miltarmejl
Foto: Adobe Stock

Mejla som en militär – bli mer effektiv

Missar medarbetarna dina mejl? Fördröjer dina långa ämnesrader viktiga beslut? Lösningen: militär precision i utkorgen.

På Harvard Business Reviews sajt ger Kabir Sehgal, före detta marinsoldat och tillika ex-viceordförande för JP Morgan, råd om effektivt mejlande. Kommandoord, akronymer och lättöverskådliga punktlistor är några av genvägarna. Här följer hans tre viktigaste tips:

Ämnesrader med nyckelord

VERKSTÄLL, SIGNERA, INFO, BESLUT, FÖRFRÅGAN, KOORDINERA – håller du för öronen ännu? Versaler anses ju i onlinespråk likställt med att skrika och kan verkligen inte sägas höra till god ton, men nog får de dina ämnesrader att stå ut i mejlfloden. Och vad gäller tydlighet lämnas inget till slumpen. FÖRFRÅGAN: semesterdagar i jul. Oklart? Inte alls.

Använd dem så här:

VERKSTÄLL eller kanske ATT GÖRA: När innehållet i mejlet kräver en prestation från mottagaren.

SIGNERA: När du behöver, just det, en signatur från vederbörande.

INFO: Infomejl. Kräver inget svar.

BESLUT: När mottagaren behöver fatta ett beslut.

FÖRFRÅGAN: Kräver en tillåtelse eller ett godkännande från mottagaren.

KOORDINERA eller kanske SAMARBETE: Kräver en koordinationsinsats från mottagaren eller varskor hen om att någon annan kommer vilja ha ett inspel i något sammanhang.

nyhetsbrev-9

Missa inget!

Chefs populära nyhetsbrev Ditt ledarskap och Din karriär samlar varje vecka det bästa från Chef.se.
  • Konkreta råd i ditt chefskap
  • Användbara metoder och verktyg
  • Relevanta erbjudanden

BLUF – Bottom line up front

Alla som sett en Hollywoodfilm vet att amerikanska flottan har förkortningar för allt. På svenska kanske vi skulle säga kärnfrågan, men BLUF är onekligen lätt att komma ihåg. Och innebär svar på följande: Vem, vad, var, när och varför. Skriv gärna ut själva ordet ”kärnfrågan” – feta, gulmarkera – bara det blir tydligt. Skippa bakgrundsinformationen – eller lägg den i punktform efter det viktigaste. Kan tyckas barskt, men eliminerar onödigt scrollande och en känsla av ”ska jag verkligen behöva läsa allt det här?”

Exempelmejl:

Ämne: INFO: Jobba hemifrån

Hej,

Kärnfrågan: Ledningen har fattat beslut om att minska antalet tillåtna dagar i veckan för hemarbete från tre till en. Det börjar gälla från och med 1 januari.

Bakgrund: 

– Vi behöver öka samhörigheten på arbetsplatsen.

– Samtliga chefer i ledningsgruppen ställer sig bakom beslutet.

Vänliga hälsningar,

Chef Chefsson

Var ekonomisk

På samma sätt som det viktigaste på en sajt ska synas på första skärmen, innan man börjar scrolla (se även punkten ovan), ska dina läsare inte behöva rulla ner för att få sig det viktigaste till livs. I amerikanska flygvapnets manual för mejlskrivande rekommenderas även aktiv form framför passiv – alltså pronomen före verb – för att det ska vara glasklart vem som utför en handling eller tar ett beslut.

nyhetsbrev-9

Missa inget!

Chefs populära nyhetsbrev Ditt ledarskap och Din karriär samlar varje vecka det bästa från Chef.se.
  • Konkreta råd i ditt chefskap
  • Användbara metoder och verktyg
  • Relevanta erbjudanden

Relaterade artiklar

Kommunikation

4 tips: Så blir du ett proffs på mingel

Mingelparty och en möjlighet att knyta helt nya kontakter. Ändå är det vanligt att ställa sig vid personer man redan känner för att känna trygghet. Här är fyra tips för att bli bättre på att mingla.
Sponsrat Chef + Telenor Företag

