Tre korkade sätt att jobba på

Snuttifieringen är i dag ett stort hot mot chefens effektivitet. Det finns ju så mycket annat kul man kan göra. Bloggar ska bevakas, Facebook-konton ska uppdateras och senaste applikationen i din Iphone ska installeras.

Allt detta gör att du bara hinner en bit in på din arbetsuppgift innan du blir avbruten.

Anett Bohman är personal- och beteendevetare och håller kurser i effektivitet. Hon har märkt att snuttifiering är ett av chefens största vardagsproblem.

 »Man bokar inte tid för eget koncentrationsarbete, utan hoppar från tuva till tuva. Dessutom rycker både medarbetare och högre chefer ständigt i en. Ett annat stort störningsmoment är mejlen.«

Vilka konsekvenser får det?
»Du får aldrig göra klart något och känna belöningen som ligger i att bli färdig. Dessutom blir det mycket ställtid, tid för att ställa om från en uppgift till en annan. Det är väldigt stressande för hjärnan.«

Mejlen är ett av de värsta störningsmomenten. Varför är det så svårt att låta bli att kolla den?
»För många är det en flykt. Om man har en arbetsuppgift som är svår och tråkig, så väljer man att försvinna bort till mejlen ett tag. Eller så har man inte tagit sitt ledarskap. Man vågar inte säga att man har vissa tider där man svarar på mejl. I stället är man alltid tillgänglig. Men de flesta har inte ett jobb där de måste kolla mejlen hela tiden.«

Här är tre ineffektiva sätt att jobba på:

1. Du skiljer inte mellan arbete och fritid.
Du kollar Facebook en gång i halvtimmen för att se vad dina vänner gör. Detta har blivit ett verkligt chefsproblem. Det finns chefer som bett it-avdelningen att blockera Facebook, eftersom de märkt att de har svårt att begränsa sin användning av sociala medier.
 
Gör så här i stället: Fråga först om du får använda Facebook på jobbet. Vad säger arbetsgivaren? Bestäm sedan hur många gånger du ska besöka Facebook på en dag, och hur länge du ska vara inloggad. När du klarar gränsen kan du belöna dig själv, exempelvis med en kopp kaffe. Om du bryter mot dina regler blir det ett mindre straff. Det tar cirka 20 dagar att ändra en vana, så i början kan du behöva vara sträng mot dig själv.

2. Du har alla signaler på
Du hör och ser när det kommer in ett mejl, när du får sms, när någon uppdaterar sin status på Facebook eller när bloggen du läser har ett nytt inlägg. Så fort du får ett mejl släpper du din arbetsuppgift och läser mejlet.
 
Gör så här: Stäng av! Kolla dina mejl på särskilda tider, exempelvis morgon, lunch och innan du går hem. Berätta för dina medarbetare vilka tider du kollar mejlen. Sätt telefonen på ljudlös.  Tala in ett meddelande som berättar att du lyssnar av telefonen på särskilda tider.

3. Du har alltid öppen dörr
Ledarskapsexperter hyllar den närvarande chefen. Därför ser du till att alltid ta emot medarbetare som har en fråga eller idé. Men att ha »öppen dörr« innebär inte att du alltid ska vara tillgänglig. För att kunna leda måste du ha ostörd koncentrationstid. Tänk på: är det viktigt för medarbetaren att få svar just nu? Kanske kan det vänta två timmar.

Gör så här i stället: Berätta för dina medarbetare när du är tillgänglig. Du kan också ha särskilda telefontider. Om du sitter i öppet kontorslandskap, ha en signal för när du vill jobba ostört. På vissa kontor sätter man upp en kon eller flagga på sitt skrivbord när man inte vill bli störd. Andra har hörselskydd på. En tredje metod är att jobba hemma en dag eller eftermiddag i veckan. Man kan också ha en »tyst timme« om dagen då alla i kontorslandskapet arbetar under tystnad.