Så bygger du en smartare arbetsplats

När det är dags för en verksamhet att flytta börjar de flesta med att leta efter en lämplig lokal. Men en arbetsplats är så mycket mer än en lokal. Själva utformningen av arbetsplatsen påverkar både beteende och attityder.

”Alla företag är måna om att medarbetarna har rätt attityd. Men man kopplar sällan ihop attityden med den fysiska miljön”, säger Britt Lindqvist, utvecklingschef på Vasakronan.

Hon har utvecklat en process för att skapa arbetsplatser som förstärker verksamhetens strategi.

”De flesta börjar med att söka lösningar, men tänker inte på att den fysiska miljön påverkar både ledarskap och arbetssätt. Därför är det viktigt att hitta den arbetsplats som bäst stödjer verksamhetens strategi och mål. Det finns inte en lösning som passar alla.”

LÄS OCKSÅ: ”Mina medarbetare saboterar kontorsflytten”

1. Tänk fritt.
Låt ledning och nyckelpersoner gå igenom vilka företagets behov är utifrån de strategiska målen. Hur ska lokalen användas? Beskriv de kritiska funktionerna. Vad är viktigast för oss just nu? Vilken roll spelar den fysiska miljön vid rekrytering? Vid kundmöten? Kanske behöver organisation, ledarskap, arbetssätt eller något annat förändras. Tänk fritt.

2. Fråga 
medarbetarna.
Gör enkäter med alla medarbetare. Samman-ställ därefter en strategi och välj högst fem nyckelord som talar om inriktning, det kan till exempel vara flexibilitet, samverkan, öppenhet, ekonomi.
Håll stenhård koll på att nyckelorden finns med hela tiden.
Ta god tid för analysarbetet så går resten av processen snabbare.

LÄS OCKSÅ: Alla tips för att jobba hemma eller på distans

3. Börja utforma drömplatsen.
Nu vet ni vad ni behöver och det är dags att välja lokal. Undvik att influeras av trender – cityläge eller senaste planlösningsmodet är inte det optimala valet för alla verksamheter.
Välj en person, till exempel en arkitekt, som kan hjälpa till att ”översätta” nyckelorden i arbetsplatsstrategin till en fysisk miljö.
För att skapa maximal transparens är det bra att också ha en projektgrupp som arbetar med dessa frågor. Var lyhörd för sådant som bubblar upp; missnöje, oro, funderingar.
I det här skedet är det många viktiga val som ska göras, och varje val ska stödja strategin, och nyckelorden:

•
Sker arbetet enskilt, i grupper eller både och?
•
Ska alla ha fasta platser eller fritt val?
•
Ska alla arbetsplatser vara likadant utformade eller ska det finnas olika typer som soffor, skrivbord, ståbord och så vidare?
•
Ska lokalen ha öppen plan-lösning eller väggar?
•
Behövs förvaring för dokument eller lagras allt elektroniskt?
Dokumentera alla beslut.
Gör en budget och upphandla.

LÄS OCKSÅ: John Cleese: ”Ut från kontoret och lek!”

4. Skapa och flytta in.
Dags att skapa. Ha en byggledningsgrupp som följer arbetet och ser till att man håller fast vid strategin.
Workshops och visningar för medarbetarna under byggskedet skapar delaktighet och förståelse innan det är dags för inflytt.

5. Utvärdera hur det blev.
Gör en utvärdering när flytten är genomförd och medarbetarna har använt arbetsplatsen ett tag. Fungerar allt som det var tänkt? Om inte, gör de justeringar som behövs.