Vem trivs bäst i öppna landskap?

Är det ett vardagsrum? En kreativ hub där man träffar kompisarna över en latte? Ett avancerat exempel på samtida inredningsfilosofi, ett skyltfönster för demokratisk design eller ett andra hem för uppåt 1 600 människor?

Ikeas nya kontor Hubhult i Malmö är allt det ovanstående. Fast det kallas inte kontor.

”Vi använder ordet mötesplats”, säger Daniel Lewin, som bär titeln communication specialist och guidar oss genom denna ambitiösa satsning på vad som beskrivs som framtidens arbetssätt: det aktivitetsbaserade.

I det lounge-liknande men avskalade -entréplanet sitter folk på kuddar i den -voluminösa mötestrappan, byggd av spillvirke från Ikeabyrån Hemnes, knattrande på sina laptops eller inbegripna i samtal. Vissa föredrar de färgglada fåtöljerna i den myllrande mixen av bokhyllor och prydnadsväxter som ombonad arbetsplats. Ytterligare andra har förflyttat sig till high focus-utrymmen för en stunds extra koncentration. I husets workshop area hålls möten bakom flyttbara ”ladugårdsdörrar” av omålat trä, som kan slås upp på vid gavel för marknadsföring av projektet mitt under pågående arbete. Det är rymd, ljus och campuskänsla.

I Hubhult finns inga fasta arbetsplatser, inga personliga skrivbord, inga klaustrofobiska enmanskontor att tillbringa ett helt arbetsliv i. Med datorn ledigt under armen cirkulerar medarbetarna genom den 22 000 kvadratmeter stora fyraplansbyggnaden, mellan olika zoner, anpassade för arbetsdagens skiftande behov.

”Det är helt okej att sitta hemma och jobba. Men vi vill ju att det ska vara så trevligt här, att folk kommer hit så mycket som möjligt”, säger Daniel Lewin.

Varje avdelning har visserligen en egen hemvist, en base camp, med låsbara skåp för personliga tillhörigheter. Men det kan gå dagar mellan tillfällena då de närmaste medarbetarna möts ansikte mot ansikte. Intranät, elektroniska anslagstavlor och Skype är en väsentlig del av det aktivitetsbaserade kontoret.

”Det här är framtidens sätt att jobba, absolut”, säger Ylva Pålsson som i egen-skap av world of working leader bär ansvar för implementeringen.

”Själv har jag aldrig gillat att sitta bakom ett skrivbord en hel dag. Det rörliga, trans–parenta, flexibla arbetssättet – som öppnar för möten med nya ansikten och idéer – ger betydligt mer energi. Jag tror att vi har lyckats. Våra mätningar visar att över 60 procent av medarbetarna upplever en större effektivitet än tidigare”, säger hon.

Ikea är långtifrån det enda storföretag som anammat flexibla arbetssätt för att attrahera talanger, maximera trivseln och stimulera nytänkande. Techjätten Apples cirkulära, rymdskeppsliknande nya högkvarter i Kalifornien omfattar inte bara en fruktträdgård, en damm och ett gym på nästan en hektar, utan också gigantiska öppna arbetsytor där programmerare och it-utvecklare ska mötas och utbyta kreativa tankar längs långa bord.

Men utopier är knepiga. Inte alla njuter av att få sina vanor och sociala beteenden satta under påverkan. Att mingla på jobbet eller bli av med sitt fasta skrivbord är inte höjden av lycka för alla.

När Försäkringskassan lämnade sina slitna lokaler i centrala Stockholm för ett topprustat, aktivitetsanpassat kontor vid Telefonplan strax utanför Stockholms stadskärna 2014, krockade visionen med verkligheten. Medan spatiösa ytor med soffgrupper och hammockar gapade tomma, uppstod köer och trängsel kring de avskilda smårummen för möten.

”Många tycker fortfarande att det är bökigt. Alla arbetsplatser är ju för dagen, man bär med sig datorn och övriga grejor i en så kallad verktygslåda när man kom-mer på morgonen och slår sig ner där det är ledigt. Och där får man eventuellt ändra stolsinställningarna så att det blir hyfsat ergonomiskt. För vissa, som gör ungefär samma saker varje dag, kan det vara svårt att förstå vitsen med att flytta runt så här. Plus att det finns problem med överhörning. Många väljer att jobba hemifrån eller från andra kontor för att slippa de här störningsmomenten”, säger Försäkringskassans Anne Hagberg som är sektionsordförande inom fackförbundet ST. Hon ser nu fram emot en utvärdering som hon menar att arbetsgivaren borde ha gjort för länge sedan.

Även för Swedbank, som övergick till aktivitetsbaserat vid flytten till sitt nya huvudkontor i Sundbyberg, blev vägen till den önskade ”kulturförändringen” längre och krångligare än väntat. Valutahandlarna behövde fortfarande upp till sex datorskärmar per person, och kunde inte skifta skrivbord hur lättvindigt som helst. Surret från videokonferenser och Skypesamtal blev till arbetsmiljöproblem, eftersom folk tenderar att tala högre på länk än i vanliga samtal.

”Det var sådant vi kanske inte hade full koll på när vi flyttade. Vi har lärt oss den hårda vägen”, sa Yvonne Palm, ansvarig för flytten av Swedbanks huvudkontor, till tidningen Finansliv.

