8 sätt: Kommunikation på jobbet – från missförstånd till förståelse

Även om vi gärna vill tro att vägen till en snabb befordran mest handlar om att göra ett bra jobb, så är det fler underliggande faktorer som kan avgöra en karriärs framtid.

Ofta handlar det i grund och botten om att veta hur du kommunicerar framgångsrikt med din chef, enligt en ny artikel på amerikanska ledarskapssajten Fast Company.

Där fastslås det att medarbetare bör förstå sin chefs kommunikationsstil, lära sig säga ifrån när arbetsbelastningen blir för stor, och ha en strategi för att leverera dåliga nyheter.

Att vara en skicklig kommunikatör, samt tydlig och konsekvent, borde också vara hygienfaktorer hos chefen, har psykologen Björn Hedensjö nyligen sagt till Chef.

Det som en kommentar till en ny stor undersökning från Manpower, som frågade medarbetare vilka drag hos chefen som är värst.

Högst upp på listan hittar vi att medarbetare anser att chefen är ineffektiv på att kommunicera (25 procent), att hen ger otydliga instruktioner (21 procent), och är inkonsekvent (17 procent).

”Relationer på jobbet, och inte sällan relationen till chefen, kan bidra till stress hos medarbetare”, menar Björn Hedensjö.

Hur kan då både chefen och medarbetaren lära sig kommunicera bättre?

1. Förstå din chefs kommunikationsstil

Har du någonsin haft ett frustrerande samtal där det verkar som att chefen avfärdar alla dina idéer?

Det kanske inte handlar om dig – eller ens dina idéer. Det kan handla om hur du kommunicerar, menar Fast Company.

Forskning har visat att det finns två dimensioner som påverkar våra kommunikations- och arbetsstilar: dominans och social kompetens.

Dominans handlar om hur mycket kontroll en person behöver, medan social kompetens handlar om hur mycket en person värdesätter relationer och känslomässig kontakt.

Att förstå var din chef befinner sig på dessa två skalor och anpassa din egen stil därefter, kan hjälpa dig att kommunicera mer effektivt.

2. Lär dig säga ifrån när arbetsbelastningen blir för stor

Att vara en toppresterande medarbetare har sina fördelar, exempelvis att du känner dig mer självsäker på jobbet.

Men det kan också innebära att du blir chefens favorit att lägga nya uppgifter på, vilket kan leda till överbelastning och ökad risk för utbrändhet.

Att ta på sig för mycket skadar inte bara dig – det påverkar även arbetsgivaren negativt.

I stället för att fortsätta tacka ja till fler uppgifter, behöver du tydligt kommunicera dina nuvarande åtaganden med din chef och gå igenom vad som måste prioriteras.

”Använd din expertis för att tala om vad du anser är realistiskt. Kom ihåg att det är du som är experten på ditt jobb”, menar Kim Meningen i artikeln på Fast Company.

3. Ha en strategi för att leverera dåliga nyheter

Jobbet kan vara oförutsägbart, och förr eller senare kan du hamna i en situation där du måste ge chefen dåliga nyheter, eller ta ett obekvämt samtal.

I en sådan situation är det är viktigt att du först förvarnar din chef, tar ansvar för din del i problemet, undviker att lägga skuld, och lämnar utrymme för att lyssna på chefens återkoppling.

”Motstå impulsen att gå i försvar. Din chef kan mycket väl ge dig värdefull feedback i det ögonblicket”, säger Art Markman i Fast Company.

Källa: Fast Company

1. Mörka inte det som alla vet pågår

En del chefer låter bli att prata om pågående förändringar, kanske för att det är oklart vad som ska hända eller vad de kan berätta. Men när du låter bli att berätta om saker som alla i organisationen ändå vet pågår, så undergräver det förtroendet för dig och leder till spekulationer och felaktig information.

2. Bygg förtroende

Om du säger en sak men gör en annan, så kommer förtroendet för dig att raseras på nolltid. Att bygga upp förtroende handlar om att förstå medarbetarnas svårigheter på djupet, att prata direkt med dem om hur de vill att problemet ska lösas på kort och lång sikt – och att sedan agera efter det.

3. Var glad åt intresset

Inse att kommunikation är en ständigt pågående uppgift. Tolka medarbetarnas vilja att veta som ett uttryck för engagemang. Se till att svara på de frågor som kommer. Om du får samma frågor om och om igen, titta på vad du har kommunicerat. Finns det brister som gör att det du kommunicerar inte når fram? Tänka proaktivt. Vad behöver du ge för information så att alla känner att de fått svar, istället för att du bara väcker nya frågor?

4. Det spelar roll vem som informerar

När vi får information tolkar vi den på två sätt: själva budskapet och hur det påverkar oss. Därför föredrar många att få informationen från sin närmaste chef, i stället för via nyhetsbrev eller stormöten. Är ni en större organisation kan det vara en idé att informera sina närmaste medarbetare, och att de i sin tur informerar sina medarbetare, och så vidare. Komplettera det med att berätta att du kommer att stämma av med – och finnas tillgänglig – för medarbetare på olika nivåer, för att se att alla nås av rätt information.

5. Gör inte medarbetarna passiva

En alltför dominerande kommunikationsavdelning kan passivisera medarbetarna. Gör därför medarbetarna aktiva i att söka information, till exempel genom att bara skicka ut information till dem som måste få den, och att alla andra får hämta den på intranätet.

Källa: inc.com