hatthyllor

Forskare: Rensa hatthyllan – rutiner på jobbet utan funktion

Hatthyllan — en genialisk lösning på ett problem som slutat existera. ”Våra organisationer är nerlusade med rutiner som inte längre fyller någon funktion”, säger forskaren Mats Tyrstrup.

Huvudlöss var en verklig landsplåga i slutet av 1800-talet. Små obehagliga kryp som stortrivdes i hattar och textilier. Eftersom nästan alla bar någon form av huvudbonad på den tiden, kom någon på idén att skruva upp hatthyllor. På så vis kunde hattar med tillhörande löss parkeras redan i farstun. Genialt!

Under de många år som förflutit sedan dess har hattarna i stort sett försvunnit, liksom den utbredda lusplågan. Men hatthyllorna är kvar, som närmast självklara inredningsdetaljer i våra hem.

På liknande sätt håller organisationer fast vid ”hatthyllor” som lösningar på problem som inte längre existerar. Organisatoriska kvarlevor från en annan tid, som i värsta fall står i vägen för ett mer effektivt ledarskap. Det säger Mats Tyrstrup, docent vid Handelshögskolan i Stockholm och verksam inom tankesmedjan Leading Health Care.

”Våra organisationer är fullständigt nerlusade med administrativa system och rutiner som inte längre fyller någon funktion, eller vars syften med tiden blivit ytterst oklara. Om vi besiktigade våra organisationer på samma sätt som vi besiktigar våra bilar, skulle en hel del av dem få körförbud”, säger han.

johanna123

Läs också: Forskning: Därför är chefer ett hot i offentlig sektor

Det tydligaste hatthylle-exemplet från arbetslivet -är enligt Mats Tyrstrup de -formaliserade medarbetarsamtal som otaliga svenska chefer initierar åtminstone en gång per år. Samtalen kom till för att öka motivationen vid de löpande banden i det gamla industri–Sverige, vilket delvis också lyckades genom överenskommelser om arbetsrotation och ökat ansvar bland medarbetarna.

”Men arbete i dag är knappast lika monotont som på 1970-talet. Det omedelbara problemet är alltså borta, men lösningen i form av medarbetarsamtal lever vidare med förhöjd status, som något självklart att ägna sig åt. Jag vill understryka att alla som tycker att medarbetarsamtal leder till något vettigt, bör fortsätta att ägna sig åt dem. Min poäng är att vi så sällan ifrågasätter nyttan med samtalen.”

Nästa hatthylle-fenomen är ledningsgrupperna, menar Mats Tyrstrup.

”Problemet är återigen att de blivit ett så rutinmässigt ’måste’ i arbetslivet, vars nytta inte alltid är uppenbar. En normal ledningsgrupp består av uppåt tio personer, som kanske träffas varannan tisdag och sitter en hel eftermiddag för att gå igenom en massa frågor. Vilket tillsammans motsvarar en halvtidstjänst. Frågan är om det är väl använd tid.”

kris123

Läs också: Forskare: Här är chefens vanligaste misstag i krissituationer

Det många gånger omfattande arbetet med årliga affärs- och verksamhetsplaner kan även det kategoriseras som en ”hatthylla”, menar Mats Tyrstrup.

”Affärsplaner uppstod som styrmodell inom industrin för att implementera den högsta ledningens strategiska avsikter inom exempelvis cykeltillverkning. Dagens kvalificerade tjänsteverksamheter går sällan att centralstyra på samma sätt. Ändå är affärsplanerna kvar”, säger Mats Tyrstrup.

Att som enskild chef försöka rubba djupt rotade men mindre välfungerande traditioner i den egna organisationen är inte alltid så lätt.

”Man bör ändå alltid försöka förbättra det man är inblandad i. Testa att lyfta frågan: Exakt på vilket sätt ökar den här rutinen värdet på det vi levererar? Vi behöver bli mer ifrågasättande och explicita kring hur vi använder vår tid”, säger Mats Tyrstrup.

somnbrist-2

Läs också: Forskare: 3 myter om sömnbrist vi kan avfärda

fredrikk
reporter
Gör reportage, undersökningar och personporträtt om chefer och livet som chef. Ansvarig för Chefs karriärmaterial.

Relaterade artiklar

sjalvledarskap-2
Personlig effektivitet

Självledarskap – frihet som kräver tydlighet från chefen

För att självledarskap – en nödvändig ingrediens i distansarbetet – ska fungera krävs mer än ”bara” motivation. Tydlighet kring mål och förväntningar är av yttersta vikt, visar en färsk doktorsavhandling.
al_ledarstil_stor
Annonssamarbete Chef + Atrium Ljungberg

Kontoret – en viktig nyckel i ditt ledarskap

Allt fler satsar på sitt kontor – trots digitalisering och ökat distansarbete. Anledningen? Nya möjligheter för kontoret som ledarskapsverktyg och må-bra-faktor.
jobbahemmamedbarn
Personlig effektivitet

Distansjobba när barnen är hemma – så lyckas du

Stökigt att jobba på distans när barnen inte kan vara i skolan? Psykologen Anna Bennich ger sina bästa tips för att vårda och hålla igång jobbet – och relationerna.

4 vanor som hjälper dig att sluta jobba på fritiden
Hälsa

Sluta jobba på fritiden – med dessa 4 vanor

Som chef är det särskilt svårt att dra gränsen mellan arbete och fritid. Den som alltid är i tjänst riskerar att försumma familjen och gå miste om nödvändig återhämtning. Följ dessa steg för en sundare balans.
Två personer som koncentrerat djupjobbar
Personlig effektivitet

Deep work: 5 regler – för att få din hjärna att prestera på max

Deep work handlar om att med total fokus och koncentration skapa förutsättningar för att låta din hjärna operera på topp. Här är fem regler för att nå dit.
Kvinna som förbereder sig för comebacken på jobbet vid dator
Personlig effektivitet

5 tips: Så bäddar du för comebacken på jobbet

2020 är här och ett nytt jobbår. Med några enkla knep kan du hjälpa dig själv under omstarten efter ledigheten – och se till att du inte inleder året i en uppförsbacke.
Ibland är det systemen, inte ledarskapet, som orsakar frustration på jobbet.
Annonssamarbete Chef + Sopra Steria

IT-system dold orsak till ledarskapsproblem

Dålig effektivitet och irritation i ditt team beror inte alltid på brister i ledarskapet. Leta efter lösningar på rätt ställe. ”Det är alldeles för vanligt med IT-system som stoppar oss, snarare än stöttar”, säger Christer Söderholm på Sopra Steria.
Jobba hemma i jul? Det finns både fördelar och fällor att gå i.
Personlig effektivitet

7 saker att tänka på när du jobbar hemma i jul

En timme framför datorn här och där med en liten glöggfika nära till hands? Tänk så mysigt och praktiskt att jobba hemma i jul! Men det finns fallgropar – och fördelar. Chef reder ut dem.