miltarmejl
Foto: Adobe Stock

Mejla som en militär – bli mer effektiv

Missar medarbetarna dina mejl? Fördröjer dina långa ämnesrader viktiga beslut? Lösningen: militär precision i utkorgen.

På Harvard Business Reviews sajt ger Kabir Sehgal, före detta marinsoldat och tillika ex-viceordförande för JP Morgan, råd om effektivt mejlande. Kommandoord, akronymer och lättöverskådliga punktlistor är några av genvägarna. Här följer hans tre viktigaste tips:

Ämnesrader med nyckelord

VERKSTÄLL, SIGNERA, INFO, BESLUT, FÖRFRÅGAN, KOORDINERA – håller du för öronen ännu? Versaler anses ju i onlinespråk likställt med att skrika och kan verkligen inte sägas höra till god ton, men nog får de dina ämnesrader att stå ut i mejlfloden. Och vad gäller tydlighet lämnas inget till slumpen. FÖRFRÅGAN: semesterdagar i jul. Oklart? Inte alls.

Använd dem så här:

VERKSTÄLL eller kanske ATT GÖRA: När innehållet i mejlet kräver en prestation från mottagaren.

SIGNERA: När du behöver, just det, en signatur från vederbörande.

INFO: Infomejl. Kräver inget svar.

BESLUT: När mottagaren behöver fatta ett beslut.

FÖRFRÅGAN: Kräver en tillåtelse eller ett godkännande från mottagaren.

KOORDINERA eller kanske SAMARBETE: Kräver en koordinationsinsats från mottagaren eller varskor hen om att någon annan kommer vilja ha ett inspel i något sammanhang.

nyhetsbrev-9

Missa inget!

Chefs populära nyhetsbrev Ditt ledarskap och Din karriär samlar varje vecka det bästa från Chef.se.
  • Konkreta råd i ditt chefskap
  • Användbara metoder och verktyg
  • Relevanta erbjudanden

BLUF – Bottom line up front

Alla som sett en Hollywoodfilm vet att amerikanska flottan har förkortningar för allt. På svenska kanske vi skulle säga kärnfrågan, men BLUF är onekligen lätt att komma ihåg. Och innebär svar på följande: Vem, vad, var, när och varför. Skriv gärna ut själva ordet ”kärnfrågan” – feta, gulmarkera – bara det blir tydligt. Skippa bakgrundsinformationen – eller lägg den i punktform efter det viktigaste. Kan tyckas barskt, men eliminerar onödigt scrollande och en känsla av ”ska jag verkligen behöva läsa allt det här?”

Exempelmejl:

Ämne: INFO: Jobba hemifrån

Hej,

Kärnfrågan: Ledningen har fattat beslut om att minska antalet tillåtna dagar i veckan för hemarbete från tre till en. Det börjar gälla från och med 1 januari.

Bakgrund: 

– Vi behöver öka samhörigheten på arbetsplatsen.

– Samtliga chefer i ledningsgruppen ställer sig bakom beslutet.

Vänliga hälsningar,

Chef Chefsson

Var ekonomisk

På samma sätt som det viktigaste på en sajt ska synas på första skärmen, innan man börjar scrolla (se även punkten ovan), ska dina läsare inte behöva rulla ner för att få sig det viktigaste till livs. I amerikanska flygvapnets manual för mejlskrivande rekommenderas även aktiv form framför passiv – alltså pronomen före verb – för att det ska vara glasklart vem som utför en handling eller tar ett beslut.

Relaterade artiklar

linkedina
Karriär

Ny CV-funktion: Så ska Facebook utmana Linkedin

Linkedin är världens största yrkesnätverk. Men kanske inte så länge till. Nu planerar Facebook att utmana plattformen med en ny CV-funktion.
robot_manniska
Annonssamarbete Chef + Företagsuniversitetet

Säg hej till ditt nya lärande

Bli din egen rektor. Fånga osynlig kunskap. Ledare som landar rätt i det nya lärandet har allt att vinna. ”Det här är en karriärdefinierande utmaning för chefer”, menar Daniel Kjellsson, Företagsuniversitetets framtidsstrateg.
etikett
Karriär

10 tips för vett och etikett på jobbet

Att komma för sent till möten och ”glömma” att svara på jobb­ansökningar kan få större konsekvenser än du tror.
maud-2
Karriär

Klä dig rätt – för att vässa ditt ledarskap: 3 tips

Stilsäkra vd:n Maud Spencer använder kläderna för att vässa sitt ledarskap – och göra bättre affärer. Och hennes välklädda exempel har spridit sig inom företaget, ända ut på fabriksgolvet.
smarttweet-2
Beslutsfattande

Linkedins vd gav precis bästa rådet till chefer

Han är utsedd till en av världens populäraste chefer – av sina medarbetare. Nu ger Jeff Weiner, vd för Linkedin, ett råd till andra chefer – med två korta meningar.

saveme
Kommunikation

Här är knappen som ska rädda dig från tråkiga möten

Vi har alla varit på ett möte som aldrig vill ta slut. Blodsockret är rekordlågt och allt som åker in i ena örat åker ut genom det andra. Nu ska det bli stopp på det med en magisk knapp.
test2-4
Annonssamarbete Chef + Optapad

5 saker smarta chefer vet om ergonomi

Få chefer är utbildade i ergonomi. Ändå är det ofta där ansvaret för inköp av ergonomiska produkter landar. Vilse i djungeln av datormöss och specialhjälpmedel? Här är råden som hjälper dig välja rätt.
ddd
Kommunikation

Så lyckas du med strategisk improvisation – ny bok avslöjar

Släpp planer och kontroll och kommunicera mer i stunden. Lär av improvisatörer och fånga nya möjligheter, uppmanar Katarina Gentzel Sandberg, kommunikationsrådgivare på Gullers Grupp.
nyhetsbrev-9

Missa inget!

Chefs populära nyhetsbrev Ditt ledarskap och Din karriär samlar varje vecka det bästa från Chef.se.
  • Konkreta råd i ditt chefskap
  • Användbara metoder och verktyg
  • Relevanta erbjudanden