hatthyllor

Forskare: Rensa hatthyllan – rutiner på jobbet utan funktion

Hatthyllan — en genialisk lösning på ett problem som slutat existera. ”Våra organisationer är nerlusade med rutiner som inte längre fyller någon funktion”, säger forskaren Mats Tyrstrup.

Huvudlöss var en verklig landsplåga i slutet av 1800-talet. Små obehagliga kryp som stortrivdes i hattar och textilier. Eftersom nästan alla bar någon form av huvudbonad på den tiden, kom någon på idén att skruva upp hatthyllor. På så vis kunde hattar med tillhörande löss parkeras redan i farstun. Genialt!

Under de många år som förflutit sedan dess har hattarna i stort sett försvunnit, liksom den utbredda lusplågan. Men hatthyllorna är kvar, som närmast självklara inredningsdetaljer i våra hem.

På liknande sätt håller organisationer fast vid ”hatthyllor” som lösningar på problem som inte längre existerar. Organisatoriska kvarlevor från en annan tid, som i värsta fall står i vägen för ett mer effektivt ledarskap. Det säger Mats Tyrstrup, docent vid Handelshögskolan i Stockholm och verksam inom tankesmedjan Leading Health Care.

”Våra organisationer är fullständigt nerlusade med administrativa system och rutiner som inte längre fyller någon funktion, eller vars syften med tiden blivit ytterst oklara. Om vi besiktigade våra organisationer på samma sätt som vi besiktigar våra bilar, skulle en hel del av dem få körförbud”, säger han.

johanna123

Läs också: Forskning: Därför är chefer ett hot i offentlig sektor

Det tydligaste hatthylle-exemplet från arbetslivet -är enligt Mats Tyrstrup de -formaliserade medarbetarsamtal som otaliga svenska chefer initierar åtminstone en gång per år. Samtalen kom till för att öka motivationen vid de löpande banden i det gamla industri–Sverige, vilket delvis också lyckades genom överenskommelser om arbetsrotation och ökat ansvar bland medarbetarna.

”Men arbete i dag är knappast lika monotont som på 1970-talet. Det omedelbara problemet är alltså borta, men lösningen i form av medarbetarsamtal lever vidare med förhöjd status, som något självklart att ägna sig åt. Jag vill understryka att alla som tycker att medarbetarsamtal leder till något vettigt, bör fortsätta att ägna sig åt dem. Min poäng är att vi så sällan ifrågasätter nyttan med samtalen.”

Nästa hatthylle-fenomen är ledningsgrupperna, menar Mats Tyrstrup.

”Problemet är återigen att de blivit ett så rutinmässigt ’måste’ i arbetslivet, vars nytta inte alltid är uppenbar. En normal ledningsgrupp består av uppåt tio personer, som kanske träffas varannan tisdag och sitter en hel eftermiddag för att gå igenom en massa frågor. Vilket tillsammans motsvarar en halvtidstjänst. Frågan är om det är väl använd tid.”

kris123

Läs också: Forskare: Här är chefens vanligaste misstag i krissituationer

Det många gånger omfattande arbetet med årliga affärs- och verksamhetsplaner kan även det kategoriseras som en ”hatthylla”, menar Mats Tyrstrup.

”Affärsplaner uppstod som styrmodell inom industrin för att implementera den högsta ledningens strategiska avsikter inom exempelvis cykeltillverkning. Dagens kvalificerade tjänsteverksamheter går sällan att centralstyra på samma sätt. Ändå är affärsplanerna kvar”, säger Mats Tyrstrup.

Att som enskild chef försöka rubba djupt rotade men mindre välfungerande traditioner i den egna organisationen är inte alltid så lätt.

”Man bör ändå alltid försöka förbättra det man är inblandad i. Testa att lyfta frågan: Exakt på vilket sätt ökar den här rutinen värdet på det vi levererar? Vi behöver bli mer ifrågasättande och explicita kring hur vi använder vår tid”, säger Mats Tyrstrup.

somnbrist-2

Läs också: Forskare: 3 myter om sömnbrist vi kan avfärda

fredrikk
reporter
Gör reportage, undersökningar och personporträtt om chefer och livet som chef. Ansvarig för Chefs karriärmaterial.

Relaterade artiklar

Två personer som koncentrerat djupjobbar
Personlig effektivitet

Deep work: 5 regler – för att få din hjärna att prestera på max

Deep work handlar om att med total fokus och koncentration skapa förutsättningar för att låta din hjärna operera på topp. Här är fem regler för att nå dit.
Hemfrids vd Monica Lindstedt
Annonssamarbete Chef + Hemfrid

Ge dig själv mer vardagsflow 2020

Andan i halsen. Ständigt dåligt samvete. Många chefer har tappat livsbalansen. ”Har du råd, så köp en tjänst och ta hand om dig själv”, råder Hemfrids Monica Lindstedt.
Kvinna som förbereder sig för comebacken på jobbet vid dator
Personlig effektivitet

5 tips: Så bäddar du för comebacken på jobbet

2020 är här och ett nytt jobbår. Med några enkla knep kan du hjälpa dig själv under omstarten efter ledigheten – och se till att du inte inleder året i en uppförsbacke.
Jobba hemma i jul? Det finns både fördelar och fällor att gå i.
Personlig effektivitet

7 saker att tänka på när du jobbar hemma i jul

En timme framför datorn här och där med en liten glöggfika nära till hands? Tänk så mysigt och praktiskt att jobba hemma i jul! Men det finns fallgropar – och fördelar. Chef reder ut dem.

petrany
Hälsa

Checklista för december: Så hinner du jobba klart

Här är effektivitetskonsulten Petra Brasks bästa råd för jobbårets sista månad.

moten-6
Personlig effektivitet

Därför blir det fler och fler möten på jobbet

Möten, möten, möten – när ska du egentligen hinna jobba? Nej, det är inte bara din känsla. Mötena på jobbet blir faktiskt allt fler, enligt en ny bok ”Liksom inuiter har många ord för snö finns det nu väldigt många ord för möten,” säger Malin Åkerström, professor i sociologi vid Lunds universitet och en av författarna.

skandia_3
Annonssamarbete Chef + Skandia

Bli en magnet för de bästa medarbetarna

Konkurrensen är knivskarp. Företag som vill locka – och hålla kvar – de bästa medarbetarna behöver steppa upp. ”Det handlar om att vara en bra, ansvarsfull och attraktiv arbetsgivare”, säger Mattias Munter på Skandia.
mobilnotiser2
Arbetsmiljö

Forskning: Så kan pushnotiser ändra ditt minne

Stressad av mobilens ständiga notiser? Nu finns ännu en anledning att stänga av dem. De kan nämligen ändra sättet du minns saker på och påverka hur du uppfattar information – även om du ignorerar dem. Det visar ny forskning från Ohio University.