»Så blev jag bättre på att hantera min tid«

Läsarfråga: Virgin är en stor koncern med många olika typer av företag och en kultur som främjar delegering. Hur ser du till att kommunikationen flyter i företaget och att ni fattar bra beslut?
Shezad Virji, Kenya

Läsarfråga: Hur hanterar du de hundratals e-brev du får från läsare? Jag vet att du är väldigt upptagen. Har du några hemligheter?

Harvey Chen, China

Richard Branson: När jag går igenom min mejlskörd slås jag av hur många läsarfrågor som handlar om hur entreprenörer kan bli bättre på att ta kontroll över sin egen tid samtidigt som de ska leda en komplex affärsverksamhet.

När ett framgångsrikt företag mognar och expanderar hamnar man lätt i en situation där byråkrati och administration tar överhanden och cheferna i ledningsgruppen känner sig överväldigade av alla möten och all dokumentation de måste ta ställning till. I den här fasen utmanas entreprenören att leda den nya organisationen på ett effektivt sätt – en övergång som har orsakat många företags nedgång och fall.

Jag tänker först skriva om hur du tar kontroll över din egen tid, eftersom det är det första steget i att kunna leda en komplex verksamhet. Jag får cirka 300 till 400 mejl om dagen, så att använda min tid på rätt sätt är verkligen viktigt för mig. Jag har fått höra att vissa högre chefer raderar alla mejl från personer som de inte känner, med argumentet att mejl bara skapar distraktion. För dem är det inte värt ansträngningen att sålla bland mejlen för att hitta värdefull information. Men jag tycker att en sådan attityd är oartig och dålig för verksamheten.

Eftersom jag fortfarande minns hur det var när jag började som entreprenör och ofta behövde fråga om råd, försöker jag svara på så många läsarfrågor jag kan. Jag läser igenom alla nya mejl varje morgon och dikterar snabba svar till min assistent, delegerar några till mina kolleger och skriver vanligtvis ett fåtal längre, mer detaljerade svar själv.
Det är det mest effektiva sättet att hantera min inkorg, och medan jag gör det, lär jag mig också mer om de trender som påverkar de olika företagen inom Virgin och om de problem som jag måste rikta min uppmärksamhet mot.

Du måste kunna kontrollera din smartphone, låt den inte kontrollera dig! Många högre chefer kollar av sina smartphones under möten eller på fritiden.
Det är inte bra för din koncentrationsförmåga och det påverkar ditt beslutsfattande på ett negativt sätt. Kolla din telefon i omgångar, exempelvis en gång i timmen, och lägg sedan undan telefonen så att du kan fokusera på uppgiften du arbetar med.

Om du vill bli bättre på att styra över din tid, och kanske även få dina medarbetare att bli mer tidseffektiva, är nyckeln att skapa en miljö där alla har möjlighet att fokusera på sina arbetsuppgifter. Jag har blivit mer medveten om detta på senare år, när jag har bjudit in större grupper av entreprenörer till mitt hem och resort på Necker Island, där experter har föreläst om frågor som klimatförändringar, fattigdom och fred. Jag brukar själv berätta om mina erfarenheter som entreprenör och hoppas att det jag lärt mig genom åren kan hjälpa mina gäster, som ofta är i en fas där de vill omvandla sitt entreprenörföretag till ett etablerat bolag.

Det råd som många entreprenörer har mest nytta av är att de ska ge sina medarbetare utrymme att få arbeta. I många fall handlar det om att entreprenören måste flytta ut från kontoret. När du flyttar ut och lämnar över det dagliga arbetet i verksamheten till en vd får du tillräckligt med ostörd tid för att kunna se helheten och ta beslut om hur företaget ska utvecklas. Om du inte låter någon annan leda verksamheten, kommer du och dina medarbetare att behöva kämpa för att hantera tre olika motstridiga uppgifter: att leda verksamheten, besluta om strategi och utvärdera olika alternativ för expansion.

Du måste vara noga med att se till att de personer som du anställer för att leda ditt företag är begåvade, och att du har förtroende för dem. De kanske inte gör allt exakt som du hade tänkt, och kanske gör de också några misstag, men du måste stå emot din lust att ta tillbaka kontrollen. Det är det enda sättet du kan få dina chefer att ta ansvar på riktigt, det kommer att tvinga dem att leda företaget som om det vore deras eget.
I tidigare krönikor har jag skrivit om fördelen med att förbli ett litet företag, vilket är ett av Virginkoncernens styrkor när det kommer till kommunikation. Våra många företag kräver mindre byråkrati, och våra anställda vet oftast vem i företaget som gör vad.

Du kan bygga in god kommunikation i företagets DNA genom att försäkra dig om att alla diskussioner bygger på öppenhet, tydlighet och en vilja att lyssna på alla som har något att säga, från receptionisten till vd.
Försäkra dig om att nyfikenhet uppmuntras. Om dina medarbetare har kommit med bra förslag och de har uppmärksammats kommer de att fortsätta ställa frågor och vara målmedvetna, vilket kommer att bidra till att de själva kommer att försöka lösa de problem som uppstår i deras vardag.

Det leder till att du får tid och möjlighet att fokusera på helheten, att rycka in när du ser att en fråga behöver din uppmärksamhet, hjälpa ledningen att reda ut en krissituation, erbjuda din expertis när vd ska förhandla, och viktigast av allt – hantera de mejl som du får varje vecka från människor som vill ha hjälp med hur de själva ska starta ett företag.

Fotnot: © 2010 Richard Branson (Distributed by The New York Times Syndicate).