»Så vinner vi tid«

Jesper Kärrbrink, vd Eniro ( f d vd Svenska Spel):

»Ibland bokar jag lite längre mötestid än jag tror behövs, på så sätt kan jag stjäla någon halvtimme för att svara på mejl, ringa samtal och sådant. Fysiska möten som är inbokade är korta, det blir inga kaffestunder.

Mitt bästa knep är att ha en riktigt bra assistent som förstår vad som är viktigt, vad som ska prioriteras redan vid bokningstillfället. Och som kan avvisa allt annat på ett trevligt sätt.

Den här veckan har varit extremt hektisk, i dag vet jag knappt vilken dag det är! Javisst ja, tisdag.

När det riktigt kör ihop sig prioriterar jag först bort mejl och telefonsamtal som pockar på svar. Sedan ryker mellantiden, stunder jag avsatt för förberedelser, att göra presentationer och sådant. Allt det får jag lösa på annan tid. Får jag bara sova mina sju timmar så fixar sig allt!«

Peggie Ulle, vd Storköksbyrån i Stockholm:

»Jag tillbringar väldigt mycket tid i bilen på väg mellan olika kund­möten, mest i Stockholm och Mälardalen. Mitt knep är att boka mötena så tätt att det blir minimalt med spilltid. Jag har stenkoll på geografin, så jag är rätt bra på det.

Men jag måste vara väldigt flexibel för att hela tiden vara beredd på omprioriteringar. I min bransch vet man aldrig vad som händer. Alla jobbar med korta ledtider.

När jag kommer på morgonen har jag en agenda i huvudet för vad jag ska göra under dagen. Men på kvällen har jag ofta gjort helt andra saker! Då brukar jag sätta mig och fundera på vad jag inte hunnit med och om jag kan lösa det som måste göras på något annat sätt. Vissa saker kan jag delegera till någon annan. Men oftast räcker det att stuva om och omprioritera för att få saker att fungera.«

Jörgen Edström, åkeriområdeschef i Poståkeriet, region Öst i Jönköping:

»Jag brukar försöka göra en prioriteringslista för mig själv. Om det dyker upp något som jag absolut måste ta tag i försöker jag skjuta upp det som finns längst ned på listan. Eller ännu hellre delegera till någon annan om det går. Det beror på vad det handlar om. Medarbetare som pockar på min tid och som inte har något akut eller jätteviktigt ärende får vänta. Kunder kommer alltid högt upp på listan.

Men jag har ingen patentlösning på hur man klämmer in en grej till, jag önskar ibland att jag hade det!

Tyvärr kan man ju bara vrida tillbaka klockan en timme när vintertiden börjar, annars skulle jag gärna göra det betydligt oftare. Varannan dag eller så.
Vissa saker skulle jag gärna strunta i, men det är ju faktiskt mitt ansvar att säga nej från början så att jag slipper sitta med Svarte Petter.«

Fotnot: Artikeln publicerades för första gången i Chef nr 4 2006.