Medarbetarsamtal – allt du behöver veta som chef

På denna sida har vi svarat på några vanliga frågor kring medarbetarsamtal:

✓ Vad är medarbetarsamtal?

✓ Varför är medarbetarsamtal viktigt?

✓ Hur förbereder man sig inför medarbetarsamtal?

✓ När på året ska medarbetarsamtal hållas?

✓ Vad är skillnaden mellan medarbetarsamtal och utvecklingssamtal?

✓ Hur kan chef respektive medarbetare förbereda sig?

✓ Hur håller jag ett medarbetarsamtal på bästa sätt?

✓ Vad säger lagen om medarbetarsamtal? 

✓ Måste man delta i medarbetarsamtal?

Medarbetarsamtal är en strukturerad dialog mellan en medarbetare och dennes närmaste chef. Syftet är att diskutera medarbetarens prestationer, utvecklingsmöjligheter och förutsättningar för att utföra sitt arbete på bästa sätt.

Medarbetarsamtal kan också vara en möjlighet att diskutera frågor som rör arbetsmiljö, karriärplanering och kompetensutveckling.

Det finns många olika typer av medarbetarsamtal och därför är det viktigt att veta vad syftet med samtalet är – då kärt barn har många namn. Förr pratade man ofta om utvecklingssamtal. Utöver detta finns även lönesamtal, och korrigerande samtal som handlar om att ta upp avvikelser.

Oftast så menar man idag utvecklingssamtal när man pratar om medarbetarsamtal med en övergripande struktur som innehåller en uppföljning, nuläge och en framåtblick.

Syftet är ett enskilt samtal mellan medarbetaren och chefen, där man generellt följer upp och planerar mål och aktiviteter. Detta samtal bör kopplas till företagets övergripande mål, värderingar och processer. Det är också utefter detta som man ser huruvida kompetensutveckling av medarbetaren behövs för att hen ska nå sina individuella mål.

Varje medarbetarsamtal bör utgå från en mall som ramar in samtalet. Har man inte en sådan ram så bör man ändå under samtalet titta på mål, aktiviteter, medarbetarens roll och vad fokus och behov är för kommande period.

Behoven från medarbetarens sida kan handla om personlig utveckling, mandat, förutsättningar eller styrning. Varje samtal behöver kopplas till någon typ av mål eller riktning, vision eller värderingar, och utmynna i en plan som gäller fram till nästa samtal.

Medarbetarsamtal är viktigt av flera anledningar. För det första kan det bidra till ökad motivation och trivsel på arbetsplatsen. Genom att diskutera prestationer och utvecklingsområden kan medarbetaren få feedback på sitt arbete och få en ökad förståelse för vad som förväntas av denne.

Samtidigt får chefen en bild av vilka förutsättningar som kan krävas för att medarbetaren ska lyckas göra sitt jobb bra, och vilken stöttning medarbetaren kan behöva för att nå sina mål.

Medarbetarsamtal kan även vara en möjlighet att diskutera karriärmöjligheter och kompetensutveckling med sin chef, vilket kan bidra till att medarbetaren känner sig mer engagerad och utvecklas i sin roll.

Samtalen kan samtidigt bidra till en ökad medvetenhet om arbetsmiljöfrågor och eventuella behov av förbättringar. I förlängningen är det också en strategi för att styra verksamheten på individnivå mot företagets övergripande mål.

För att få ut maximalt av medarbetarsamtalen är det viktigt att båda parter förbereder sig väl. Om det finns en mall eller policy för medarbetarsamtal på arbetsplatsen så finns det där ofta ett antal rubriker som både chefen och medarbetaren bör ägna tid att reflektera över.

Som medarbetare bör man på förhand tänka till kring sina prestationer och utvecklingsområden, samt fundera på vilka frågor man vill ta upp. Som chef bör man förbereda sig genom att sammanställa information om medarbetarens prestationer och utvecklingsbehov samt fundera på vilka åtgärder som behöver vidtas.

Finns det inte någon mall för medarbetarsamtal så kan du som chef själv skriva ner några punkter som du tycker att samtalet ska innehålla. Punkterna skulle kunna följa ordningen mål, aktiviteter, feedback, kompetensutveckling och förutsättningar framåt.

Det är också rekommenderat att ha en öppen punkt för övriga frågor, som medarbetaren själv får fylla i. Ibland kan det vara relevant att ha en punkt som handlar om hållbarhet i rollen, andra gånger är det viktigare att prata om hur samarbetet i teamet fungerar. Men båda parter bör ägna en stund åt att skriva ner lite reflektioner inför samtalet.

Det finns ingen bestämd tidpunkt som passar för alla organisationer att hålla medarbetarsamtal på. Faktorer som bransch, verksamhetens säsongsmönster, företagskultur och medarbetarnas arbetssituation spelar avgör när det passar.

Många organisationer väljer att hålla medarbetarsamtal en eller två gånger om året. En vanlig tidpunkt för att genomföra medarbetarsamtal är i början av året, eftersom det ger en bra startpunkt för att sätta mål och rikta in sig på utveckling under resten av året.