När konkurrenten SEB invigde sitt nya kontor i Solna i våras, valde man att tilldela alla medarbetare ett eget skrivbord. Kanske en liten reträtt. Banken understryker ändå att fokus ligger på flexibilitet, med lätt föränderliga landskap och arbetsytor.

Och över hela landet fortsätter de akti-vitetsbaserade kontoren att skjuta upp som svampar ur jorden, med Volvo GTO i Skövde och Energimyndigheten i Eskilstuna som färska exempel. ”Kontorsrevolutionen är här”, proklamerar fastighetsbolaget Vasakronan på sin hemsida.

Konceptet kan verka skräddarsytt för dagens digitaliserade, gränslösa värld men lanserades redan i slutet av 1970-talet av den amerikanska arkitekten Robert Luchetti. Sedan dröjde det 15 år tills det aktivitetsbaserade arbetssättet fick genomslag på bredare front, med försäkringsbolaget Interpolis huvudkontor i Nederländerna som viktigt pionjärprojekt.

Samtidigt som de coola, aktivitetsbaserade kontoren ofta är påkostade landmärken som designats av de mest prestigefyllda arkitektbyråerna, är besparingar en viktig men mindre omtalad drivkraft bakom utvecklingen. I ett traditionellt kontor står hälften av alla skrivbord tomma en genomsnittlig arbetsdag. Om folk delar på dem, går det att krympa arbetsytan. Bytet av arbetssätt innebar att Försäkringskassan kunde banta från 32 000 kvadratmeter kontorsyta till bara 24 000 efter flytten till Telefonplan.

Trots den långa förhistorien finns förvånansvärt lite forskning som stödjer uppfattningen att kontorsarbete i skiftande zoner leder till ökad puls, effektivitet och trivsel på jobbet. Slående är tvärtom avsaknaden av djupare analys, säger Susanna Toivanen, professor i sociologi vid Mälardalens högskola och specialist på kontorsutveckling.

Forskningsläget har varit ganska obefintligt. Därför har fastighetskonsulter, arkitekter och övrig byggbransch kunnat peka med hela handen, driva utvecklingen och påtala att aktivitetsbaserade kontor är det enda som gäller, om man vill vara en framtidsanpassad arbetsgivare. De tjänar ju pengar på detta. Ett nytt kontor är ofta en miljardinvestering. Det jag tycker är konstigt, är att besluten sker så förhållandevis lättvindigt och med så bristande underlag”, säger hon.

I en av få stora utvärderingar av aktivitetsbaserade arbetssätt som ändå gjorts, av analysföretaget Leesman, framgår hur svårt det är att ändra på människors tendens att ”boa in sig” och vanemässigt gravitera till en egen vrå.

Runt 70 procent av medarbetarna i de aktivitetsbaserade kontoren är fortfarande förankrade vid ett och samma skrivbord, enligt studien, vilket beskrivs som ”ett kata-strofalt misslyckande” med tanke på alla resurser som plöjts ner för att åstadkomma motsatsen.

Jämfört med kollegerna på traditionella kontor, upplever de aktivitetsbaserade -generellt en större arbetsstolthet, marginellt ökad effektivitet men minskad produktivitet, enligt den internationella studien med data från 75 000 personer på 615 arbetsplatser.

På mikronivån är bilden splittrad. Å ena sidan folk med komplexa uppgifter, som tack vare digitala verktyg flyter obehindrat omkring och ser betydande personliga och professionella fördelar med att jobba väldigt fritt och skrivbordslöst. Å den andra en betydligt större grupp, som inte riktigt ser värdet i skojiga saccosäckar utan snarast hamnar i konflikt med sin nya miljö.

Har friheten lämnat somliga medarbetare lite på drift, utan klar uppfattning om vad som förväntas av dem?

Vad blir chefens uppgift när folk jobbar mer självständigt, under eget ansvar och bortom synhåll? Enligt studien återstår en rad praktiska frågor att bena ut.

”Som chef gäller det att förstå sin egen roll i den nya miljön. Vara lite mer på alerten. Alla medarbetare är inte lika självgående, vissa kan behöva extra stöd. Även om man inte ses varje dag, gäller det att skapa goda rutiner. När är det okej att jobba hemifrån, när ses vi på jobbet och vad ska vi då göra tillsammans? Risken är annars att det blir rörigt och stökigt”, säger Susanna Toivanen.

Ikeas Ylva Pålsson säger:

”Visst kan det vara tufft att anpassa sig när man kommer in som ny, hitta sin tillhörighet i det nya landskapet. Men vi försöker hjälpa var-andra, det är viktigt att alla har en kompis som visar en tillrätta. Vi har fått göra en del anpassningar i efterhand, kommit på att det behövs fler tysta rum till exempel. Men jag tycker att vi klarat detta bra. Till 90 procent fungerar det.”

Från caféborden och myshörnorna på Ikea Hubhult stiger ett lågmält samtalssurr, över entréplanets välkomnande greeters (receptionister, sa man förr) och lånecyklarna som står uppställda på rad. Folk slinker in i boxarna för tio-minutersmöten och någonstans pågår en pingismatch.

Det är en helt vanlig dag på kontoret. Eller mötesplatsen, som man säger här.