Krisledarskap på sin spets när svenska chefer hjälper ukrainska medarbetare

Det svensk-ukrainska it-företaget Beetroots medarbetare är mitt uppe i brinnande kriget.

”Det smäller bomber i bostadsområden i Charkiv och Kiev och våra kollegor får springa in och ut ur bombskydd. Det är en hemsk situation och vi försöker förstå vad som händer”, sa Nordenchefen Arvid Joelsson sent på eftermiddagen den 28 februari.

Efter att det i torsdags exploderat en bomb i Ivano-Frankivsk, lyckades vd:n Andreas Flodström, ta sig över gränsen till Moldavien. Han samåkte tillsammans med ett 40-tal anställda och kunde lämna Ukraina.

”Vi hade också en skidresa bokad för hela personalen, vilket var tur i oturen. Vi hade tågbiljetter och tågen gick fortfarande så ett antal medarbetare kunde ta sig till västra Ukraina”, säger Arvid Joelsson som befinner sig i Stockholm.

Beetroot har över 600 medarbetare i Ukraina på nio kontor där flera ligger nära frontlinjen, bland annat i Mariupol. Det är hittills cirka 60 medarbetare som tagit sig ut ur landet men majoriteten är kvar.

”Vårt största jobb just nu är att få koll på var folk är och deras planer, så att vi kan hjälpa dem i säkerhet. Vi följer dag för dag och uppdaterar via mejl och främst Telegram så fort vi får ny information från myndigheter om till exempel mörkläggning och var man kan resa,” säger Arvid Joelsson som konstaterar att myndigheterna helst vill att folk stannar hemma just nu.

Han är imponerad över vilken otrolig styrka deras medarbetare besitter, och hur alla ukrainare sluter upp bakom armén och för varandra, men tärs också av att själv sitta så långt bort och inte kunna göra något.

”Jag är otroligt tacksam mot hela landet och våra kollegor som orkar. Vi har ett starkt team där alla sluter upp och hjälper varandra. Att de ens tänker tanken att de vill jobba är imponerande. Jag har nästan varit på väg att hyra en van och åka dit, men man får hålla huvudet kallt och se till att försöka ha rätt sak på rätt plats.”

Beetroot har haft en beredskapsplan sedan två månader tillbaka, och redan före invasionen erbjudit medarbetarna att arbeta från kontor i västra Ukraina och Bulgarien.

”Nu efter invasionen med kriget som pågår ställs vi inför helt nya utmaningar Det är i vissa fall svårt att lämna städer eller få tag i bensin men vi försöker se till att alla har möjlighet att ta sig någon annanstans om de vill göra det.”

Företagets västra kontor i Lviv och Ivano-Frankivs är förberedda med sovplatser och mat för folk som inte kommer ur landet. Och i Polen, Moldavien och Rumänien har hubbar inrättats för alla som tar sig ut.

Verksamheten i Ukraina pågår dock fortfarande om än i betydligt mindre skala. Flera medarbetare vill arbeta för att stödja de som inte har möjlighet. Förståelsen från kunderna har varit stor. De har erbjudit sig att betala fakturor i förtid vilket gett Beetroot möjlighet att betala ut löner i förskott.

En stor del av Beetroots utvecklare har också anslutit sig till försvaret i cybervärlden.

”Mer än hälften av Ukrainas utvecklarkår, 130 000 utvecklare, har gått med. Den typen av stöttande initiativ är stort.”

Även jordbruksmaskinföretaget Väderstad hade en krisplan klar redan före jul, för hur de skulle agera om det blev en rysk invasion i Ukraina.

”Våra ukrainska medarbetare är så klart väldigt oroliga, men ändå förvånansvärt lugna. Vi har än så länge inte upplevt någon panik, säger Mattias Hovnert, global sälj- och marknadschef på Väderstad, och konstaterar att alla varit förberedd på att något sådant här kunde hända.

Han står i daglig kontakt med ledningen och delar av personalen i Ukraina, där Väderstad har ett sälj- och servicebolag med 50 ukrainska medarbetare. Dels på huvudkontoret i Zhashkiv, en och en halvtimme söder om Kiev, dels på ett reservdelslager i Martinivka, väster om Kiev.

Både telefon och internet fungerar än, även om internet är mest tillförlitligt.

”Grundplanen var att vi skulle kunna inhysa hela personalstyrkan i anläggningen i Zhashkiv där vi har bunkrat upp. Med pellets för uppvärmning, elverk och påfyllda dieselförråd samt sovsäckar och mat. Vi har även gjort en kommunikationsplan ifall internet och telefon skulle slås ut”, berättar Mattias Hovnert.

När företagets lokala vd, Vitaly Filatov, väcktes av explosioner på morgonen den 24 februari i Kiev tog han ta sig dagen efter de femton milen till huvudkontoret i Zhashkiv. Men än så länge har det varit färre medarbetare än de trott som velat ta sig till dit, trots att företagets erbjudande gäller hela familjerna.

”Vid närmare eftertanke är det inte oväntat att man vill vara nära sin familj. Hemmets är ens borg. De flesta är kvar i byarna, eller har åkt hem till sina familjer i byarna. Just nu är det bara en familj som bor på huvudkontoret.”

Verksamheten står stilla. Mattias Hovnerts fokus ligger på att se till att medarbetarna mår så bra som möjligt där de är och att de har pengar att förflytta sig eller helt lämna landet om de så vill.

”Vi har försett våra anställda med finansiella medel, både kontanter och på sina konton, för att de ska kunna transportera sig när helst de vill. Vi har också hjälpt de första familjerna att ta sig in i Polen, där vårt polska team har stått standby och nu ordnar husrum och tar hand om dem.”

Men evakueringen utomlands försvåras av att merparten av Väderstads medarbetare är män i ålderspannet 18 – 60 år som inte tillåts att lämna landet.

”Vi har lite oklara uppgifter, men männen kallas in utifrån olika kategorier som vi tolkar delvis beror på ålder. Huvuddelen av vår personal har redan blivit kontaktad av myndigheterna.”

Språksvårigheter och det långa avståndet gör att Mattias Hovnert känner sig lite bakbunden som chef och ledare.

”Man känner sig maktlös när man inte är på plats. Det är normalt sett svårt att få grepp om en personalstyrka på remote, och nu blir det ännu svårare. Mest lider man av att man tappar den kontrollen. Man står lite vid sidan om och försöker supporta på bästa sätt.”

Mattias Hovnert försöker prata med så många medarbetare som möjligt för att få en bredare kontaktyta och en samlad bild av hur alla mår.

”Vi ska inte glömma att det är människor som det handlar om. Man kan inte förvänta sig bara rationella beteenden i en sådan här situation.”

Som chef sitter han även med ett annat dilemma.

”Det är lätt att glömma att vi har verksamhet i Ryssland och kollegorna där mår inte speciellt bra. De står inte bakom det som regimen gör. Men det är lätt att släppa fokus på den delen. Vi behöver finnas där även för dem i dialog och diskussioner.

Och samtidigt som de ser hur deras ryska medarbetare lider måste Väderstad nu ta ställning till om de ska införa sanktioner.

”Vi har efter övervägande för alla parter valt att lägga ett fullständigt stopp av leveranser till Ryssland. Samtidigt har vi ansvar för människorna där. Nu och framåt. Det är en svår fråga. Att leda och vara chef är inte lätt. Även om vissa dagar onekligen är lättare än andra”.