Så skyddar du dig mot oärliga medarbetare

Röda korset, LKAB, Handelshögskolan i Stockholm. Listan på arbetsplatser som har drabbats av oärliga medarbetare kan göras lång. Och problemet är vanligare än vad många tror. Mer än hälften av alla lagbrott på ett företag begås av anställda, enligt PWC Crime Survey 2011.

Ett av de mest uppmärksammade fallen på senare tid är Röda Korset. I april 2011 döms Röda Korsets tidigare kommunikationschef Johan af Donner i hovrätten för grovt bedrägeri, trolöshet mot huvudman, medhjälp till grovt bokföringsbrott, osant intygande, medhjälp till försvårande av skattekontroll samt grovt mutbrott. Straffet blir fem års fängelse och sju års näringsförbud.

Under nio års tid har han lurat sig till sammanlagt åtta miljoner kronor från sina tidigare arbetsgivare Röda Korset och Cancerfonden.

Förutom fängelse och näringsförbud döms han att tillsammans med sina medbrottslingar betala tillbaka de pengar som han har förskingrat.

Men skadan är redan skedd. Förtroendet för Röda Korset sjunker som en sten. Under julinsamlingen året efter att skandalen briserat får organisationen in fem miljoner kronor mindre än året innan.

Fanns det något Röda Korset kunde ha gjort för att förhindra detta? Och vad kan andra lära sig av händelsen?

Enligt Henrik Carlbark, vd för säkerhetsföretaget 2Secure Screening, går det många gånger snett redan vid rekryteringen.

”Hade man granskat Johan af Donner hade han aldrig kommit in. Han hävdade hela sin karriär att han hade studerat vid Stockholms universitet, men det hade han ju aldrig gjort. En enkel kontroll hade visat att han for med osanning.”

En annan vanlig miss är att det saknas en visselblåsar-funktion, menar han. Vid flera tillfällen signalerade medarbetare på Röda Korset att allt inte stod rätt till, men när ledningen konfronterade Johan af Donner hade han alltid en bra förklaring.

Ett begrepp som ofta används för att beskriva personligheten hos personer som ägnar sig åt den här typen av brott är ”låg integritet”. Men det behöver inte alltid handla om ett renodlat kriminellt beteende.

”Du kan ju bryta mot arbetsrätt och andra regelverk på företaget, vilket är minst lika skadligt.”

Det kan också röra sig om händelser som har skett innan personen kom in i organisationen, men som ändå spiller över på den nya arbetsgivaren.

Ett exempel på detta är Handelshög­skolan i Stockholm. I april i år sparkades den förre vd:n för IFL efter att det framkommit att han var dömd för insiderbrott, vilket styrelsen inte kände till när han anställdes.

”Vi ska vara medvetna om att det inte har begåtts något brott mot Handelshögskolan. Men krisen är förmodligen värre än om det hade rört sig om en bedrägerihistoria på några hundratusen.”

Många företag tänker ”det händer inte oss”.

”Vi blir förvånade när vi träffar stora svenska företag som inte ens har en säkerhetschef. I ett samhälle som utvecklas så snabbt finns det människor som bryter mot lagar och regelverk. Att tro att de inte finns inom ens eget företag är naivt.”

När säkerhetsavdelningen saknas landar mycket av ansvaret på hr-avdelningen, vilket inte alltid är så lyckat.

”De som jobbar med hr är ofta människor som gillar utveckling. Samtidigt ska de hantera personer som inte vill så väl, som har låg integritet. Det kan vara svårt att ta den rollen. Jag har träffat många hr-ansvariga som tycker att det är lite otäckt.”

Ett annat vanligt misstag är att företagen fokuserar på hot utifrån och missar att hålla koll på det som sker på insidan.

”Det finns statistik som visar att sex av tio av alla lagbrott har sitt ursprung internt. Samtidigt satsas det mest på att bygga skyddssystem externt.”

Ibland inträffar till och med infiltration där personer tar sig in på företag, inte sällan med förfalskade papper, med det enda syftet att begå brott.

”Det finns överallt. Vi är naiva i Sverige. Vi tror inte att sådant här finns.”

Oavsett vilken bransch ditt företag eller din organisation verkar inom kan säkerhetsarbetet delas upp i tre delar, enligt Henrik Carlbark:

1. Förebyggande säkerhetsarbete
Här handlar det om att ta bort de största riskerna. Det går inte att komma ifrån dem helt och hållet, men du ska vara medveten om vilka risker du tar.

2. Förberedande säkerhetsarbete
Om något händer gäller det att ha verktyg och åtgärder att ta till. Det måste också finnas en bra visselblåsar-funktion om medarbetarna upptäcker att något inte står rätt till.

3. Operativ hantering av incidenter
Rutiner för: Vad händer när en avvikelse väl har skett? Vem ringer man? Vem tar beslutet att polisanmäla eller inte polisanmäla?

Det är även bra att göra en så kallad riskkarta. Det är en översikt över de incidenter som skulle kunna inträffa tillsammans med en bedömning av hur stor risken är att de ska ske och vad konsekvenserna i så fall blir. Ansvaret för att göra en sådan riskkarta vilar enligt Henrik Carlbark på företagets högsta ledning.

Vad kan du då göra på egen hand för att minska risken för att få in personer med låg integritet i din organisation?

Här är några av Henrik Carlbarks tips:

Lita på din magkänsla vid rekryteringen, även om den går emot förnuftet. Om det är något som inte känns bra när du träffar kandidaten är det oftast rätt att lita på den känslan. Även om det ser bra ut rent formellt.

Låt rekryteringen ta tid. Många fel beror på att man inte följer de processer som finns inom organisationen. En stressad linjechef som pressar hr-avdelningen leder till att rekryteringen inte görs ordentligt. Slarva inte med att ringa referenser bara för att du känner personen sedan tidigare.

Ställ några enkla kontrollfrågor under intervjun där svaren går att kontrollera. Det kan visa om kandidaten far med osanning eller inte. Dra dig inte heller för att fråga om personen har varit i klammeri med rättvisan.

Använd referenser för att verifiera intervjusvar och test­resultat.

Om han eller hon påstår sig ha åstadkommit något specifikt på företaget, fråga referenten om detta stämmer för att få en uppfattning om kandidaten har varit ärlig under intervjun eller inte.

Matcha de olika rekryteringsverktygen med varandra. Stämmer bilden av kandidaten när du jämför information från intervjuer, tester och referenser? Om det spretar kan det vara ett varningstecken i sig. Det enda du kan vara säker på är de bitar där de olika instrumenten säger samma sak. Ju större samstämmighet, desto mer transparent är kandidaten.

De här stegen är en bra början, men helt säkert blir det aldrig. Den som gräver tillräckligt länge kommer alltid att hitta något som inte är fläckfritt hos varje person.

Men Henrik Carlbark tar avstånd från att det skulle vara uteslutet att anställa en person bara för att han eller hon har blivit dömd för ett brott.

”Om du resonerar på det sättet så kan vi stryka ett streck över hela kriminalvården. Det skulle innebära att om du är fälld har du låg integritet och då kan du inte jobba mer. Det samhället tror jag inte att någon vill ha. Ibland hamnar man i fel situationer vid fel tillfällen. Men det måste alltid finnas en väg tillbaka.”

Text: Fredrik Hillvesson