Workfulness — chefens nya priofråga

Ineffektiva möten, ständig stress och svårt att fokusera på komplicerade arbetsuppgifter. Våra jobbhjärnor kokar. Dags för chefen att satsa på Workfulness.
Kommunikation

Toppbetyg: 4 av 5 har förtroende för sin chef

Får du gehör för dina beslut? Då kan du vara en chef som dina medarbetare litar på. Nu visar en ny undersökning att svenska chefer får ett toppbetyg i förtroende.
Beslutsfattande

Därför är inte karismatiska chefer bäst

Vågad, charmig och stark utstrålning. Du kanske känner igen ledartypen? Nu visar att ny forskning att allt för hög karisma kan minska effektiviteten.
Chefboken

Lär dig styra andra – utan att öppna munnen

Hur får du andra att göra som du vill? Det kan vara enklare än du anar – faktiskt nästan skrämmande lätt.

Chefbokens redaktör Maria Gerlofson har sammanfattat nya boken För-Påverkan, som är månadens Chefboken och guld värd för säljare och chefer som vill påverka.

Kommunikation

”Målet? Nå 60 000 personer – per dag!”

Få personer är så aktiva på sociala medier som Günther Mårder, vd på Företagarna. Han lägger mer tid där än i sin mejlkorg. ”Om du inte är aktiv i sociala medier kommer du snart att vara irrelevant på arbetsmarknaden”, menar han.
Sponsrat Chef + SBS Executive MBA

Receptet: Så blir du en hållbar chef

Chefer som kan hållbarhet är en viktig pusselbit som ofta saknas.
Lägg hela pusslet. Ta stegen som behövs – för att lära dig leda hållbart.

Kommunikation

Chefer, dags att vakna på sociala medier

Var fjärde chef anser fortfarande att sociala medier är oviktiga. Med ett undantag – Linkedin. Och även om de har konton är de inte så aktiva, visar Chefs undersökning. Det kan påverka ledarskapet negativt, varnar experterna.
Kommunikation

Hon fick politikerna att vakna – med Facebook

När politikerna i Täby fick se det uppror som förskolechefen Lisa Nordenståhl dragit igång via Facebook blev de mycket mer samarbetsvilliga. Och helt plötsligt fanns det också mer pengar till verksamheten.
Kommunikation

Ditt företag är inte så digitaliserat som du tror

Svenska företag ligger i digital framkant – tror man i alla fall. Men en färsk undersökning att svenskarna halkat efter i jämförelse med andra länder.
Kommunikation

Här är 7 steg för att hålla det ultimata talet

40-årsfesten, jobbets kickoff eller studentskivan. Oavsett miljö kan det förväntas att du som chef håller ett tal. Genom att följa 7 enkla steg kan du hålla det oförglömliga talet alla pratar om – hur jobbigt det än känns på förhand.
Kommunikation

6 tecken på att du är en chef att lita på

Får du inte gehör för dina beslut? Då kan medarbetarna ha bristande förtroende för dig som chef. Men det finns några knep för att bli en ledare att lita på.
Kommunikation

Så rensar du i mejlhögen – på två timmar

En mejlkorg fylld till brädden med olästa meddelanden. Känner du igen dig? Med ett par enkla tips kan du snabbt få kontroll över mejlkorgen – och frigöra tid till viktigare saker.
Kommunikation

5 enkla tips: Så blir du ett mejlproffs

Tycker du också att mejlkorgen är ständigt överfylld? Att det tar hela förmiddagen att ens gå igenom den efter helgen? Med ett par effektiva tips kan du återta kontrollen – och bli ett mejlproffs.
Kommunikation

Hon leder 40 personer i Norrland – från Australien

Virginia Zazo är verksamhetschef för en klinik på Norrlands universitetssjukhus – och leder 40 medarbetare från Brisbane, Australien. Hon ser flera fördelar med distansledarskap: tydligare kommunikation, utvecklingsmöjligheter och tid för reflektion och ostört arbete.
Karriär

Tips: 5 appar du behöver som chef

Ringa, sms:a och mejla. Det är kanske det du använder din jobbtelefon till. Men faktum är att det finns fler smarta appar för att göra ditt jobb enklare.