bengt-andreasson-cryo

10 tips för mycket mer effektiva möten

På Cryo i Göteborg var många möten ineffektiva. Kvalitetschefen Bengt Andreasson har ändrat på det. I del 2 av Mötesskolan ger vi konkreta tips på hur du blir bättre på att leda möten.

Bengt Andreasson är kvalitetschef på företaget Cryo i Göteborg. Han har lett ett projekt för att göra mötena bättre och tydligare.

”När vi gjorde en mätning för cirka ett år sedan tyckte bara 40 procent av våra medarbetare att mötena var effektiva. Vi hade också en känsla av att vi satt i väldigt många möten. Vissa nyckelpersoner var hopplösa att få tag på, eftersom de alltid var upptagna. Vi ville göra något.

Vi började ifrågasätta hur många personer som skulle vara med på varje möte. Vi skapade spelregler för att göra mötena effektivare, som att man ska skicka ut en agenda i god tid och skriva tydliga protokoll.

Nu har vi ett tydligt syfte med varje möte. Vi har också i bakhuvudet att man inte alltid måste sätta sig i ett möte för att lösa en fråga. Man kan ta en avstämning i korridoren på tio minuter i stället.

Vi har också blivit bättre på att komma i tid till möten, även om det finns mycket kvar att göra …

När vi gjorde en ny mätning efter ett halvårs intensivt arbete med möteskultur tyckte 70 procent att mötena var effektiva. Det har gett resultat för hela verksamheten. Nu lägger vi inte lika mycket tid på onödiga möten, och vi får tydligare beslut från våra möten.”

5 råd när du leder möten:

1. Avsätt tid i kalendern för att planera mötet.

2. Ange ett tydligt syfte och mål. Skriv det i inbjudan och läs upp det i början av mötet.

3. Variera möblering, mötesmetod, plats etc.

4. Skapa delaktighet och välkomna alla genom att titta deltagarna i ögonen när mötet börjar.

5. Avsluta med att reflektera. Vad gjorde vi bra? Vad kunde vi gjort bättre? Hur gör vi det bättre nästa gång?

nyhetsbrev-9

Missa inget!

Chefs populära nyhetsbrev Ditt ledarskap och Din karriär samlar varje vecka det bästa från Chef.se.
  • Konkreta råd i ditt chefskap
  • Användbara metoder och verktyg
  • Relevanta erbjudanden

5 råd när du deltar i möten:

1. Avsluta det du håller på med i god tid så att du kan fokusera på det du ska prestera.

2. Fundera innan du går in på mötet vad det är du kan bidra med.

3. Ta inte med din telefon.

4. Reflektera över din egen insats.

5. Avsätt tid i kalendern för eventuella uppgifter du fått på mötet.

Källa: Möteskonsulten Micke Darmell.

Checklista – är era möten effektiva?

Om du kan svara ja på följande frågor har ni redan effektiva möten. Om du svarar nej på flera punkter, finns det fortfarande lite att förbättra.

1. Våra möten har tydliga syften.

2. Våra möten har tydliga mål.

3. Våra möten är väl förberedda.

4. Endast de som berörs av mötet deltar.

5. Jag vet vilken roll och betydelse jag har för mötet.

6. Våra möten leds på ett professionellt sätt.

7. Det är tydligt vad som beslutas vid våra möten.

8. Det är tydligt vem som är ansvarig för de beslut som tas på våra möten.

9. Våra möten bidrar till att utveckla vår verksamhet.

10. Våra möten skapar en gemensam riktning i organisationen.

11. Jag har en känsla av att våra möten leder till resultat.

Källa: MQI Meeting Quality Index/3S

Mötesskolan del 3 publiceras torsdag 8 maj – Svenska chefer bjuder på sina bästa mötestips

Relaterade artiklar

ledarvd
Beslutsfattande

4 saker varje lyckad vd gör

Nu har forskningen sagt sitt. För att bli en framgångsrik vd finns det 4 egenskaper som är extra bra att ha.

nio-punkter
Arbetsrätt

Ledarligan

I varje nummer sedan Chef startade 1995 har vi testat en känd ledare. Här i Ledarligan visar vi cheftester från de senaste fem åren. Vi har markerat vilka chefer som har bytt befattning eller slutat sin tjänst sedan testet gjordes.
tengblad1
Delegering

”Medarbetarna ger dig framgång”

Fokus i ledarskapet bör vara att utveckla medarbetarna och teamet, säger Stefan Tengblad, som skrivit Medarbetarskap tillsammans med Johan Velten och Runar Heggen.
henrik-bunge2
Arbetsmiljö

Henrik Bunge, vd Björn Borg: ”Jodå, man kan faktiskt tvinga folk att träna”

Årets hälsofrämjande chef. Alla kan bli sitt bästa jag, det är hans bestämda uppfattning. Henrik Bunge tubbar sina medarbetare att sträva mot sina personliga mål för fysisk hälsa och personlig utveckling.
fonus
Delegering

Här skriver alla affärsplanen

Genom att låta alla 750 medarbetare vara med och utforma affärsplanen har Fonus vd Mikael Åbom lyckats skapa ett större engagemang inom företaget. På köpet har affärsplanen blivit tydligare – och kortare.
intemejla
Delegering

Så halverar du din mejltid

Handen på hjärtat – hur ofta kollar du din mejl? Antagligen alldeles för ofta. Här är fem steg för att minska ditt mejlberoende och börja mejla på ett mer hälsosamt och effektivt sätt.
dodssynder
Delegering

Frånvaro-mejl? Se upp för dessa dödssynder

För att inte ruinera ledigheten — och därmed dig själv — finns det tre viktiga saker att tänka på när du utformar ditt frånvaro-meddelande.
jobba-2
Delegering

Checklista: Så hinner du jobba klart innan jul

Tiden kring jul bjuder på rekordhöga stressnivåer för många chefer. Hur ska man hinna med allt som behöver fixas på jobbet och privat? Här är effektivitetskonsulten Petra Brasks bästa råd inför de sista arbetsdagarna 2016.
nyhetsbrev-9

Missa inget!

Chefs populära nyhetsbrev Ditt ledarskap och Din karriär samlar varje vecka det bästa från Chef.se.
  • Konkreta råd i ditt chefskap
  • Användbara metoder och verktyg
  • Relevanta erbjudanden