Så lyckas du med hybridkontoret

Googla på hybridmöten och du får tiotusentals träffar. Allra högst upp i sökresultatet slåss hotell och eventbolag om att få erbjuda dessa möten med både fysiska och digitala deltagare. Backa till vårvintern 2020, när företag och organisationer plötsligt skulle hålla digitala möten. På förhållandevis kort tid gick vi från kontorens konferensrum till en gallerivy på Zoom eller Teams och skaffade oss nya vardagsord som ”skärmdela” och ”mjuta”.

Nu ser vi fram emot att ställa om igen. Tillbaka till kontoret, visst, men kanske inte på heltid. Gallerivyn kommer därför att se annorlunda ut med kanske en bild med flera personer runt konferensbordet samt rutor med enskilda medarbetare som kopplat upp sig hemifrån.

Men om omställningen till Zoom- och Teamsmöten gick snabbt – och över förväntan – är just hybridmöten en svårare mötesform att lyckas med. Det menar Jens Edlund, universitetslektor på tal, musik och hörsel vid Kungliga tekniska högskolan i Stockholm.

Han berättar om det som inom mötespsykologin kallas ingruppförfördelning. Det betyder att de som ingår i samma grupp ger varandra fördelar som de inte ger dem utanför gruppen. Det här grupperandet är inbyggt i oss oavsett sammanhang och sker undermedvetet.

”Det gör att om några delar en skärm på kontoret medan andra är med på distans, kommer de som sitter i samma rum inte ha någon fördröjning; de hör om någon i rummet byter ställning och känner lukten av varandra – små saker som betyder väldigt mycket. Det skapar en obalans. Det blir en vi och dom-känsla som gör att deltagarna kommer att vara betydligt mer villiga att acceptera förslag från ingruppen”, säger han.

Vid Mälardalens Högskola forskas om hybridmöten och där pekar forskarna på hur de som deltar på distans kan känna utanförskap i och med att de kanske inte hör småpratet i konferensrummet och inte kan hänga med i eftersnacket när mötet avslutats.

Även om det är först nu företagen mer eller mindre tvingas hålla hybridmöten har drömmen om dem funnits länge. Jens Edlund berättar om de extremt dyra så kallade Tandberg-mötesrum som byggdes på 1980-talet och som skulle ge deltagarna skenet av att sitta runt samma konferensbord även om de var på olika kontinenter. Men de var inte bara dyra, utan väldigt svåra att använda.

”Så de står mest tomma idag. Men nu har ju nästan alla kontor standarduppsättningen av konferensutrustning med storskärm och en mikrofon på bordet som plockar upp ljud från olika riktningar. Det räcker rätt långt”, säger han.

Erik Mattsson, vd och grundare på Ordrum, leder kurser och föreläsningar om kommunikation och utbildar chefer och ledare i konsten att leda hybridmöten. Om ett vanligt möte är svårt så stiger svårighetsgraden med digitala möten och därefter blandmiljön.

”Hybridmöten är svåra – men inte omöjliga. Och de ställer ännu högre krav på mötesledaren än vanligt. Men det här blir det nya normala, så det måste man lära sig”, säger han.

Rädslan för att det ska vara svårt gör också att en del tror att man måste hyra in hela filmteam med flera kameror och världens arrangemang för att leda lite större möten. Men det kommer inte företagen ha råd med i längden, så man ganska snart lära sig ordna det på egen hand, menar Erik Mattsson.

Ett generalfel som många gör under hybridmöten är, menar han, att det bara är mötesledaren som ser alla deltagarna på distans på sin skärm. Det är A och O att alla syns – för alla. Annars är det lätt hänt att de som sitter fysiskt i rummet ”glömmer av” att det finns andra deltagare på mötet.

Här tycker han att man både ska skaffa en extra storskärm på väggen – och möblera om. Hur man möblerar om beror på gruppens storlek. Men huvudsaken är att alla syns – och att de som ska tala syns och hörs även för dem som deltar på distans. Det kräver lite extra eftertanke.

Extra eftertanke gäller även förberedelserna för själva samtalet. För det funkar inte riktigt att sitta som chef på ett möte och säga ”någon som vill säga nåt?”, menar Erik Mattsson.

”Jag brukar säga att man ska tänka att man är en programledare. Det är den rollen man får ta. Du bjuder in, du stoppar, du styr.”

Med andra ord, bli tydligare i ditt sätt att leda samtalet framåt, bryt av när det går åt fel håll och se till att alla kommer till tals.

”Man får acceptera att det inte blir helt lika för alla alltid. Men man ska inte heller glömma bort det som är så fantastiskt med det här: att de som tidigare inte kunde vara med kan vara det nu, på något sätt.”