Chefer står fast vid sina beslut

”Du förstår, jag klär mig bara i grå eller blå kostymer. Jag försöker minska ner på antalet beslut. Jag vill inte fatta beslut om vad jag äter eller har på mig. För jag har för många andra beslut att fatta.”

Så beskrev Barack Obama sin strategi för att minska ner på antalet beslut i en intervju i Vanity Fair för några år sedan. Och även om en president förmodligen är tvungen att fatta både fler och knepigare beslut än många andra chefer tillhör beslutsfattande en viktig del av ett ledarskap.

Men vad tycker egentligen chefer om att fatta beslut? Hur går de tillväga? Får de ångest? Hur ofta ändrar de sig?

Läs också: Trumps ledarstil inget vinnarkoncept

En sak är klar: Majoriteten av cheferna i Chefs undersökning upplever sig vara väldigt rationella när de fattar sina beslut. Nästan hälften av de totalt 1 466 svarande, 47 procent, uppger att de fattar beslut mestadels utifrån logik medan endast 10 procent menar att de fattar beslut mestadels utifrån känsla. Övriga drygt fyra av tio, 43 procent, menar att de fattar beslut lika mycket utifrån känsla som logik.

Men Katarina Gospic, läkare, hjärnforskare och författare till bland andra boken Välj rätt: En guide till bra beslut, menar att verkligheten ser annorlunda ut och att de som tror att de mestadels fattar beslut utifrån logik har en felaktig bild.

”47 procent lever i en dimma. Vi är känslomässiga beslutsfattare och Daniel Kahneman fick Nobelpriset för att han visade det. Jag skulle vilja säga att den vanligaste myten om beslutsfattande är att vi är så otroligt rationella och det är bara helt, helt fel. Vi kan krossa den myten”, säger hon.

Hon menar också att många glömmer bort att vi fortfarande är utrustade med samma hjärna som för 40 000 år sedan, trots all teknisk utveckling som skett sedan dess.

”Bara för att du går omkring med din smartphone som har funnits i tio år så är din hjärna inte uppdaterad. Jag brukar säga att tänk att du öppnar din laptop och så står det ’ej uppdaterad på 40 000 år’. Det är det vi har att jobba med.”

Läs också: Dags för semesterplanering: gratis semesterlista för sommaren

Ari Riabacke, fil dr i risk- och beslutsanalys, har tillsammans med Mona Riabacke, även hon fil dr i risk- och beslutsanalys, skrivit boken Beslutspyramiden: Stegen till klokare beslut. Han är inne på samma linje.

”Vi har en övertro på någon form av västerländsk matematisk ingenjörsmässig rationalitet. Jag föredrar att i stället prata om biologisk rationalitet. Det är de här grundläggande programmen som vi har i oss och som har varit en nödvändighet för vår överlevnad i miljontals år, och som har tagit oss dit vi är i dag. De styr oss mycket mer än vad den här logiska rationaliteten eller något Excel-ark gör”, säger han och tillägger:

”Hur kommer det sig att en människa som inte skulle fatta ett enda beslut utan att varje kommatecken är rätt i Excel-arket väljer att ligga med en kollega på julfesten? Trots att det varken är gynnsamt för gruppdynamiken eller affärerna på sikt? Det beror ju på helt andra mekanismer som är mycket, mycket starkare än vad de här Excelarken framkallar i känsloväg.”

Ari Riabacke menar dessutom att det är omöjligt att vara logisk och att veta vad som är rätt och fel när det handlar om stora, komplexa och unika beslut. Många gånger är det i stället någon form av känsla som gör att det tippar över åt det ena eller det andra hållet.

Dessutom påverkas vi av faktorer som vi inte är medvetna om.

”Organisationer blir ofta väder- och vindberoende. Mycket beror på dagsformen, hur det har gått på senare tid, vem som fattar beslut, vilka som råkar vara med och vilken information vi råkar få på vårt bord. En sekreterare kan ha stor inverkan på vilket beslut som fattas beroende på vilket beslutsunderlag som vederbörande har förberett.”

Läs också: Enkla metoden: Ta tempen på jobbstressen

Enligt Katarina Gospic kan dessutom vår egen övertygelse om att vi är mer förnuftiga än vi egentligen är leda till att vi fattar sämre beslut.

