Så hanterar du chefens svåraste samtal

Konflikthantering
Publicerad

Anna Svartbeck Lilja kallar sin bok för ”den första svenska boken om avslutningssamtal”. Tanken är att den ska fylla en lucka. Det skrivs mycket om kommunikation och inte lika mycket om det allra svåraste samtalet – tillfället då du ska berätta för medarbetare att de blivit uppsagda, ska bli omplacerade, omställda eller till och med avskedade.

”När man blir chef första gången tänker man kanske att man ska jobba med utveckling men ledarskap handlar också om avveckling och ibland även av medarbetare”, säger Anna Svartbeck Lilja, författare till boken ’Avslut. Chefens svåraste samtal’.

”Om man varit chef en tid har man suttit i den här situationen och det är svårt. Det ska vara svårt. Tycker man inte det så kanske man inte ska vara chef. Då saknar man empati för människan man har mittemot sig”, säger Anna Svartbeck Lilja.

Så vilka är nycklarna i ett lyckat avslutningssamtal? Anna Svartbeck Lilja pekar på tre kriterier som måste uppfyllas. Att medarbetaren förstår anledningen till att hen måste sluta, att både chefen och medarbetaren upplever att de blivit bemötta med respekt under samtalet samt att båda dragit lärdomar av processen.

LÄS OCKSÅ: Forskning: Småprat på arbetsplatsen ökar produktiviteten

Anna-Svartbeck-Lilja-Profilbild Anna Svartbeck Lilja 
Gör: Fastighetschef på MKB i Malmö.
Ålder: 49
Bor: Malmö.
Karriär i korthet: Jurist i botten och var tidigare diplomat på UD. Har arbetat som utvecklingsledare chef- och ledningssystem på Skånes Universitetssjukhus, utvecklingschef i Hässleholm och planeringsdirektör i Helsingborg.
Aktuell: Med boken ’Avslut. Chefens svåraste samtal’.

Metoden kan sammanfattas i 13 punkter:

1. Visa på allvaret i situationen från början. Gå rakt på sak.

2. Håll dig till fakta. Hänvisa till det du vet.

3. Var tydlig. Beskriv konkreta exempel och konsekvenserna av dem.

4. Var bestämd och sätt gränser för medarbetarens beteende.

5. Visa omsorg för medarbetaren.

6. Lägg märke till reaktioner, både hos medarbetaren och hos dig själv.

7. Lyssna på och ta in vad medarbetaren säger och frågar efter.

8. Var ärlig och svara på det du vet, men prata inte mer än nödvändigt.

9. Låt det finnas tid för medarbetaren att reagera och agera utifrån sin egna behov.

10. Stå kvar, stå ut, håll i.

11. Känner du dig trängd, arg, ledsen och rädd. Ta en paus.

12. Dokumentera samtalet i punktform.

13. Begär bekräftelse på vad som avhandlats under mötet samt vad nästa steg i avslutningsprocessen är.

För detta krävs först och främst mod, ”men även praktiskt och mentalt stöd till chefen och i de flesta fall träning”, säger Anna Svartbeck Lilja.

LÄS OCKSÅ: Förhindra att olyckor inträffar – här är chefens arbetsrättsliga ansvar

Att skiljas i respekt och att medarbetaren förstår skälen till varför hen måste lämna organisationen – och därmed får möjlighet att släppa taget och gå vidare i karriären, är de personliga vinsterna med ett gott avslut. Men även de affärsmässiga vinsterna är stora.

Du kan aldrig bygga upp ett bra varumärke eller rykte om de anställda som lämnar företaget är förbannade och anser att de blivit orättvist behandlade, menar Anna Svartbeck Lilja.

”Vi är mycket mer värderingsbaserade som kunder idag och vi pratar mycket om våra före detta arbetsplatser på sociala medier. En stor organisation som satsar mycket pengar på att bygga upp sitt varumärke kan förlora mycket på att tidigare medarbetare talar dåligt om dem på sociala medier”, säger hon.

Ett företag gör också kunskapsmässiga vinster genom bra avslut. En medarbetare som inte längre är anställd befinner sig inte längre i en beroendeställning till arbetsgivaren. Maktbalansen rubbas och det blir ofta lättare för medarbetaren att ärligt dela med sig av feedback om vad som fungerat mindre bra och hur arbetsplatsen kan bli bättre.

Läs ett utdrag ur boken här  

Kapitel 13. Under samtalet

Avslut_omslag

 

Populärt på Chef.se: 

16 uttryck som får dig att verka oproffsig

Förhindra att olyckor inträffar – här är chefens arbetsrättsliga ansvar

Forskning: Småprat på arbetsplatsen ökar produktiviteten

Skapa ett gratiskonto, prova Chef digitalt för

0:-

  • Tillgång till våra låsta artiklar gratis!

Skapa ditt gratiskonto

Se alla våra erbjudanden