tomelilla
FOTO: JÖRGEN JOHANSSON

Ny metod från Tomelilla – ska minska chefsbördan

Första linjens chefer inom kvinnodominerad vård och omsorg dignar under en dokumenterat tung arbetsbörda. Tomelilla kommun har hittat en metod för att lindra den.

”Ständigt uppe i varv.”

”Försöker få vardagen att fungera.”

”Det är bara för mycket av allt. Man hinner inte.”

Citaten kommer från ”första linjens” chefer inom vård och omsorg, som i en rapport från Arbetsmiljöverket beskriver sin ofta tuffa arbetssituation.

Efter att ha granskat sammanlagt 113 arbetsplatser runt om i landet, kan verket slå fast att dessa oftast kvinnliga ledare brinner för sin verksamhet, månar om patienter och personal, men jobbar under förhållanden som upplevs som hart när omöjliga.

De tyngs av tidspress, mängder av medarbetarsamtal, svindlande personalomsättning och uppgifter av vaktmästarkaraktär mycket långt från själva ledarskapsuppdraget – köpa blommor, byta glödlampor, fixa krånglande datorer.  Hela 99 procent av arbetsgiv-arna som inspekterades av Arbetsmiljöverket ålades krav på åtgärder som följd.

I Tomelilla kommun, som lyfts fram som ett positivt exempel i rapporten, har man den senaste tiden infört en rad förändringar för att lindra arbetsbördan för chefer inom äldreomsorg, hemtjänst, LSS-boende och liknande.

”Arbetsmiljöverkets inspektioner blev en väckarklocka. Vi var tvungna att gå på djupet, det fanns ingen annan väg att gå”, säger Camilla Andersson som är chef för kommunens vård- och omsorgsverksamhet.

Största förändringen är att gruppen enhetschefer utökats med två personer. Med resultat att varje chef nu ansvarar för 25–30 medarbetare i stället för 40–50.

Förändringen, som skett inom befintlig budgetram, har inneburit att man å andra sidan plockat bort de samordnartjänster eller ”parhästar” som cheferna jobbade tätt ihop med tidigare. Assistentstödet har i stället centraliserats och slagits ihop med en så kallad bemanningsenhet, vars verksamhet nu kommit att omfatta även helger. På det viset ska cheferna slippa ägna fritiden åt att ringa in vikarier, pussla med scheman och ”släcka bränder”.

”Precis som på många liknande arbetsplatser har vi fortfarande problem med personalomsättningen. Men cheferna sitter inte lika nära bemanningsfrågorna som tidigare, utan kan ägna sig mer åt själva verksamheten. Tanken är att även medarbetarna genom detta verksamhetsnära ledarskap ska bli mer delaktiga, få ökat ansvar och finnas till hands för cheferna att fördela specialuppgifter till”, säger Camilla Andersson.

3 tips för att lyckas: 

1) Vänd och vrid på organisationen

”Genom omfördelning av resurser har vi minskat antalet medarbetare per chef.”

2) Checka av

Checklistor och frågeformulär i kombination med återkommande samtal kring arbetsbelastningen gör det lättare att vidta åtgärder.

3) Prioritera rätt

”Genom att bryta ner chefsuppdraget i olika element, går det att sätta en prioritetsordning på uppgifterna vid olika grader av arbetsanhopning. Det blir som ett extra stöd.”

snabb

Läs också: Behöver du dra ner ditt tempo?

Ett väsentligt led i att få bukt med arbetsbördan för Tomelilla kommuns totalt nio enhetschefer inom vård och omsorg är också en tydligare uppdragsbeskrivning.

”Utöver att bryta ner chefsuppdraget i olika element som lönesamtal, dokumentation, övergripande planering och så vidare, har vi satt en prioritetsordning på uppgifterna vid olika grader av arbetsanhopning. Cheferna kan exempelvis se att lokalfrågor har låg prioritet när det är mycket att göra. Det blir som ett extra stöd.”

Vidare finns en skriftlig rutin med frågeformulär och checklistor att fundera på och fylla i inför de lägessamtal kring arbetsbelastningen som Camilla Andersson håller med enhetscheferna flera gånger per år.

