Ta makten över din att göra-lista

SORTERA DINA MÅSTEN

Vägen till förändring börjar med att du prioriterar i din att göra-lista. Välj ut max 20 punkter på listan och gör en uppdelning i två kolumner, en med rubriken ”viktigt” och en med ”mindre viktigt.

Exempel:

Titta nu igenom de båda kolumnerna och avgör vad du absolut måste ta tag i nu och vad du kan skjuta upp ett tag till. Skriv bråttom eller mindre bråttom efter varje arbetsuppgift.

Exempel:

Du märker nu att du kan placera in alla dina olika måsten i fyra kategorier:
A – det som är viktigt och bråttom.
B – det som är viktigt men mindre bråttom.
C – det som är bråttom men mindre viktigt.
D – det som egentligen varken är bråttom eller viktigt.

GRANSKA DINA SYFTEN

Du har nu delat in dina arbetsuppgifter i fyra kategorier. För att skapa lite ordning och komma vidare med varje uppgift för du in dem på var sin ny sida i ditt rutblock sida ”A”, ”B”, ”C” och ”D. Se till att få plats med tre kolumner på varje sida.

Ovanför första kolumnen skriver du Vad?
Där för du in arbetsuppgiften som ska utföras.
Ovanför andra kolumnen skriver du Varför?
Ovanför tredje kolumnen skriver du Hur?

Nu är det dags för dina varför-frågor. I denna kolumn försöker du svara på varför du ska utföra den uppgift du har listat. Ju ärligare du kan vara inför dig själv med dina syften, desto bättre.

Exempel:
Vad?
Få ordning och reda på alla mejl
Varför?
Bli mer effektiv och ha bättre kontroll på vardagen.

GÖR EN HANDLINGSPLAN

Nu går du igenom varje uppgift på nytt och fyller i kolumn nummer tre. Där svarar du på frågan om hur du tänker lösa uppgiften.

Exempel:

Vad?
Få ordning och reda på alla mejl.
Varför?
Bli mer effektiv och ha bättre kontroll på vardagen.
Hur?
Rensa i inkorgen varje dag.

Du märker nu att lösningen påverkas av den prioritering du har gett uppgiften. Har den A-prioritet så vet du vad som gäller och gör det genast! Har uppgiften däremot D-prioritet så är rådet att delegera eller helt enkelt att bestämma dig för att strunta i den.
Vid denna punkt i processen är det dags för en insikt.
Det är lätt att tro att A-prioriteringarna skulle vara det viktigaste du har att ta tag i. Men det stämmer inte.
”De människor som verkligen lyckas ägna sig åt sina B-prioriteringar, alltså sådant som är viktigt men inte bråttom, är de som upplever sig själva som mest framgångsrika”, säger Karl-Johan Almegård.

A-prioriteringar blir oftast åtgärdade eftersom de har akuta deadlines. Men bland B-prioriteringarna ryms saker som ett helt företags strategi eller regelbunden motion för egen del.
B-prioriteringar går alltid att skjuta upp just nu – men resultatet blir sämre prestationer på sikt.
Det är först när du kan ägna dig åt dina B-prioriteringar som du upplever balans i tillvaron. De är dock ofta besvärliga och kräver koncentration, beslutsamhet och energi.

Därför är det lätt att fly in i C-prioriteringarna, som ständigt dyker upp. De är förrädiska med sina deadlines, som får dem att verka viktigare än de egentligen är.
Någon ber dig till exempel att korrekturläsa den nya broschyren som ska gå iväg före lunch. I stället för att delegera sysslan så betar du av den själv, som ett snabbjobb.

Slutligen drar du på dig ytterligare tidsbrist om du fastnar i rena D-prioriteringar. Hit hör tidstjuvar som onödiga möten, överdriven rapportering och skräpmejl.