»Vi jagade bort tidstjuvarna«

Förr hade Skanskas affärsstöd en daglig kö på 20 000 väntande leverantörsfakturor. På ett halvår minskade man antalet till femtusen – och sänkte därmed kostnaden för dröjsmålsräntor från fem miljoner till tre.

Vem hade kunnat tro att en hundraårig modell för att effektivisera löpande bandet också skulle bli en metod att effektivisera ekonomiadministration?

Lean production innebär att alla delar i en process ska finnas på rätt plats vid rätt tillfälle. Delar som får ligga på lager och medarbetare som får stå sysslolösa kostar pengar. Metoden passar som hand i handske där det enkelt går att mäta besparingar i till exempel spikar och arbetstimmar. I administrativa processer däremot, till exempel inköp eller redovisning, är den inte lika lätthanterlig.

»Ja, det vore ju lättare om vi jobbade med att laga köttbullar. När det handlar om administration är det svårare att se hela processen och sin egen del av den«, säger Rebecca Friedrich, gruppchef för leverantörsfaktura på Skanska affärsstöd.
Men det går. Genom att använda Lean administration – den administrativa motsvarigheten till Lean production – har Skanska affärsstöd på bara ett halvår fått bort nästan allt onödigt tidsspill.

Det första steget var att kartlägga avdelningens arbetsprocesser– var började och slutade de? Processerna ritades upp för att bli tydligare.
Den viktigaste kanalen i arbetet är det som kallas för »tavelmöten«. De hålls en gång i veckan och innefattar alla medarbetare, uppdelade i grupper om åtta till tio personer. Grupperna hålls små för att alla ska komma till tals. Det är viktigt för att kunna identifiera samtliga problem.

»Till en början var det svårt att få medarbetarna att känna sig bekväma med att prata. Men efter några tavelmöten släppte det och nu är de väldigt engagerade«, säger Rebecca Friedrich.

Chefen leder oftast tavelmötena. Men tanken är att även medarbetare ska ta rollen som »vägvisare«, som det kallas på lean-språk.
Medarbetarna arbetar med att identifiera problem och strukturera upp dem i frekvens, orsak, nytta och effekt.

Det är viktigt att inte utse någon syndabock, utan att koncentrera sig på hur och varför problemet har uppstått. Det kan hjälpa företaget att lära sig av misstagen. Gruppens arbete mynnar sedan ut i en åtgärdsplan, där en medarbetare får ansvaret för att driva genom förändringen.

Grunden för lean administration utgörs av medarbetarnas engagemang. Det innebär bland annat att en enskild medarbetare själv får arbeta med de förändringar han eller hon vill genomföra. Det är chefens uppgift att följa upp att de verkligen genomförs, men medarbetarna får ta ansvaret för att hitta lösningar och sätta igång åtgärderna.

I ett företag där alla medarbetare är delaktiga minskar risken för att saker hamnar mellan stolarna. Där hamnade idéer ofta tidigare då den traditionella förslagslådan tillämpades på Skanska affärsstöd.

»Det har aldrig riktigt funkat. Förslagen blev ofta liggande och glömdes bort«, säger Rebecca Friedrich.

Men sedan Lean administration började tillämpas har ett hundratal förslag lagts fram och åtgärdats inom Skanska affärsstöd.
Förslagen sträcker sig från stora omfattande förändringsarbeten till mer vardagliga, som hur färre utskrifter kan minimera tidsödande spring fram och tillbaka till skrivaren.

»Hade en chef sagt att ’de här sakerna ska åtgärdas’ hade det aldrig funkat. Det blir mycket enklare när det kommer från medarbetarna själva. Det ger en enorm kraft i organisationen. Och kraften kommer underifrån«, säger Rebecca Friedrich.

Arbetet med Lean administration har också fört chefer och medarbetare närmare varandra. Chefen blir mer medveten om vad medarbetarna gör och mer insatt i detaljer.
Varje vecka blir det små förbättringar. Så även om kostnaden är stor för att låta 60 medarbetare sitta i möte en timme i veckan, så blir besparingarna på sikt desto större.

Det goda resultatet har även gjort ett avtryck i avdelningens senaste medarbetar­enkät.
»Då fick vi bevis på det som vi hade på känn, att arbetsglädjen har ökat. Alla är mer engagerade nu«, säger Rebecca Friedrich.