6 tips för att öka din effektivitet

Fråga: Jag springer från möte till möte och hinner aldrig göra det jag ska göra. Min to do-lista bara växer. För att inte tala om den strategiska planeringen. Jag drunknar i operativt arbete, mejl och tusen frågor från mina medarbetare.

Jag vet att frågan är luddigt formulerad men jag skulle verkligen behöva hjälp med några grundläggande tips kring hur jag kan öka min effektivitet och räcka till för min uppgift. Jag jobbar på en kommun som första linjen-chef och har 16 anställda.

/Ola

Läs också: 9 säkra tecken på att du saknar balans i livet

Svar: Balansen mellan det operativa och strategiska är chefens eviga tango. Den enda som kan sluta dansa efter andra är du.

Din fråga är inte luddig. Den är livsviktig. Det är illa i chefs-Sverige. Här kommer några tips för att få mer tid till det strategiska.

1. Delegera. Först och främst måste du börja delegera. Ditt arbete är att leda och fördela arbetet. Inte utföra det. En grundregel för att delegera en uppgift är att fundera över vem som är mest lämpad att utföra arbetet bäst. Säg sedan precis det när du delegerar. Det är ditt ansvar.

2. Hantera frågorna. När man får många frågor från medarbetarna, är det för att du svarat på frågor tidigare. Det är ett beteende som behöver ändras. Skjut tillbaka frågan direkt. Medarbetarna har om inte alltid, så i alla fall ofta, möjligheten att själva ta reda på svaret.

3. Avsätt chefstid. Blocka tid i kalendern för att vara chef. Tiden är villkorslös. Minst 30 minuter varje dag. Förbered dessa 30 minuter varje måndag, så att du inte står där med en ledig halvtimme och är stressad. DÅ händer ingenting.

Läs också: Petter Stordalen: ”Jag struntar i om ni svär över mig”

4. Att göra-Listan. Bra att du har en lista. Det är dags att ta itu med den också. Samla medarbetarna och dela ut de saker som du inte MÅSTE göra. Följ upp vid nästa möte.

5. 30-minutersmötet. Varför är de flesta möten vi går på drygt en timme? Som dessutom ligger i anslutning till varandra. Default-inställningen i de flesta kalendrar är på en timme. Ändra default till 30 minuter. Gå inte på möten längre än 30 minuter om följande är oklart:

1 varför mötet hålls
2 vad som ska avhandlas
3 vilka beslut som föreligger
4 vilka resultat som förväntas.

6. Ta dig själv på allvar. Ta rollen på allvar. Ställ dig frågan om du själv skulle vilja ha dig som din egen chef?

/Alexander Holmberg, ledarskapscoach

Missa inte: Mall för utvecklingssamtalet