Så håller du medarbetarna friska

Det ligger nära till hands att tänka på hur lokalerna ser ut och att möblerna är ergonomiskt utformade när man talar om arbetsmiljö. Men det omfattar så mycket mer.

Arbetsmiljön är allt vi upplever på jobbet, fysiskt, psykiskt och socialt. Det handlar om hur teknik, arbetsinnehåll och organisation påverkar oss. Och allt det förändras ständigt.
Det utvecklas nya maskiner och verktyg, nya produkter och tjänster ska produceras och organisationer stöps om.

Syftet med arbetsmiljöarbete är dels att upptäcka och åtgärda risker, dels att förebygga skador och sjukdom. Arbetsmiljön ska vara en naturlig del i den dagliga verksamheten.
Därför är alla företag enligt lagen skyldiga att bedriva ett »systematiskt« arbetsmiljöarbete. Det innebär att det ska ske kontinuerligt och omfatta olika uppgifter eller steg. Om företaget har fler än tio anställda ska det också dokumenteras skriftligt.

Huvudansvaret för arbetsmiljöarbetet vilar på arbetsgivaren. Men eftersom det nästan alltid är en juridisk person, är det arbetsgivarens yttersta företrädare, alltså högste chefen som har det ansvaret.

Eftersom det sällan är möjligt för en vd att utföra alla de uppgifter som arbetsmiljölagen kräver, kan olika uppgifter och ansvar delegeras till de, oftast de chefer, som har praktisk möjlighet att ha daglig tillsyn över och åtgärda brister i arbetsmiljön.

Så går det till:

Steg 1: Policy och mål

Grunden i arbetsmiljöarbetet är en policy. Av den ska framgå vilka rutiner ni ska följa, till exempel vid rapportering av sjukfall och rehabiliteringsutredningar, men också mer övergripande riktlinjer för hur arbetsmiljöarbetet ska gå till. Policyn ska vara skriftlig, alla ska känna till den. Ni ska också sätta mål, i första hand kortsiktiga, konkreta mål som går att följa upp – som att sjukfrånvaron ska minska inom en viss tid. Men även långsiktiga mål, som att arbetsglädjen ska öka.

Steg 2: Kartläggning

För att ni ska upptäcka risker och skaffa er en bra helhetsbild, ska ni kartlägga arbetsmiljön. Ni kan till exempel mäta buller, temperatur och ventilation, och föra statistik över sjukfrånvaro och olyckor. Dessutom kan ni låta medarbetarna svara på enkäter om hur teknik, arbetsinnehåll och organisation påverkar dem fysiskt, psykiskt och socialt. Om de upplever stress, om de kan påverka sin arbetssituation och så vidare.

Steg 3: Analys och riskbedömning

I kartläggningen ingår också att analysera och bedöma risker. Alla tillbud eller olycks- och sjukfall ska utredas, i det ingår att undersöka hur de kan förebyggas. I analysarbetet bör även ingå att diskutera de uppgifter som kommer fram i kartläggningen på till exempel en arbetsplatsträff, för att alla ska få kunskap och kunna ge förslag på förbättringar.

Steg 4: Åtgärder och handlingsplan

Upptäckta risker bör åtgärdas direkt. Upprätta också en skriftlig handlingsplan för det ni inte kan ta itu med direkt. Det mest rationella är att göra det i samband med budget, eftersom ni då även kan se till att det finns resurser. Handlingsplanen ska innehålla vad som ska åtgärdas och när, samt vem som har ansvaret.

Steg 5: Uppföljning

Vid den årliga uppföljningen ska ni kontrollera att handlingsplanen genomförts. Varje år ska ni också göra en revision av arbetsmiljöarbetet, där ni går igenom hur rutinerna fungerar och om något kan förbättras. Om ni är fler än tio anställda ska uppföljningen vara skriftlig.

Steg 6: Uppdatering

Att arbetsmiljöarbetet ska vara systematiskt innebär också att det ska uppdateras kontinuerligt. Det betyder att när ni klarat av alla steg – så börjar hela processen om igen!