PDM: Fokusera på det positiva

Thomas Lundqvist, före detta vd Junibacken, delar med sig av sin metod:

Mål: Förbättra det som är bra.

Metod: De tre frågorna eller PDM (Positive Deviation Method).

Syfte: Metoden går ut på att utvärdera vad som fungerar bra, vad som är möjligt att förbättra och hur det ska genomföras.

Antal deltagare: Max tio grupper med vardera sex personer per grupp. Blanda medarbetare från olika avdelningar eller grupper.

Tidsåtgång: Minst två timmar.

Lokal: Grupprum och ett större rum där alla kan samlas och med plats att sätta upp alla blädderblocksblad.

Detta behöver ni: Blädderblock och pennor.

Utgångspunkten är att människor först ser negativa avvikelser, det vill säga fel och problem. Med den här metoden fokuserar man i stället på positiva avvikelser som leder fram till konstruktiva förslag och inspirerar till förbättringar.

Metoden kan användas på hela företaget, en eller flera avdelningar eller individer. Ett alternativ är att låta medarbetarna från två olika avdelningar byta roller, utvärdera varandra och föreslå förbättringar. På så sätt kan man ta vara på och inspireras av varandras erfarenheter.

Så går det till:

Gör klart vad som ska utvärderas, till exempel att kundtjänsten och försäljningsavdelningen utvärderar varandra.

Dela in deltagarna i grupper om max sex personer.

Ge varje grupp tre pappersark och tre filtpennor i olika färger.

Be grupperna besvara tre frågor: Vad är vi bra på? Vad kan vi göra bättre? Hur ska vi göra det?

Ge grupperna en timme på sig att skriva ner tio svar på varje fråga, en fråga per ark. Skriv med olika färger så blir genomgången enklare, till exempel rött för vad ni är bra på, etcetera.

Exempel:

Kundtjänsten är bra på trevligt bemötande.

Kundtjänsten kan bli bättre på att ge svar snabbt.

Kundtjänsten behöver utbildning och skriftlig information, till exempel i form av lathundar för att kunna besvara fler frågor själva och på kortare tid.

Ta en paus och en bensträckare när timmen har gått.

Samla alla deltagare i ett gemensamt rum. Be varje grupp redovisa sina svar. Tejpa upp arken grupperade efter vilken fråga de ger svar på.

Ge varandra snabb återkoppling genom att låta var och en spontant besvara frågan: Vilka av de föreslagna förbättringarna kan vi genomföra direkt?

Sammanställ alla svar på respektive fråga till en lista och dela ut till medarbetarna när ni kommer hem från konferensen.

Använd listan som en påminnelse om vad ni är bra på och vad ni kan bli bättre på!