tomelilla
FOTO: JÖRGEN JOHANSSON

Ny metod från Tomelilla – ska minska chefsbördan

Första linjens chefer inom kvinnodominerad vård och omsorg dignar under en dokumenterat tung arbetsbörda. Tomelilla kommun har hittat en metod för att lindra den.

”Ständigt uppe i varv.”

”Försöker få vardagen att fungera.”

”Det är bara för mycket av allt. Man hinner inte.”

Citaten kommer från ”första linjens” chefer inom vård och omsorg, som i en rapport från Arbetsmiljöverket beskriver sin ofta tuffa arbetssituation.

Efter att ha granskat sammanlagt 113 arbetsplatser runt om i landet, kan verket slå fast att dessa oftast kvinnliga ledare brinner för sin verksamhet, månar om patienter och personal, men jobbar under förhållanden som upplevs som hart när omöjliga.

De tyngs av tidspress, mängder av medarbetarsamtal, svindlande personalomsättning och uppgifter av vaktmästarkaraktär mycket långt från själva ledarskapsuppdraget – köpa blommor, byta glödlampor, fixa krånglande datorer.  Hela 99 procent av arbetsgiv-arna som inspekterades av Arbetsmiljöverket ålades krav på åtgärder som följd.

I Tomelilla kommun, som lyfts fram som ett positivt exempel i rapporten, har man den senaste tiden infört en rad förändringar för att lindra arbetsbördan för chefer inom äldreomsorg, hemtjänst, LSS-boende och liknande.

”Arbetsmiljöverkets inspektioner blev en väckarklocka. Vi var tvungna att gå på djupet, det fanns ingen annan väg att gå”, säger Camilla Andersson som är chef för kommunens vård- och omsorgsverksamhet.

Största förändringen är att gruppen enhetschefer utökats med två personer. Med resultat att varje chef nu ansvarar för 25–30 medarbetare i stället för 40–50.

Förändringen, som skett inom befintlig budgetram, har inneburit att man å andra sidan plockat bort de samordnartjänster eller ”parhästar” som cheferna jobbade tätt ihop med tidigare. Assistentstödet har i stället centraliserats och slagits ihop med en så kallad bemanningsenhet, vars verksamhet nu kommit att omfatta även helger. På det viset ska cheferna slippa ägna fritiden åt att ringa in vikarier, pussla med scheman och ”släcka bränder”.

”Precis som på många liknande arbetsplatser har vi fortfarande problem med personalomsättningen. Men cheferna sitter inte lika nära bemanningsfrågorna som tidigare, utan kan ägna sig mer åt själva verksamheten. Tanken är att även medarbetarna genom detta verksamhetsnära ledarskap ska bli mer delaktiga, få ökat ansvar och finnas till hands för cheferna att fördela specialuppgifter till”, säger Camilla Andersson.

3 tips för att lyckas: 

1) Vänd och vrid på organisationen

”Genom omfördelning av resurser har vi minskat antalet medarbetare per chef.”

2) Checka av

Checklistor och frågeformulär i kombination med återkommande samtal kring arbetsbelastningen gör det lättare att vidta åtgärder.

3) Prioritera rätt

”Genom att bryta ner chefsuppdraget i olika element, går det att sätta en prioritetsordning på uppgifterna vid olika grader av arbetsanhopning. Det blir som ett extra stöd.”

snabb

Läs också: Behöver du dra ner ditt tempo?

Ett väsentligt led i att få bukt med arbetsbördan för Tomelilla kommuns totalt nio enhetschefer inom vård och omsorg är också en tydligare uppdragsbeskrivning.

”Utöver att bryta ner chefsuppdraget i olika element som lönesamtal, dokumentation, övergripande planering och så vidare, har vi satt en prioritetsordning på uppgifterna vid olika grader av arbetsanhopning. Cheferna kan exempelvis se att lokalfrågor har låg prioritet när det är mycket att göra. Det blir som ett extra stöd.”

Vidare finns en skriftlig rutin med frågeformulär och checklistor att fundera på och fylla i inför de lägessamtal kring arbetsbelastningen som Camilla Andersson håller med enhetscheferna flera gånger per år.

”Man går igenom hur chefen har det på jobbet. Om de haft fysiska symtom, hur det ligger till med övertid och flex, om det är något särskilt i verksamheten som oroar eller kräver extra stöd och resurser. Hur är trivseln i gruppen, finns det tid till raster och paus? Vi stannar alltså inte vid ’jo, jag har ett höj- och sänkbart skrivbord’. Utan det är en mängd andra faktorer vi tittar på också.”

”Det tar tid att hitta de nya sätten att jobba. Men jag kan konstatera att välmåendet bland våra chefer är högt, och att sjuktalen har minskat”, säger Camilla Andersson.

stress-12

Läs också: Studie: Enda metoden som funkar mot utmattning

fredrikk
reporter
Gör reportage, undersökningar och personporträtt om chefer och livet som chef. Ansvarig för Chefs karriärmaterial.

Relaterade artiklar

spakad
Arbetsrätt

Handelsforskare: Större risk att dagens VD:ar får sparken

En VD sitter kortare tid på sin post idag än på 70-talet. Men vad beror det egentligen på? Chef har pratat med forskare som menar att det finns flera svar på frågan.
Gabriella Huss på K2 Search har fem råd till chefer som kört fast i karriären. Foto: Martina Huber
Annonssamarbete Chef + Ledarna

Ta dig förbi hindren i din chefskarriär

Den klassiska karriärtrappan är raserad. En ny typ av chefskarriär tar form – med ökad risk att uppleva att man har kört fast. ”Viktigast för att ta sig vidare då är självkännedom”, säger chefsrekryteringsexperten Gabriella Huss.
tuffpress
Beslutsfattande

Forskare: Här är chefens vanligaste misstag i krissituationer

Svenska chefer är kompetenta, men får inte tid till att förbereda sig för kriser. Och när krisen väl kommer är pressen ofta orimligt hög med liten möjlighet till vila, visar en avhandling från Försvarshögskolan och Karlstad Universitet.
elitsoldaten
Beslutsfattande

Elitsoldaten: Så leder du i krislägen

Ant Middleton, känd från sin medverkan i Skavlan, berättar om sina erfarenheter från krissituationer.

sweett
Arbetsmiljö

Många svenskar stör sig på konflikträdsla

En chef som är passiv och som medvetet undviker konflikter. Det är den chefsegenskap som flest svenskar stör sig på, visar en stor undersökning.
schema
Beslutsfattande

8 punkter: Så fixar du semesterschemat – utan onödiga bråk

Konflikter dyker lätt upp när semestern ska planeras.

Erik Sundqvist på Michelin ringar in och lyfter sitt ledarskap med en Executive MBA på Stockholms universitet. Foto: Martina Huber
Annonssamarbete Chef + SBS Executive MBA

Nya metoder får ledarskapet att skjuta fart

Erik Sundqvist ringar in och lyfter sitt ledarskap med nya verktyg och kunskaper. Fyra lärdomar har varit extra användbara.

introverta
Beslutsfattande

Forskning: Introverta väljs bort från chefsjobb – trots att de är duktiga ledare

Ny forskning visar att personer med introverta drag ofta väljs bort från chefsjobb. Trots att de i själva verket är mer effektiva ledare för vissa grupper.