Lönesättning skapar ångest – här är bästa tipsen

Än känns det mörkt där ute men våren och därmed lönesättningstider närmar sig. Den där siffran som ska sättas, den som i undersökningar visar sig vara långt ifrån den viktigaste motivationsfaktorn, men som rör upp så starka känslor.

Är bedömningskriterier, processen och vad lönesamtalet egentligen går ut på tydliga och klara så ska lönesättningen inte vara några problem för dig som chef. Drygt en fjärdedel av de 900 lönesätt­ande cheferna i vår undersökning svarar faktiskt att de till och med ser fram emot lönesamtalen. Men en lika stor andel upplever dem som jobbiga.

Georg Frick är arbetsgivarkonsult inom lönefrågor och arbetsrätt och har bland annat skrivit boken Lönesamtal – en handbok för chefer. Han stöter ofta på mellanchefer som känner sig klämda och upplever vad han kallar ’osäkerhet i sin arbetsgivarroll’. Han ser att det beror på tre olika saker:

1. Det saknas tydlighet i hela löne­processen.

2. Chefen saknar mandat.

3. Chefen saknar grundläggande kunskaper i arbetsrätt.

Drygt fyra av tio i Chefs undersökning saknar tydliga riktlinjer för lönesättnin­gen. Över hälften tycker att den största utmaningen i lönesättningsprocessen är att översätta prestation till pengar.

Georg Frick tycker att det är anmärkningsvärt att en så stor del av organisationerna inte formulerat tydligare koppling mellan prestation och lön, en förutsättning för att lönen ska kunna fungera som styrmedel.

När det gäller att översätta prestation till pengar tycker Georg Frick att många chefer tänker fel när de utgår från frågan: Hur mycket löneförhöjning ska personen ha?

”Fråga i stället: ’Vilken lön ska personen ha?’”, råder han.

Efter att man bedömt personens resultat och graderat det efter någon skala kommer den svåra uppgiften att bestämma hur mycket pengar det ska översättas till. Georg Frick ger rådet att dela upp den biten i två delar:

1. Lönekartläggning. Kolla statistik, i vilka intervaller ligger den här tjänsten?

2. Finansieringen. Hur mycket pengar har vi? Vad säger löneavtalen? Hur mycket är vi beredda att lägga in för att rekrytera ny personal och behålla dem vi har?

Drygt hälften av cheferna i Chefs undersökning ser lönen som ett ganska viktigt styrmedel i sitt ledarskap. Ytter­ligare 14 procent tycker till och med att den är mycket viktig.

Och det ska lönen också vara, menar Georg Frick. Problemet är att den inte fungerar som styrmedel i praktiken på grund av avsaknad av, eller för allmänt hållna, riktlinjer som inte kopplas samman med resultat och måluppfyllelse.

En femtedel av cheferna upplever att det största problemet i löneprocessen är att de har för lite pengar att fördela.

”Varje gång en chef sätter en lön så är den lönen fel. Det ligger i sakens natur att det finns en intressemotsättning i lönefrågan. Chefen ska inte behöva ligga sömnlös utan får acceptera att det är så.”

Däremot ska medarbetaren kunna känna sig nöjd med samtalet och processen och få en tydlig motivering till sin lön.

En vanlig källa till frustration är otydlighet kring vad samtalen egentligen går ut på.

”Kan man landa i och beskriva vad man i verksamheten menar med lönesamtal tror jag att det känns väldigt mycket enklare för den lönesättande chefen. Det kan ha innebörden av det mötet där chefen ska lämna besked om den nya lönen och motivera varför – och då är ju beslutet förstås redan fattat”, säger Georg Frick.

”Eller menar vi samtalet vi har innan chefen fattar ett beslut? Kanske är det så att påverkan av lönen egentligen sker vid medarbetarsamtal där vi pratar framtida utvecklingsbehov?”

Och det där med en regelrätt löneförhandling från arbetstagarens sida sker ju egentligen bara vid ett enda tillfälle, påpekar han — när vi söker nytt jobb.

Däremot kan man som chef lindra mycket av frustrationen genom att göra lönesamtalet till en öppen dialog. Framför allt lyssna. Det menar Leif E Andersson, psykolog och ledarutvecklare. Och inte sällan är det något annat missnöje som ligger bakom löneklagan.

”Som i alla samtal måste du låta den andra personen prata av sig. När medarbetaren är missnöjd med lönen, be honom eller henne berätta varför de tycker så. Kanske kommer det fram att personen inte känner sig uppskattad, får för lite feedback.”

Leif E Andersson menar också att man sällan vinner på att ge vissa personer en rejäl löneökning. Han hänvisar till all forskning som visar att lön är en viktig hygienfaktor, men en svag motivator.

”Folk jobbar inte hårdare för att de får en högre lön. Däremot är folk missnöjda om de inte tycker att de har en schysst lön. Löneförhandling handlar alltså om att undanröja missnöje så långt det går. Det är allt annat som du gör resten av året som skapar motivation, inte lönesamtalet.”

Varför är då löneprocessen otydlig på så många håll?

Georg Frick har själv många gånger ställt sig frågan, men inte kommit fram till något tydligt svar.

”Kanske lever gamla traditioner kvar. Alla har inte förstått vad individuell lönesättning innebär.”

För trots att övergången till individuell lönesättning från lönegradsystem och tarifflöner pågått ända sedan slutet av 80-talet är det fortfarande en resa. Och på frågan vad som är det mest spännande som sker på lönesättningsområdet just nu svarar Georg Frick ”förflyttningen av makten över lönen till linjechefen”.

Men trots en alltför utbredd otydlighet är det många organisationer som verkar ha kommit långt. 58 procent av cheferna i vår undersökning uppger att de har tydliga riktlinjer.

Matriser med olika kriterier, betyg­skalor, individuella mål som följs upp, process och rutinbeskrivningar. Många chefer upplever sig också ha en viss frihet att gå utanför ramarna.

Åtta av tio kan göra vissa avsteg eller har till och med stor frihet att gå utanför förutbestämd procentsats eller lönepott. Drygt hälften tycker att medarbetarna ändå har ett visst förhandlingsutrymme.

Och 27 procent ser alltså för det mesta fram emot sina lönesamtal.