ska erbjuda en färdig lösning. Så är det inte. En färdig lösning är inte kritik, det är curling.

Många missförstånd och låsningar i kommunikationen mellan människor beror på att vi blir alltför abstrakta när vi ger varandra feedback. Vi har helt enkelt svårt att förklara vad vi baserar vårt omdöme på. I sådana lägen blir det lätt att avfärda feedback som känsloyttringar istället för något uppbyggande. Därför behöver du jobba med att bli så tydlig som möjligt.

En arbetsplats utan konflikter existerar inte. Inte heller en chefsroll som är befriad från svåra samtal. Det är viktigt för dig att acceptera och börja jobba med. Olösta konflikter och problem som tillåts bli liggande är förödande för både verksamheten och arbetsmiljön.

En bra chef lyssnar, tar in och agerar snabbt som ett föredöme även när det hettar till. Det handlar både om dina egna konflikter och medarbetarnas.

En bra chef jobbar också för att på bästa sätt försöka förebygga konflikter.

När det gäller de svåra samtalen, de som kan handla om en tillrättavisning eller rent av en uppsägning, är det bra att tänka igenom vad det är du vill du åstadkomma med samtalet i förväg. Formulera målen konkret för dig själv.

Se till att ni är överens om vad ni pratat om, vad ni ska göra av det ni pratat om och när det ska ske. Gör ett ”kontrakt” om åtgärder från bådas sida, om uppföljning av dagens samtal och om hur ni ska uppträda utåt.

Gör en gedigen och rättvis probleminventering, utan förutfattade meningar om olika personers agerande eller skuld.

Titta också självkritiskt på din egen roll. Vilket är ditt eget ansvar i det som har hänt?

Var noga med att följa upp efter ert samtal. Att ni har pratat är ingen garanti för att problemet är löst. Det kan kräva flera samtal och flera åtgärder från din sida.

Titta gärna på filmen nedan, där Chefs expert Azita Shariati berättar hur du bäst hanterar konflikter på jobbet.

När du befinner dig i ett svårt samtal eller i en situation som innefattar en konflikt är det lätt att dras med i de känslor som uppstår. Kom ihåg att det är din uppgift som chef att stå emot känslostormarna och istället försöka hitta en lösning.

Ett annat vanligt misstag är att vi övar in vad vi ska säga under det svåra samtalet.

Men det är oftast dömt att misslyckas. Dels för att det kan framstå som okänsligt och inövat, dels för att det nästan är omöjligt att förutsäga motpartens reaktion.

Som i alla situationer som innefattar kommunikation gäller det att du försöker vara så tydlig och rak som möjligt.

Din förmåga att kommunicera är ditt främsta verktyg som chef. Kommunikationen har stor betydelse för medarbetarnas engagemang och gruppens resultat. Ordet ”tydlig” har förekommit i den här guiden flera gånger redan, men det tåls att upprepas: En bra chef är tydlig med mål och visioner och kan uttrycka sig på ett sätt som skapar enighet snarare än oro.

Överös inte medarbetarna med all information på en gång. Det är lika viktigt att du är en god lyssnare som en skicklig retoriker.

Som chef är det bra att träna upp förmågan att visualisera det övergripande målet så att varje enskild medarbetare förstår sin del och roll. Berätta i bilder eller historier, var en storyteller.

Men se samtidigt till att inte förenkla allt för mycket.

I kommunikationen ingår också din synlighet. Genom att gå runt och prata med dina medarbetare framstår du som synlig och tillgänglig. ”Walk the talk”, som det brukar heta.

Om du är ny som chef på en gammal arbetsplats kommer du märka hur dina före detta kollegor inte längre talar med dig på samma sätt som tidigare. Det ställer nya, stora krav på lyhördhet.

Att fatta beslut – är inte det vad ledarskapet går ut på?

Det är i varje fall oerhört viktigt. Beroende på vilken chefsroll du har är sista ordet kanske inte alltid ditt – men i många frågor är det faktiskt du som bestämmer.

Försök hela tiden ha målet tydligt för dig själv när du fattar beslut. Då blir beslutsfattandet enkelt. Det blir också enklare för dig att be om råd och konsultation. Och glöm inte att stämma av dina beslut mot förändringar i omvärlden

Försök också att tänka bort prestige. Visserligen är det du som är ansvarig för besluten, men du har mycket att vinna på att ta in synpunkter och tankar från andra. Att du har blivit chef och den som bestämmer betyder inte att du inte kan fråga dina medarbetare om råd. Ju fler som är inblandade, desto mer förankrade blir besluten i gruppen. Det underlättar ert fortsatta arbete.

Du behöver också kunna skilja på när det krävs snabba beslut och när något måste beredas längre. I det sistnämnda fallet tar du in flera aspekter, men du klarar också att hålla din linje även om du blir ifrågasatt.

En bra process för beslutsfattande innefattar ofta en bra analys. Därmed inte sagt att en bra analys automatiskt medför en bra process för beslutsfattande. Men bäst blir det när fakta läggs på bordet och granskas utifrån olika synvinklar.

En viktig ingrediens i beslutsfattande är mod. En bra chef har modet att fatta beslut, även då det kan få jobbiga konsekvenser för de inblandade.

En bra chef har även modet att riva upp ett beslut som visar sig vara felaktigt och som behöver ställas om.

Glöm inte: Mod är inget som säljs på burk – det kräver att du jobbar med dig själv och dina värderingar.