”Förstår man inte att vi är känslomässiga beslutsfattare riskerar man så klart att gå i de här beslutsfällorna för att man inte har insikt i hur vi fungerar.”

Klicka på grafiken för att göra den större. Grafik: Victoria Ovmark

Samtidigt vill hon understryka att emotionellt beslutsfattande inte är dåligt i sig och att vi inte bör lägga någon värdering i vilken typ av beslut som är bäst. Det kan variera från situation till situation. Betydligt bättre är att lära oss när vi bör släppa fram en viss typ av beteende.

”I en viss situation kanske det bästa beslutet är att skälla ut någon. Då är det ju bara att släppa fram sina känslor och köra på det spåret. Andra gånger sitter du med ett avtal och vill bara komma i mål. Då är det ju inte så bra att skälla ut personen utan då kanske du måste reglera dig själv och tänka att ’nu måste jag få den här underskriften’.”

Frågan om känsla eller förnuft är inte heller svart eller vit. Det är sällan vi agerar helt utifrån det ena eller det andra, enligt Katarina Gospic.

”Jag brukar se det lite som ett rep där ena sidan är emotionell och andra sidan är rationell, och så drar man i repet. Ibland är det längre på den rationella sidan och kortare på den emotionella sidan, och ibland är det tvärtom. Det går att fördela de här krafterna.”

Läs också: Frågan Linkedins rekryterare aldrig missar att ställa

Oavsett om det är känsla eller förnuft som dominerar menar 77 procent att de alltid eller ganska ofta har tillräckligt mycket fakta på bordet för att kunna fatta sina beslut.

Inte mindre än nio av tio uppger dessutom att de alltid eller ganska ofta har den kunskap och de mandat och resurser de behöver för att kunna fatta sina beslut.

Men enligt Ari Riabacke är det inte alltid en fördel att ha mycket information när det handlar om beslutsfattande.

”’The more the merrier’ gäller i många sammanhang, men det finns ingenting som pekar på att mer information gör oss till bättre beslutsfattare. Jag tycker att en bra tumregel är hälften så mycket är dubbelt så bra”, säger han.

Det kan dessutom finnas en poäng med att våga fatta beslut utan att ha alla fakta på bordet.

”Framtidens beslutsfattande innehåller en stor portion mod som jag ser det. Det handlar om att våga fatta beslut även fast du inte har all information i din hand, för det kommer du aldrig att ha”, säger Ari Riabacke.

Om nu inte tillgången till information garanterar kvaliteten på besluten, hur är det då med erfarenheten?

Majoriteten av de chefer som deltagit i Chefs undersökning, 67 procent, tycker att det har blivit enklare att fatta beslut med ökad chefserfarenhet. Endast 9 procent tycker att det har blivit svårare.

Läs också: Sju signaler på för hög arbetsbelastning

Katarina Gospic ger dem till viss del rätt och menar att erfarenhet kan vara till nytta när det handlar om att fatta beslut, så länge det gäller en välbekant situation.

”Man måste skilja på vilken typ av beslut man fattar. Om du fattar liknande beslut hela tiden och om din värld inte har förändrats, då kommer du ju absolut att bli bättre med erfarenhet”, säger hon.

Ari Riabacke har en liknande uppfattning.

”När vi pratar om intuition, det vill säga någon form av samlad kunskapsbas för att till exempel fatta beslut, så ökar den över tid. Är man i en liknande miljö under en längre period får man en bättre förmåga helt enkelt. Men den förmågan är domänspecifik och går inte alltid att konvertera till ett annat område.”

Det innebär också att äldre och mer erfarna chefer långt ifrån alltid har ett försprång jämfört med sina yngre kolleger när det handlar om beslutsfattande. Tvärtom finns det en risk för att erfarenheten leder till mer naiva beslut.

”Problemet är ju att om världen förändras så oerhört snabbt behöver ju en tidigare erfarenhet och intuitiv känsla inte vara relevant för den situation som uppstår nu, för den är ju unik, den har aldrig uppstått förut. Det innebär att intuitionen också uttalar sig om saker som den inte har en aning om. Det måste vi vara uppmärksamma på så att den inte lurar oss att hoppa i galen tunna”, säger Ari Riabacke.

