Fem snabbaste sätten att få mer tid

»Jag hinner inte med mitt jobb på dagarna. Skulle jag inte sitta kvar på kvällarna skulle jag aldrig hinna med.«

Vi har alla våra strategier för att hinna med våra ofta omänskliga ­arbetsbördor. Men detta är troligt­vis den mest dåraktiga av alla chefsillusioner. Du får inte mer gjort på lång sikt genom att arbeta på kvällar och helger. Tvärtom. Det har forskare mätt och bevisat både på längden och tvären.

Varje företag som vill ha ett kostnadseffektivt arbete med hög kvalitet ska sätta stopp för rutinmässig övertid. Skadeverkningarna är så allvarliga att de inte bara raderar ut vinsten av extratiden – ni går back i det långa loppet. Övertid är den dyraste tid som finns – den kan kosta så mycket som en sjättedel av din kostnadsbudget.

Det här är förklaringen:

Den amerikanske organisationsgurun Tom DeMarco har studerat många överstressade projekt och förvånas över att en stor andel anställda är så uttröttade att de inte åstadkommer något.

Han kallar dem zombies.

»Zombies är ofta företagets ex-stjärnor«, säger han och menar att företag med hög andel ut­arbetad personal får en trög och tung känsla och är svåra att leda.

För dig person­ligen leder övertid till en ond cirkel av ineffektivitet. Inte ens Stålmannen orkar sprinta jämt. Du förlorar överblicken, orkar inte organisera, prioritera, strukturera, gör missar, fattar fel beslut och gör samma fel om och om igen.

Trötta chefer gör medarbetarnas jobb »för att det går snabbare«, lägger sig i och petar, får med­arbetarna att tröttna och springer så snabbt de kan med bollen utan att veta var målet be­finner sig.

Om dina medarbetare också är stressade och trötta, får du som chef en ännu större arbetsbörda. Du får fler konflikter att hantera, tvingas till fler brandkårsutryckningar och måste göra fler nyrekryteringar för att fylla hålen.

Framför allt får du den oändligt trista uppgiften att hitta besparingar i budgeten eftersom sjukskrivningar och hög personalomsättning är svindyrt.
Till sist riskerar detta beteende att göra slut på er tidsreserv. Medarbetarna orkar inte längre lägga på ett extra kol när det verkligen är motiverat för att få ett projekt i land.

Men varför gör vi så här? Det finns många orsaker. Dagens höga tempo och arbetsbörda är givetvis den största. Under press och stress gör människan mindre kloka saker. Dessutom tror vi att övertid hör till, att vi »måste« för att vi är chefer. Vi vill också visa oss duktiga. Vi tror att det signalerar att vi är på hugget, ansvarstagande och pålitliga när det i själva verket bara signalerar »Hjälp! Jag ligger efter« eller »Jag har inget liv« eller till och med »Jag vill inte vara hemma hos min familj«.

Vi jobbar också över för att det är berusande. Vi får kickar av att bli helt uppslukade av en engagerande uppgift, att ha ansvar och känna oss oumbärliga.

Har vi dessutom roligt finns det inga gränser för hur mycket produktionsskadlig övertid vi kan »låna« av familjen och lägga in på jobbet. Men när betalar du tillbaka? Hur får du då slut på den onda cirkeln? Inte genom att arbeta hårdare eller snabbare ­– utan smartare.

För att göra det måste du planera, förbereda – och göra upp med din tidsoptimism. De flesta av oss underskattar ständigt den tid det tar att utföra en uppgift, vilket leder till att vi aldrig hinner jobba klart och får påbörja samma jobb om och om igen.

För att få slut på tidsslöseriet behöver du ­organisera din tid som vore den pengar i plånboken: en ändlig resurs att vara rädd om.

Börja med att sätta stopp för din övertid. När arbetsdagen är slut är den slut. Gå hem, ta hjälp av någon för att påminna dig om du måste. Ibland blir vi bara sittande av vana och för att vi jobbat bort impulsen som säger »gå hem nu«. Är du sliten, stressad och överhopad med arbete är det ännu viktigare att du gör detta. Du kommer aldrig i kapp om du inte får ork nog att tänka och planera.

Sov minst sju timmar per natt, umgås med ­familjen eller dina vänner. Fundera på vad du vill göra med din fritid.

Ett bra trick är att göra som familjerna i tv-programmet »Lyxfällan«. De sätter upp riktiga tusenlappar på en whiteboard. »Bolån 8 000 kronor, el 3 000, sparande 1 000« och så vidare. När nödvändigheterna är betalda får de se om de har råd med annat. Gör likadant. Bestäm hur många timmar ditt arbete får ta. Resten är din egen och din familjs tid. Den får du inte använda, annat än i undantagsfall.

Boka in det som du prioriterar i din kalender. Om du prioriterar vet du vad du inte har tid med och kan delegera. Men lura inte dig själv genom att boka in alla dina uppgifter i kalendern. Då får du tidsbrist igen.

Boka inte in mer än 50 procent av din tid. Ingen dag går någonsin smärtfritt som på räls. Shit happens, som de säger. Och då måste du ha tid att ta itu med det. Men gissa vad; har du koll blir det oförutsedda en kul utmaning.

Artikeln är hämtad ur guiden »Få mer gjort!« som följde med Chef nr 10 2011.