tomelilla
FOTO: JÖRGEN JOHANSSON

Ny metod från Tomelilla – ska minska chefsbördan

Första linjens chefer inom kvinnodominerad vård och omsorg dignar under en dokumenterat tung arbetsbörda. Tomelilla kommun har hittat en metod för att lindra den.

”Ständigt uppe i varv.”

”Försöker få vardagen att fungera.”

”Det är bara för mycket av allt. Man hinner inte.”

Citaten kommer från ”första linjens” chefer inom vård och omsorg, som i en rapport från Arbetsmiljöverket beskriver sin ofta tuffa arbetssituation.

Efter att ha granskat sammanlagt 113 arbetsplatser runt om i landet, kan verket slå fast att dessa oftast kvinnliga ledare brinner för sin verksamhet, månar om patienter och personal, men jobbar under förhållanden som upplevs som hart när omöjliga.

De tyngs av tidspress, mängder av medarbetarsamtal, svindlande personalomsättning och uppgifter av vaktmästarkaraktär mycket långt från själva ledarskapsuppdraget – köpa blommor, byta glödlampor, fixa krånglande datorer.  Hela 99 procent av arbetsgiv-arna som inspekterades av Arbetsmiljöverket ålades krav på åtgärder som följd.

I Tomelilla kommun, som lyfts fram som ett positivt exempel i rapporten, har man den senaste tiden infört en rad förändringar för att lindra arbetsbördan för chefer inom äldreomsorg, hemtjänst, LSS-boende och liknande.

”Arbetsmiljöverkets inspektioner blev en väckarklocka. Vi var tvungna att gå på djupet, det fanns ingen annan väg att gå”, säger Camilla Andersson som är chef för kommunens vård- och omsorgsverksamhet.

Största förändringen är att gruppen enhetschefer utökats med två personer. Med resultat att varje chef nu ansvarar för 25–30 medarbetare i stället för 40–50.

Förändringen, som skett inom befintlig budgetram, har inneburit att man å andra sidan plockat bort de samordnartjänster eller ”parhästar” som cheferna jobbade tätt ihop med tidigare. Assistentstödet har i stället centraliserats och slagits ihop med en så kallad bemanningsenhet, vars verksamhet nu kommit att omfatta även helger. På det viset ska cheferna slippa ägna fritiden åt att ringa in vikarier, pussla med scheman och ”släcka bränder”.

”Precis som på många liknande arbetsplatser har vi fortfarande problem med personalomsättningen. Men cheferna sitter inte lika nära bemanningsfrågorna som tidigare, utan kan ägna sig mer åt själva verksamheten. Tanken är att även medarbetarna genom detta verksamhetsnära ledarskap ska bli mer delaktiga, få ökat ansvar och finnas till hands för cheferna att fördela specialuppgifter till”, säger Camilla Andersson.

3 tips för att lyckas: 

1) Vänd och vrid på organisationen

”Genom omfördelning av resurser har vi minskat antalet medarbetare per chef.”

2) Checka av

Checklistor och frågeformulär i kombination med återkommande samtal kring arbetsbelastningen gör det lättare att vidta åtgärder.

3) Prioritera rätt

”Genom att bryta ner chefsuppdraget i olika element, går det att sätta en prioritetsordning på uppgifterna vid olika grader av arbetsanhopning. Det blir som ett extra stöd.”

snabb

Läs också: Behöver du dra ner ditt tempo?

Ett väsentligt led i att få bukt med arbetsbördan för Tomelilla kommuns totalt nio enhetschefer inom vård och omsorg är också en tydligare uppdragsbeskrivning.

”Utöver att bryta ner chefsuppdraget i olika element som lönesamtal, dokumentation, övergripande planering och så vidare, har vi satt en prioritetsordning på uppgifterna vid olika grader av arbetsanhopning. Cheferna kan exempelvis se att lokalfrågor har låg prioritet när det är mycket att göra. Det blir som ett extra stöd.”

Vidare finns en skriftlig rutin med frågeformulär och checklistor att fundera på och fylla i inför de lägessamtal kring arbetsbelastningen som Camilla Andersson håller med enhetscheferna flera gånger per år.

”Man går igenom hur chefen har det på jobbet. Om de haft fysiska symtom, hur det ligger till med övertid och flex, om det är något särskilt i verksamheten som oroar eller kräver extra stöd och resurser. Hur är trivseln i gruppen, finns det tid till raster och paus? Vi stannar alltså inte vid ’jo, jag har ett höj- och sänkbart skrivbord’. Utan det är en mängd andra faktorer vi tittar på också.”

”Det tar tid att hitta de nya sätten att jobba. Men jag kan konstatera att välmåendet bland våra chefer är högt, och att sjuktalen har minskat”, säger Camilla Andersson.

stress-12

Läs också: Studie: Enda metoden som funkar mot utmattning

fredrikk
reporter
Gör reportage, undersökningar och personporträtt om chefer och livet som chef. Ansvarig för Chefs karriärmaterial.

Relaterade artiklar

En ny studie visar att chefer är bättre på samarbete än andra.
Beslutsfattande

Forskning: Chefer söker samarbete – når framgång

En ny studie från Ekonomihögskolan i Lund visar att nidbilden av företagsledare som vinstinriktade strebers inte stämmer – de är tvärtom bättre på att samarbeta än andra.
Moocs och flipped classroom är två av de nya trenderna inom utbildning och kompetensutveckling.
Annonssamarbete Chef + Utbildning.se

9 trender som revolutionerar ditt lärande

Är moocs, flippade klassrum och mikrolärande vägen till ständigt lärande och kompetensutveckling på din arbetsplats?

kontorledighet
Beslutsfattande

Därför väljer 4 av 10 chefer att sluta: ”Drunknar i pappersarbete”

Nu visar en studie som Ledarna presenterar skälen till varför nästan hälften av cheferna väljer andra karriärvägar.
pg1
Beslutsfattande

Sinnebilden av en svensk chef 2019: PG Gyllenhammar

PG Gyllenhammar kanske var som hetast på 80-talet och i början av 90-talet. Men trots det är den förre Volvochefen flest tänker på när de tänker på en chef, visar en ny undersökning.
utsedd
Beslutsfattande

5 saker framgångsrika ledare gör helt annorlunda

Alla chefer vill leda medarbetare som är motiverade och känner att arbetet är meningsfullt. Men hur gör du för att lyckas? Här är 5 punkter som framgångsrika ledare följer.
sakerhet12
Arbetsmiljö

Forskare: Bra ledare – minskar risken för olyckor på jobbet

Det går inte underskatta vikten av bra ledarskap på en arbetsplats.
kritisk
Beslutsfattande

3 enkla övningar för att öka ditt kritiska tänkande

Har du all fakta på bordet innan ett viktigt beslut tas?

kolla
Beslutsfattande

Här är de hetaste egenskaperna hos en chef just nu

Söker du ett nytt chefsjobb? Då bör du spana in listan med de egenskaper som flest arbetsgivare letar efter under 2019.