Däremot kan erfarenheten göra att du hanterar nya situationer på ett bättre sätt.

Läs också: 3 sätt att bädda för din exit

”’Jag vet inte vad som kommer att hända, jag har ingen aning om hur det här fungerar, men jag har lärt mig att det löser sig.’ Den erfarenheten tror jag kan vara bra. Man vet att det här är nytt och man kan ingenting, men det är det som är själva utmaningen”, säger Katarina Gospic.

Även tidsaspekten påverkar förmågan att fatta beslut. En knapp tredjedel tycker att det är svårare att fatta beslut under tidspress medan en ungefär lika stor andel tycker att det är enklare. Fyra av tio chefer uppger att tiden inte alls påverkar deras förmåga att fatta beslut.

Oavsett om det blir lättare eller svårare med beslutsfattande under tidspress är det viktigt för en chef att snabbt kunna fatta beslut. Inte minst ställer dagens samhälle, där allt händer så snabbt, stora krav på chefers beslutsfattande. I slutändan kan ett företag stå eller falla med detta.

”Det är ju jätteviktigt, allting går snabbare i dag, och då blir också förmågan att kunna fatta beslut i ett högre tempo inte bara viktig, utan det handlar om överlevnad för företag och organisationer. Det går inte att fundera i tid och evighet på ’hur ska vi göra här?’. Andra beslut får ta tid och de ska ta tid, men de flesta vardagliga beslut behöver man få någon form av avslut på ganska snart”, säger Ari Riabacke.

Han menar att det är bättre att fatta ett beslut än att skjuta på det och kanske inte fatta något beslut alls.

”Det är ungefär som att den bästa träningen är den som blir av. Ett icke-beslut är oftast det sämsta tänkbara för då hamnar du i händerna på någon annan eller så får ödet bestämma var det landar någonstans.”

De flesta, 86 procent av de svarande, verkar inte ha någon ångest över de beslut de fattar, och majoriteten, 74 procent, har inga problem att koppla bort tankarna på de beslut de har fattat när de är lediga.

Läs också: 4 sätt att skapa oreda och bli mer kreativ

Bland de chefer som trots allt har svårt att koppla bort besluten uppger en knapp tredjedel att det yttrar sig i form av sömnlöshet, koncentrationssvårigheter och irritation.

Att ångra sina beslut verkar inte heller vara något större problem. Nio av tio chefer ångrar sig sällan när de väl har fattat ett beslut och var tjugonde ångrar sig aldrig.

Således är det inte heller speciellt vanligt att de ändrar på besluten. Sju av tio chefer river upp sina beslut endast några gånger per år medan två av tio chefer river upp beslut några gånger per månad.

Just utrymmet för att kunna fatta fel beslut är enligt Ari Riabacke en av nycklarna till att kunna fatta rätt beslut. Han menar att det är viktigt att skapa en kultur där det är tillåtet att göra fel för att människor också ska kunna fatta bra beslut.

”Många organisationer säger att ’det ska vara högt i tak’. Och ja, det ska det vara, men vi måste också få reda på hur långt det är till golvet. Folk måste våga fatta beslut och de måste våga göra fel. Törs du inte göra fel kan du inte göra rätt.”

Han menar också att det är viktigt att våga gå emot sin rädsla. Hur gärna vi än önskar det kan vi inte gärna veta vad våra beslut kommer att leda till.

”En utmaning som det handlar om är att våga fatta beslut fast du inte vet hur det kommer att bli. Och det är ju det som är problemet med framtiden, att vi vet inte hur den ser ut. Men det enda sättet att få reda på det är att välja en väg. För det går alltid, eller så gott som alltid, att fatta nya beslut. Antalet beslut är oändligt.”

Läs också: 5 saker innovativa ledare har gemensamt

Fakta om undersökningen: 1 466 personer svarade på Chefs webbenkät i början av december 2016. Av dessa är 57 procent kvinnor och 43 procent män. 40 procent är chefer på ledningsnivå, 34 procent är mellanchefer och 15 procent är gruppchefer eller arbetsledare.