Andra väljer att hålla medarbetarsamtal i mitten eller slutet av året, för att utvärdera och reflektera över medarbetarens prestationer under den gångna perioden.

När samtalen hålls är kopplat till den övergripande styrningen. Har man en målprocess där man sätter mål en gång per år så är det lämpligt att hålla samtalen inför den kommande perioden. Finns inte någon övergripande styrning eller årscykel, så kan samtalet i princip hållas när som helst.

Det viktiga är att medarbetarsamtalen genomförs regelbundet och på ett strukturerat sätt. Det ger både medarbetare och chefer en chans att diskutera frågor som rör prestation, utveckling, karriär och arbetsmiljö. Det är också viktigt att företaget kommunicerar klart och tydligt till medarbetarna när medarbetarsamtalen ska genomföras, så att alla är medvetna om vad som förväntas av dem.

Medarbetarsamtal och utvecklingssamtal är två olika typer av samtal som används inom personalutvecklingen. Skillnaden mellan dem är främst vilket fokus och syfte samtalet har, även om de till stor del överlappar. Det viktiga är att både chef och medarbetare är införstådda med vilka punkter som ska tas upp och tar sig tiden att reflektera över dessa.

Medarbetarsamtal är en dialog mellan en medarbetare och dennes närmaste chef, där syftet är att diskutera medarbetarens prestationer, utvecklingsmöjligheter och förutsättningar för att utföra sitt arbete på bästa sätt. Fokus ligger på att utvärdera medarbetarnas arbetsinsats och att ge feedback på prestationer och beteenden. Medarbetarsamtal kan också vara en möjlighet att diskutera frågor som rör arbetsmiljö, karriärplanering och kompetensutveckling.

Utvecklingssamtal, å andra sidan, fokuserar mer på medarbetarens personliga utveckling och karriärplanering. Syftet med utvecklingssamtalet är att identifiera och diskutera medarbetarens styrkor och utvecklingsområden, samt att sätta mål för framtiden. Samtalet kan också inkludera frågor som rör medarbetarnas trivsel på jobbet och behov av stöd och resurser för att uppnå sina mål.

En annan skillnad mellan medarbetarsamtal och utvecklingssamtal är vem som initierar samtalet. Medarbetarsamtal initieras vanligtvis av chefen, medan utvecklingssamtal kan initieras av både chefen och medarbetaren själv.

Sätt dig in i företagets strategier och mål: Försök förstå hur ditt arbete bidrar till företagets övergripande mål. Detta kan hjälpa dig att fokusera på de områden där du kan göra störst skillnad och att uttrycka dina behov och önskemål på ett mer meningsfullt sätt.

Reflektera över ditt arbete: Ta tid att reflektera över ditt arbete, både vad gäller vad du har uppnått och vad du vill uppnå. Tänk på vad som fungerar bra och vad du vill förbättra, så att du kan diskutera detta under medarbetarsamtalet. Fundera igenom vad du själv har för behov och önskemål gällande yrkesrollen, ansvarsområdet, arbetsuppgifterna och din kompetensutveckling. 

Förbered dig på att ge och ta feedback: Var öppen för feedback och tänk på hur du kan använda den för att förbättra ditt arbete. Försök att se feedback som en möjlighet till utveckling, snarare än som kritik. Tänk även igenom om det finns feedback du vill delge din närmsta chef för att förbättra er relation och samarbetet. 

Skriv ner dina frågor: Skriv ner frågor eller funderingar du har inför medarbetarsamtalet så att du inte glömmer något viktigt när det väl är dags.

Samla in data: Gå igenom medarbetarens prestationer och insatser under året och samla in data om dennes arbetsresultat och beteenden. Detta kan hjälpa dig att ge konkreta exempel under samtalet.

Definiera mål och förväntningar: Definiera tydliga mål och förväntningar för medarbetaren och kommunicera dessa tydligt under medarbetarsamtalet.

Förbered feedback: Återkoppla på medarbetarens prestationer och beteenden, både vad som har fungerat bra och vad som behöver förbättras. Var ärlig och konstruktiv i din feedback.

Skapa en plan för utveckling: Diskutera medarbetarens utvecklingsområden och skapa i samråd en plan för hur denne kan utvecklas framåt.

Genom att förbereda sig på rätt sätt kan både medarbetaren och chefen dra nytta av medarbetarsamtalet, och gemensamt skapa en mer produktiv och stimulerande arbetsmiljö.

Att hålla ett givande medarbetarsamtal kräver en kombination av förberedelse, kommunikation och engagemang. Här är några tips för att hjälpa dig hålla ett effektivt medarbetarsamtal.

Förbered dig noga: Gå igenom medarbetarens prestationer och insatser under året och samla in data om dennes arbetsresultat och beteenden. Definiera tydliga mål och förväntningar för medarbetaren och skapa en plan för utveckling. Tänk på att förberedelse är nyckeln till ett framgångsrikt samtal, så var tydlig med att du förväntar dig att även medarbetaren ska komma väl förberedd.