Som chef bygger du och leder ditt team. Ert arbete står och faller med att du har rätt personer omkring dig som gör rätt saker.

Därför är en av dina viktigaste uppgifter att attrahera talanger.

För att lyckas med detta arbete måste du ha förmågan att både tänka kortsiktigt och långsiktigt. Helt enkelt: Har du ett team som både klarar av att lösa dagens uppgifter och kan  ta sig an framtiden?

Ett ord som du bör ha med dig när du bygger ditt team är mångfald. Det finns gott om forskning som visar att en grupp bestående av individer med olika tankesätt, perspektiv och bakgrund skapar fler innovationer och bättre finansiella resultat.

Du letar därför efter personer som kompletterar dig, inte personer som är en spegelbild av dig själv. Du undviker förstås ”ja-sägare” och tänker längre än till ditt eget nätverk när du rekryterar. Tänk mångfald både när det gäller kön, etnicitet, ålder, bakgrund och utbildning.

Titta gärna på filmen nedan, där Chefs expert Carin Forsling pratar om hur du bäst hanterar inflödet av idéer på arbetsplatsen.

Som chef behöver du också känna till och avgöra behoven av kompetensutveckling. Målet är att stärka gruppen ytterligare. Du tänker även på gruppens bästa i det enskilda medarbetarsamtalet, när du sätter upp individuella mål.

Vitsen med att jobba i team är att kunna dra nytta av varandras kunskaper och personligheter. Medlemmarna i teamet ska ha kompletterande kunskaper och känna till varandras kompetenser.

Människor är mer eller mindre bra på att jobba i team, men de allra flesta kan lära sig. I ett team måste man kunna anpassa sig efter andra och inte alltid få sin vilja igenom. En medspelare måste både påverka och låta sig påverkas.

Det spännande med teamet är att det är en levande organism som är i ständig förändring. Din roll som teamledare är att ha koll på förändringarna som sker och att hantera dem, så att allas styrkor kommer till sin rätt.

Som chef behöver du även ha god koll på dig själv. Du vet vilka som är dina rädslor, vad som driver dig och varför du reagerar som du gör i vissa situationer. Du måste även förstå hur du fungerar i relation till andra. Du är ditt eget verktyg i rollen att leda.

Du kan hitta dig själv på flera sätt. Du kan till exempel öronmärka tid för att bottna i dig själv och dina värderingar, eller hitta någon att reflektera ihop med, till exempel genom handledning.

En bra chef vågar vara sig själv. Det innebär du vågar visa dig mänsklig och att du tillåter dig själv att misslyckas ibland. Du ser en poäng med att vara synlig bland medarbetarna och klarar av att vara öppen och omtänksam, utan att nödvändigtvis behöva bli privat.

För den nya chefen uppstår inte sällan problemet att du plötsligt förväntas leda personer som du tidigare varit kollega med.

Det ställer stora krav på att du lyckas hantera den berömda gränsen mellan att vara personlig och privat. Hur utelämnande ska du vara? Hur mycket av dina innersta tankar kan du anförtro dina medarbetare? Här finns inga rätt eller fel. Gränsen mellan det personliga och privata är svår att dra ­– det är bara du själv som kan bestämma var den går.

Vissa klarar av att hantera en större öppenhet än andra. Men tänk på att du som chef inte kan vara en psykolog eller nära vän, utan att du i första hand måste vara just chef.

Att leda dig själv handlar också om att du tar ansvar för din fysiska och mentala hälsa. Du behöver vara stark – inifrån och ut. Förutom att säkerställa att du har rätt förutsättningar att ha en balans i livet så bör du sträva efter en god fysisk hälsa. Det minskar risken att du jobbar dig sjuk.

Se gärna filmen med Chefs expert Sofia Grenevall. Här pratar hon om hur du ska sitta framför datorn.

Samtidigt som du leder det dagliga arbetet behöver du hela tiden fokusera på organisationens uppsatta mål, genom att arbeta i relation till affärsplanen. En av dina uppgifter som chef är att kontinuerligt påminna medarbetarna om målen och att ta ansvar för att de uppfylls.

Du har även styrelsens, ägarens och arbetsgivarens bästa för dina ögon. De har gett dig ditt uppdrag – och verksamhetens resultat kan direkt härledas till ditt ledarskap. Detta kan verka utmanande, men är också en av de mest stimulerande delarna i chefskapet: Hur du agerar och beter dig på jobbet har direkt påverkan på sista radens resultat.

Ett bra sätt att göra arbetet mer resultatorienterat är att bryta ned verksamhetens vision till mål som är relevanta för ditt team och dina medarbetare.

Du kan också arbeta med olika nyckeltal som till exempel debiteringsgrad, medeltimpris eller resultat per anställd. Nyckeltalen hjälper dig att se hur bra ni är på att uppnå era mål. De går också att använda om du vill jämföra dig med andra avdelningar eller konkurrerande företag.

Chefsrollen kan vara svår, utmanande, spännade – och alldeles underbar. Som chef behöver du hålla dig uppdaterad om vad som händer i omvärlden, få stöd och lära dig av andras framgångar (eller motgångar). Det är precis därför Chef finns. Sedan 1995 har vi erbjudit smarta genvägar till chefer, i form av Nordens största ledarskapstidning på papper och webb, evenemang, seminarier och digitala tjänster. Målsättningen är glasklar – att ta Sveriges chefer vidare. Välkommen till Chef-världen.