Så halverar du din mejltid

Det finns två scenarion för hur ineffektivt mejlande kan se ut.

Det ena är det konstanta plingandet av notiser på skrivbordet och i mobilen, som du naturligtvis MÅSTE kolla av direkt (hello hjärnans belöningsystem och känslan av att känna sig viktig!)

Det andra är att du på fredagseftermiddagen, när du kanske hade tänkt gå tidigt eller lägga tid på omvärldsbevakning, vecka efter vecka sitter med inboxen full av olästa mejl. Och klickar. Och läser – allt från spam till viktiga diskussioner du borde givit dig in i för två-tre dagar sedan. Med en känsla av misslyckande.

Affärsmagasinet Fast Company listar fem tips för att få bort tidstjuvelementet från mejlen och på så sätt bli mer produktiv.

1 Schemalägg mejlkollandet. Beta av det som vilken annan arbetsuppgift som helst, men i klump. Tre gånger om dagen brukar vara lagom.

2 Sluta cc:a. Och skippa ”svara alla”-alternativet. Som man ropar får man svar: ju färre mejl du skickar, desto mindre mängd kommer tillbaka till dig.

3 Filtrera! Cc går omedelbart in i en mapp, nyhetsbrev i en annan. Slipp leta och hantera enligt din egen prioordning.

4 Använd inte inboxen som din att-göra lista – det vill säga, sluta läsa mejl utan att agera på innehållet. Istället: behandla mejlen enligt 4d-metoden: Kan du delete:a mejlet? Om inte, kan du delegera det? Om inte, kan du deala med det på fem minuter? Om inte – dra det till kalendern och planera in din åtgärd till ett senare tillfälle.

5 Informera andra: Berätta för medarbetarna, chefskollegorna och chefen att du numera kollar mejl vid angivna tidpunkter. Ge dem alternativa kontaktvägar för att nå dig med brådskande ärenden – sms? Telefon? Slack?

Men allra först: Stäng. Av. Notiserna. Nu.