Avsätt tillräckligt med tid: Oftast behövs minst en timme, kanske en och en halv. Välj en plats som är ostörd och gärna neutral. Använd om möjligt ett rum som är designat för samtal och har en möblering som stödjer en god dialog – ha inte ett stort skrivbord mellan dig och medarbetaren om det finns ett bättre rum.

Skapa en positiv atmosfär: Medarbetarsamtal kan ibland kännas stressiga eller jobbiga för både chef och medarbetare. Det är därför viktigt att skapa en positiv och avslappnad atmosfär. Se till att du själv har ställtid så att du inte kommer springandes från ett annat möte utan, kan vara fokuserad och närvarande. Inled med att hälsa välkommen och berätta gärna om syftet och agendan för samtalet. Börja med att tacka medarbetaren för deras arbete och visa uppskattning för deras insatser.

Håll dig till agendan: Låt samtalet kretsa bara kring de punkter som du planerat och berättat om för medarbetaren. Håll koll på tiden så att ni verkligen hinner prata om alla delar – fastna inte på någon enskild punkt, och undvik att sväva ut från ämnet.

Lyssna aktivt: Ge medarbetaren din fulla uppmärksamhet och lyssna aktivt på vad de har att säga. Det är viktigt att visa att du tar medarbetarens åsikter och funderingar på allvar, så att de känner sig respekterade och värderade. Lyssna minst lika mycket som du pratar, och var nyfiken på medarbetarens perspektiv.

Ge konkret feedback: Ge konkret feedback på medarbetarens prestationer och beteenden, både vad som har fungerat bra och vad som behöver förbättras. Var ärlig och konstruktiv i din feedback, och fokusera på beteenden som medarbetaren kan ändra eller förbättra.

Skapa en plan för utveckling: Diskutera medarbetarens utvecklingsområden och skapa en plan för hur de kan utvecklas och förbättra sina färdigheter och prestationer. Var tydlig och konkret när det gäller vad som behöver förbättras och vad som förväntas av medarbetaren.

Avsluta positivt: Avsluta samtalet på en positiv not genom att sammanfatta vad som har diskuterats och vad som behöver göras framåt. Tacka medarbetaren igen för deras insatser och för deras tid under samtalet.

Genom att följa dessa tips kan du hålla ett effektivt medarbetarsamtal som är meningsfullt och produktivt för både chef och medarbetare.

I Sverige finns ingen specifik lagstiftning som reglerar medarbetarsamtal. Däremot finns det viktiga principer som är viktiga att följa vid genomförandet av medarbetarsamtal enligt svensk arbetsrätt. Det kan också finnas lokala riktlinjer på din arbetsplats kring medarbetarsamtal, som regleras i till exempel kollektivavtal. Kontrollera vad som är avtalat hos er.

En av de viktigaste principerna är att arbetsgivaren har ett ansvar för att skapa en god arbetsmiljö för sina anställda, inklusive att genomföra medarbetarsamtal. Detta är reglerat i Arbetsmiljölagen, som säger att arbetsgivaren ska arbeta systematiskt med att förebygga ohälsa och olycksfall i arbetet.

Utöver detta finns det också principer kring likabehandling och diskriminering som är relevanta vid medarbetarsamtal. Arbetsgivaren har ansvar för att behandla alla anställda på ett likvärdigt sätt och inte diskriminera på grund av exempelvis kön, ålder eller etnicitet. Detta regleras i Diskrimineringslagen.

Sammanfattningsvis finns det ingen specifik lagstiftning kring medarbetarsamtal i Sverige, men det finns principer och riktlinjer som arbetsgivare bör följa vid genomförandet av medarbetarsamtal. Det är viktigt att dessa principer följs för att skapa en positiv och produktiv arbetsmiljö för alla anställda.

Som anställd är man normalt sett skyldig att delta i medarbetarsamtal om arbetsgivaren har kallat till det. Medarbetarsamtal är vanligtvis en viktig del av arbetsgivarens personalvård och medarbetarens arbetsmiljö. Genom samtalet får medarbetaren feedback på sitt arbete och möjlighet att diskutera sina prestationer, mål och utvecklingsområden med sin chef.

Chefen leder och fördelar arbetet, och om hen anser att medarbetarsamtalet är en viktig del i detta så behöver du delta i det. Däremot finns det inget specifikt krav i svensk lagstiftning som reglerar medarbetarsamtal, vilket innebär att det inte är ett absolut krav att delta. Däremot kan det finnas arbetsgivarinstruktioner eller avtal som säger att medarbetaren är skyldig att delta i medarbetarsamtal.

Som anställd är det dock i allmänhet tillrådligt att delta i medarbetarsamtal, eftersom det ger en möjlighet att diskutera sin arbetsprestation, sina utmaningar och sina karriärsmål med sin chef.

Genom att delta i samtalet kan medarbetaren också bidra till att förbättra sin arbetsmiljö och utveckla sin yrkeskompetens. Om det av någon anledning inte är möjligt att delta i medarbetarsamtal, är det viktigt att diskutera detta med arbetsgivaren och försöka hitta en lösning som fungerar för båda parter.