hatthyllor

Forskare: Rensa hatthyllan – rutiner på jobbet utan funktion

Hatthyllan — en genialisk lösning på ett problem som slutat existera. ”Våra organisationer är nerlusade med rutiner som inte längre fyller någon funktion”, säger forskaren Mats Tyrstrup.

Huvudlöss var en verklig landsplåga i slutet av 1800-talet. Små obehagliga kryp som stortrivdes i hattar och textilier. Eftersom nästan alla bar någon form av huvudbonad på den tiden, kom någon på idén att skruva upp hatthyllor. På så vis kunde hattar med tillhörande löss parkeras redan i farstun. Genialt!

Under de många år som förflutit sedan dess har hattarna i stort sett försvunnit, liksom den utbredda lusplågan. Men hatthyllorna är kvar, som närmast självklara inredningsdetaljer i våra hem.

På liknande sätt håller organisationer fast vid ”hatthyllor” som lösningar på problem som inte längre existerar. Organisatoriska kvarlevor från en annan tid, som i värsta fall står i vägen för ett mer effektivt ledarskap. Det säger Mats Tyrstrup, docent vid Handelshögskolan i Stockholm och verksam inom tankesmedjan Leading Health Care.

”Våra organisationer är fullständigt nerlusade med administrativa system och rutiner som inte längre fyller någon funktion, eller vars syften med tiden blivit ytterst oklara. Om vi besiktigade våra organisationer på samma sätt som vi besiktigar våra bilar, skulle en hel del av dem få körförbud”, säger han.

johanna123

Läs också: Forskning: Därför är chefer ett hot i offentlig sektor

Det tydligaste hatthylle-exemplet från arbetslivet -är enligt Mats Tyrstrup de -formaliserade medarbetarsamtal som otaliga svenska chefer initierar åtminstone en gång per år. Samtalen kom till för att öka motivationen vid de löpande banden i det gamla industri–Sverige, vilket delvis också lyckades genom överenskommelser om arbetsrotation och ökat ansvar bland medarbetarna.

”Men arbete i dag är knappast lika monotont som på 1970-talet. Det omedelbara problemet är alltså borta, men lösningen i form av medarbetarsamtal lever vidare med förhöjd status, som något självklart att ägna sig åt. Jag vill understryka att alla som tycker att medarbetarsamtal leder till något vettigt, bör fortsätta att ägna sig åt dem. Min poäng är att vi så sällan ifrågasätter nyttan med samtalen.”

Nästa hatthylle-fenomen är ledningsgrupperna, menar Mats Tyrstrup.

”Problemet är återigen att de blivit ett så rutinmässigt ’måste’ i arbetslivet, vars nytta inte alltid är uppenbar. En normal ledningsgrupp består av uppåt tio personer, som kanske träffas varannan tisdag och sitter en hel eftermiddag för att gå igenom en massa frågor. Vilket tillsammans motsvarar en halvtidstjänst. Frågan är om det är väl använd tid.”

kris123

Läs också: Forskare: Här är chefens vanligaste misstag i krissituationer

Det många gånger omfattande arbetet med årliga affärs- och verksamhetsplaner kan även det kategoriseras som en ”hatthylla”, menar Mats Tyrstrup.

”Affärsplaner uppstod som styrmodell inom industrin för att implementera den högsta ledningens strategiska avsikter inom exempelvis cykeltillverkning. Dagens kvalificerade tjänsteverksamheter går sällan att centralstyra på samma sätt. Ändå är affärsplanerna kvar”, säger Mats Tyrstrup.

Att som enskild chef försöka rubba djupt rotade men mindre välfungerande traditioner i den egna organisationen är inte alltid så lätt.

”Man bör ändå alltid försöka förbättra det man är inblandad i. Testa att lyfta frågan: Exakt på vilket sätt ökar den här rutinen värdet på det vi levererar? Vi behöver bli mer ifrågasättande och explicita kring hur vi använder vår tid”, säger Mats Tyrstrup.

somnbrist-2

Läs också: Forskare: 3 myter om sömnbrist vi kan avfärda

fredrikk
reporter
Gör reportage, undersökningar och personporträtt om chefer och livet som chef. Ansvarig för Chefs karriärmaterial.

Relaterade artiklar

deadline
Personlig effektivitet

5 tips: Få dina deadlines att jobba för dig

Juni, snart semester – och därmed ett mörkt moln av hägrande deadlines vid horisonten. Allt måste vara avklarat innan midsommar för att du ska kunna gå på ledighet med gott samvete. Men det gör dig bara mer handlingsförlamad. Eller?

petra-4
Personlig effektivitet

Experten: Så klarar du av kortveckorna

Perioden mellan Valborg och midsommar utgör ett alldeles eget stressmoment. Chefs effektivitetsexpert Petra Brask ger sina bästa tips för hur du klarar helgdagsinfernot.

lifehacks
Beslutsfattande

Psykologiska life-hacks som chefer kan dra nytta av

Psykologen och Chefboken-redaktören Björn Hedensjö har skrivit en bok om det han själv hade velat veta som chef. I Helikopterfaktorn beskriver han 76 verktyg från psykologin.
ai
Personlig effektivitet

Studie: AI frigör tid för chefer – kommer skapa bättre ledare

Är du rädd för att AI ska göra dig överflödig i framtiden? Enligt en ny studie behöver du inte oroa dig som chef. Faktum är att AI kan ge dig mer tid att utveckla dina ledaregenskaper.
kvin123
Personlig effektivitet

Undersökning slår fast: Kvinnor bättre än män på att hålla i möten

Vill du ha möten med förberedda deltagare som håller den bestämda tiden och är bra på att komma till avslut? Då är det bättre att ha möten med kvinnor, enligt en stor undersökning.
illus1
Arbetsmiljö

Skippa kontoret – effektivare att jobba hemma

Avskaffa kontoren! Framtidens medarbetare jobbar hemifrån, hävdas i en stor studie som påvisar kraftiga effektivitetsvinster med distansarbete.
flexibel
Arbetsmiljö

Så många tackar nej till oflexibla jobb

Nya siffror: 80 procent skulle tacka nej till ett jobb – som inte erbjöd flexibilitet
kalendera1
Personlig effektivitet

5 sätt att rensa upp din kalender: ”Välj bort möten”

Är din kalender fylld när veckan börjar? Då kan du behöva skaffa dig en bättre strategi för att lösgöra tid.