”Man går igenom hur chefen har det på jobbet. Om de haft fysiska symtom, hur det ligger till med övertid och flex, om det är något särskilt i verksamheten som oroar eller kräver extra stöd och resurser. Hur är trivseln i gruppen, finns det tid till raster och paus? Vi stannar alltså inte vid ’jo, jag har ett höj- och sänkbart skrivbord’. Utan det är en mängd andra faktorer vi tittar på också.”

”Det tar tid att hitta de nya sätten att jobba. Men jag kan konstatera att välmåendet bland våra chefer är högt, och att sjuktalen har minskat”, säger Camilla Andersson.

stress-12

Läs också: Studie: Enda metoden som funkar mot utmattning

fredrikk
reporter
Gör reportage, undersökningar och personporträtt om chefer och livet som chef. Ansvarig för Chefs karriärmaterial.
nyhetsbrev1

Missa inget!

Chefs populära nyhetsbrev Ditt ledarskap, Din karriär och Din söndag samlar varje vecka det bästa från Chef.se.
  • Konkreta råd i ditt chefskap
  • Användbara metoder och verktyg
  • Relevanta erbjudanden

Relaterade artiklar

illus-2
Beslutsfattande

Regler, moral och magkänsla: Så navigerar chefen rätt

Avslöjanden om generösa chefsförmåner skakar Ledarna. En i raden av organisationer som fått problem med sin etiska kompass. Chefer bör oftare ställa sig frågan hur deras agerande uppfattas utåt, menar Natali Phalén vid Institutet mot mutor.
Peder Johannisson, Convini. Foto: Fredrik Malmlund
Annonssamarbete Chef + Invono

Företagstoppar måste också upp i molnet

Framtidens vinnarföretag är digitaliserade ända upp i toppen.
”Företag med för många manuella moment riskerar att tappa fokus från kunden”, säger affärsutvecklaren Peder Johannisson.

bnp
Beslutsfattande

Hon skrotar BNP-måttet i Nya Zeeland

Hon är världens yngsta kvinnliga premiärminister. Nu har Jacinda Ardern tagit beslutet om att Nya Zeeland inte bara ska mäta ekonomisk tillväxt utan även välmående.
spara-2
Beslutsfattande

Undersökning: Det här krävs för att behålla duktiga chefer

Möjlighet till kompetensutveckling – det är ett av kraven som arbetsgivaren måste leva upp till om de ska behålla duktiga chefer, visar en Sifo-undersökning.
musk12
Beslutsfattande

Så ser Elon Musks arbetsdagar ut

Han skyr mejlkorgen, slarvar med maten och jobbar upp till 100 timmar i veckan. Så här ser en vanlig arbetsdag ut för Tesla-grundaren Elon Musk.
personal-och-chef-artikel
Beslutsfattande

Toppcheferna: Så lär du dig det vinnande ledarskapet

Lär dig lyfta medarbetare, bygga företagskultur och skapa starka team. Här är strategierna som används av tre av Sveriges bästa chefer 2018. Möt dem på Personal & Chef 2019 – och lär av de bästa.
Martin Allerby, AGA. Foto: Martina Huber
Annonssamarbete Chef + SBS Executive MBA

"Helhetssynen har gjort mig till en bättre chef"

När civilingenjören Martin Allerby erbjöds en ny cheftjänst på AGA ville han fördjupa sina kunskaper i ekonomi. Executive MBA-programmet vid Stockholms Universitet gav honom dessutom en förståelse för helheten. ”Den helhetssynen har gjort mig till en mer kompetent medarbetare och chef”, säger han.
johanna123
Beslutsfattande

Forskning: Därför är chefer ett hot i offentlig sektor

Alltför väldrillade chefer, fostrade i managementbyråkrati, är det största hindret för en effektivare offentlig sektor med självständiga medarbetare.

nyhetsbrev1

Missa inget!

Chefs populära nyhetsbrev Ditt ledarskap, Din karriär och Din söndag samlar varje vecka det bästa från Chef.se.
  • Konkreta råd i ditt chefskap
  • Användbara metoder och verktyg
  • Relevanta erbjudanden