Svenska chefer ger sina bästa mötestips

I Chef nr 4 2014 publicerade vi en längre undersökning om chefers mötesvanor. Några chefer fick ge sina bästa tips på hur de skapar effektiva möten:

Niklas Björnlod, produktionschef, Slottsbro:
”I början av mötet utser vi, med glimten i ögat, en person som är mötespolis. Hon eller han har koll på att vi håller tiden och håller oss till ämnet. Om vi börjar prata om att vi ska åka skidor i helgen, säger polisen till. Det fungerar bra! Det skapar en vakenhet och delaktighet i mötena.

Sedan vi införde lean på företaget för 1,5 år sedan har vi mycket effektivare möten. Varje dag börjar med ett tio minuters möte där hela fabriken deltar.

Vi hinner med att gå igenom status på alla avdelningar på den tiden. Vi har sparat hundratals mötestimmar på det.”

Elin Askfelt, chef för affärsområde EMEA, Accedo:
”Jag har många videomöten via Skype eftersom flera av mina medarbetare sitter i London eller Köln. Att försöka lösa ett problem via mejl kan vara väldigt ineffektivt, så därför löser vi det på andra sätt som att prata eller chatta. Att ringa ett videosamtal eller vanligt telefonsamtal gör att man kommer snabbare framåt.

Det låter enkelt, men det viktigaste för ett effektivt videomöte är en bra uppkoppling. Det finns inget mer frustrerande än när någon hela tiden kopplas bort från mötet. På våra interna veckomöten möts vi tio personer över Skype. Då måste jag vara väldigt tydlig med vem jag riktar mig till och vem som får komma till tals.

Jag ställer frågor och kontrollfrågor för att få med alla och se till att budskapet verkligen har gått fram. Men videomöten räcker inte. Jag har också personliga möten med mina utländska medarbetare några gånger i halvåret. Då kan man odla den mer informella kontakten.”

Nina Rådström Oldertz, chef för kommunikation och affärsutveckling, Sabo:
”Många av våra möten är återkommande planeringsmöten. De kör vi oftast stående, då tar de bara tio minuter.  Vid längre idémöten använder vi ofta olika mötesövningar för att öka den kreativa höjden. Ett exempel: På ett möte skulle vi komma på ett tävlingsupplägg. Mötesdeltagarna fick sätta sig två och två. De fick intervjua varandra om sina bästa tävlingsminnen, och sedan presentera den andras minne för gruppen.

Jag är lite av ett mötesfreak. Jag tycker att det är viktigt och intressant med delaktighet, och det kan man verkligen åstadkomma med möten.”

Nina Ehnhage, chef för information, pr- och spelansvar, Casino Cosmopol:
”Alla våra möten ska ha en agenda med föranmälda punkter. Inför varje möte ska varje chef i ledningsgruppen också ha skickat in en statusrapport som de andra får ta del av. Där rapporterar man in sådant som avviker från det normala, exempelvis personalfrågor eller om det har varit ett driftstopp. Det gör att vi slipper ’gå laget runt’ i början av varje möte. Att arbeta så har minskat mötestiden med säkert en timme.

Vi är också väldigt hårda med våra mötestider. Vi börjar på utsatt tid, oavsett om alla har kommit eller inte. Om man har missat får man själv ta ansvar för att hämta in informationen.”

Fler mötestips från undersökningen:

”Jag bokar 45 minuter i stället för en timme. Jag har alltid en agenda. Så få personer som möjligt närvarar.”

”Jag försöker få till stånd konkreta åtgärder kopplade till vem, vad, hur.”

”Jag förordar promenadmöten om vi bara är två personer. Vi diskuterar fritt under en promenad, sedan går vi tillbaka till kontoret och sammanfattar.”

”Bjuder jag in till möte har jag alltid ett uttalat syfte. Är jag inbjuden frågar jag alltid om mötets syfte om det är oklart. Jag ser till att mötesanteckningarna skrivs direkt under mötet och skickas ut till berörda så fort mötet är slut.”

”Det ska alltid finnas en agenda. Märk agendapunkterna med information/diskussion/beslut.”

”Jag skapar en punkt under mötet då deltagarna får ”titta i telefonen”. Då blir många lugnare och telefonen används inte under mötets gång.”

”Jag undviker möten med fler än fyra deltagare. Information lämnas via mail (inte via möten), beslut tas vid möten. Inte en massa skitsnack och wienerbröd.”

”Ha en agenda. Ha inte för många punkter – hellre flera kortare möten för att hålla gruppen ’vaken’.”

”Ha ett klart syfte och även förslag på agenda och tid för hur lång tid mötet ska ta. Jag summerar alltid alla möten med ’vem gör vad och till när’ innan vi skiljs åt. Där jag vet att deltagarna behöver tid att förbereda sig får de alltid agendan med förväntningar i förväg.”

Mötesskolan del 1: Chef har kartlagt chefernas mötesvanor

Mötesskolan del 2: 10 tips för mer effektiva möten