För- och nackdelar med en funktionsorganisation

Företagets basfunktioner är produktion, försäljning, utveckling och administration. Utifrån detta ramverk är det vanligt att funktionerna granuleras ytterligare och preciseras utifrån vad som är viktigt för verksamheten, exempelvis FoU (Forskning och Utveckling), tillverkning, logistik, inköp, marknadsföring och ekonomi.

I en funktionsorganisation är medarbetarna grupperade efter kompetens och expertis kring en viss funktion. Ekonomerna sitter på ekonomifunktionen, logistikerna är samlade inom logistikfunktionen, ingenjörerna inom FoU, och så vidare.

Befordringskriterier bygger vanligtvis på funktionell expertis – en skicklig säljare blir säljchef och en skicklig ekonom blir ekonomichef. Målsättning, planering och budgetering genomförs på funktionsnivå, och det blir toppledningens eller av den utpekade personers uppgift att koordinera verksamheten horisontellt.

Detta görs vanligtvis genom hierarkisk översyn, korsfunktionella processer och informationsspridning, gemensamma spelregler (policy) och byggande av en gemensam organisationskultur.

Den funktionella organisationen har visat sig fungera bra, framförallt i relativt stabila miljöer där företaget arbetar mot en homogen och lokal marknad. Den är vanligt förekommande i små- och medelstora verksamheter samt i verksamheter som av naturen är sådana att samordning är viktig men sekundär efter expertis inom ett sakområde (exempelvis sjukhus och högskolor). Det är även den i särklass vanligast förekommande organisationsformen för myndigheter. Med stark ledning och centrala samordningsmekanismer har dock flera företag framgångsrikt vuxit och globaliserat med en funktionsindelning.

Möjliga fördelar

– Specialisering
”Skalfördelar” uppnås när personer med liknande kompetens och gemensamma målsättningar samlas inom ett funktionsområde.

– Skalfördelar
I produktionsledet skapar en funktionsindelning förutsättningar för att tillvarata ekonomiska skalfördelar (stordriftsfördelar).

– Relativt låg grad av intern konkurrens och dubbelarbete
När verksamheter växer är det vanligt att intern konkurrens uppstår mellan teknologier och/eller organisatoriska enheter. Att samla liknande uppgifter inom en organisatorisk enhet minskar naturligtvis risken för detta.

– Möjlighet till kontroll och överblick
Vill ledningen ha kontroll och aktivt styra organisationens alla delar är funktionsorganisationen en lämplig struktur.

Möjliga nackdelar

– Bristande kundfokus och samordning
Den främsta nackdelen med funktionsstrukturen är svårigheten att samordna verksamhetens leveranser mot kunden och undvika suboptimeringar på funktionsnivå.

– Kulturella motsättningar
Många funktionsorganisationer bedriver en nästintill tröstlös kamp för att bygga ”en kultur”. Respektive funktion skapar en egen uppsättning värderingar och arbetar efter egna målsättningar som inte nödvändigtvis är i paritet med verksamhetens.

– Omöjligt att delegera lönsamhetsansvar
När organisationen växer och diversifieras, är en renodlad funktionsstruktur ofta omöjlig att hantera. Anledningen är att det inte går att delegera ett verkligt resultatansvar. Verksamhetens resultat kan endast redovisas för helheten, även om internprissättning och andra metoder kan göra det möjligt att ställa upp kostnads- och intäktsmål för vissa funktioner.

– Chefsförsörjningsproblem
Med en funktionsstruktur kan det vara svårt att utveckla chefskandidater till högsta ledningen. Karriärvägarna går inom respektive funktion och den balanserade helhetssyn som toppledningen behöver kan saknas.

– Långa omställningstider
Genom att strukturera verksamheten efter interna funktioner kan organisationen brista i att fånga upp marknadssignaler och nya behov – de faller så att säga ”mellan” funktionerna.