Lider du också av prokrastinens?

Gör aldrig i dag vad du kan göra i morgon. Så säger uppskjutaren och skrattar förläget, för att liksom lite ironiskt släta över varför arbetsuppgiften som skulle ha varit klar inte är det.

Kanske har du fått höra just de orden av din medarbetare.

För uppskjutaren finns överallt. Var femte vuxen människa identifierar sig som en sådan, visade en amerikansk undersökning för fem år sedan.

Du behöver kanske inte gå längre än till dig själv? Kanske var det rent av du som sa så? Du vet vad du borde göra men kan inte riktigt förmå dig att göra det.

Det uppstår en klyfta mellan avsikt och handling.

Sedan undersökningen gjordes har förutsättningarna för att skjuta upp saker blivit allt mer gynnsamma. Sociala mediers framfart har gett oss mängder med saker att göra – i stället för att arbeta.

Det kallas för att prokrastinera. Att medvetet skjuta upp något fastän vi vet att det kan få negativa konsekvenser. Prokrastinering är ett ämne som roar forskarna, men som inte är helt lätt att förklara.

Begreppet har förekommit inom litteratur och forskning, framför allt i USA, sedan 1960- och 1970-talen.

På 1980-talet tog det plats i självhjälpslitteraturen, inte minst genom boken Procrastination: Why you do it, what to do about it now av Jane Burka, Lenora Yuen och Sandra Burr.

Lustigt nog är det latinska ordet pro-crastinatus en sammanslagning av pro (framåt) och crastinus (till morgondagen).

”Gör aldrig i dag vad du kan göra i morgon” är med andra ord en i stort sett ordagrann översättning av ordet.

Men varför gör vi det? Varför skjuter vi upp saker till … sedan? Handlar det om oförmågan att hantera tid eller att reglera humör och känslor? Måste vi ha stresspuls för att kunna hantera våra uppgifter?

En av de mest framstående inom denna forskning är den amerikanska professorn Joseph Ferrari.

Han menar att 20 procent av människorna inte bara skjuter upp, de är kroniska prokrastinerare.

”Det har egentligen ingenting med planering att göra”, säger han i en intervju i The Observer. ”Att säga ’bara gör det!’ till en kronisk prokrastinerare är som att säga ’ryck upp dig!’ till en kliniskt deprimerad person.”

I USA har forskare räknat ut att alla anställda prokrastinerar i genomsnitt två timmar per dag. Räknat utifrån genomsnittet kostar det 23,5 dollar i timmen (motsvarande 150 svenska kronor).

Det innebär att varje medarbetares prokrastinering kostar 9 700 dollar per år (nästan 63 000 kronor).

Multiplicera sedan detta med antalet förvärvsarbetande och du ser ett ekonomiskt samhällsproblem.

Enligt psykologen Alexander Rozental, som tillsammans med journalisten Lina Wennersten är aktuell med boken Dansa på deadline, är det fullt rimligt att tänka sig att svenska medarbetare ägnar ungefär lika mycket tid åt uppskjutande.

Förutom det ekonomiska bortfallet har uppskjutandet ett annat pris.

”Den enskilda individen måste sitta över och jobba obetalt för att hinna med det den skulle ha gjort på arbetstid. Det får stora negativa konsekvenser som går ut över livet i övrigt”, säger han.

Alexander Rozental har sett fall där prokrastinering blir en följd av chefens ledarstil.

”Om man ser till hur chefen planerar projekt ser man att chefen har en stor roll. Om chefen är bristande i det dagliga arbetet uppstår problem. Då går medarbetarna över sin deadline. Då blir det lite hafsigt på slutet. Effektiva organisationer har chefer som är engagerade i medarbetarnas arbete”, säger han.

Som chef kan man vara medveten om vissa saker, enligt Alexander Rozental:

”Chefer tenderar att lägga stor vikt vid långsiktiga mål, som att ett projekt ska klaras av eller att uppnå budget. Det är sällan något som motiverar här och nu”, konstaterar han.

Bryt ner målen i mindre delar. Det kan vara något ni kan uppnå på vägen, något som går att stämma av. Ha avstämning ofta, kanske varannan vecka. Ge konstruktiv feedback och uppmuntran, klargör om det är något som medarbetarna bör tänka på.

Undvik distraktion. Det ständiga informationsflödet påverkar allas arbete. Studier, gjorda bland tjänstemän i USA, visar att vi kan jobba koncentrerat i tolv minuter. Sedan tar det en kvart att komma tillbaka till samma arbetstakt igen. Vi måste alltså lära oss att jobba med en sak i taget. Som chef kan du informera om detta, etablera policyer och till exempel låta bli att skicka för många mejl.

Fundera på hur du själv är som person. Har du själv svårt att jobba utan tidspress? Det drabbar de anställda och kan vara en del i att de har svårt att komma till skott.

Det går att öva upp förmågan att ta sig an sådant som väcker olust och obehag.  Detta sker bäst genom att lära sig att acceptera det du känner, utan att försöka förändra eller göra dig av med dina känslor.

Författarna medger att det kan låta konstigt, ”i synnerhet eftersom vi tidigt i livet får lära oss att alltid eftersträva det som får oss att må bra och undvika obehag”, skriver Rozental och Wennersten i boken.

Men poängen är att undvika att gräva ner sig i det jobbiga utan bara förhålla sig neutral till känslan. Känslor är nämligen flyktiga, de kommer och går. Varje dag genomgår vi en stor mängd olika känslotillstånd.

Även obehaget inför en uppgift kan komma och gå. Den olust vi känner övergår sannolikt strax till en annan känsla.

Ett sätt att hantera detta är vad författarna kallar för minimål, som består av två delar:

Input: Hur lång tid du ska vara sysselsatt.

Output: Hur mycket du ska hinna producera.

Tillåt dig själv att uppleva alla de känslor som uppstår när du arbetar, utan att betrakta dem som vare sig bra eller dåliga. Först efter att du har tagit dig över ditt minimål ska du utvärdera hur det har gått och vilken känsla som kvarstår.

I en tid då belöningar inte längre anses vara en hållbar källa till motivation borde det vara svårt att locka upp prokrastineraren ur startblocken med hjälp av en bonus, en blomma eller en present.

Ja och nej, menar Alexander Rozental.

”Att enbart jobba med belöningar är inget hållbart sätt att bibehålla människors motivation. Men det har visat sig vara bra för personer som regelbundet skjuter upp. Det är ett bra incitament på kort sikt. Men på längre sikt är det bättre att jobba med inre motivation, att man upplever att det man gör tilltalar medarbetare på ett djupare plan. En tydlig vision – ’vi ska erbjuda den bästa servicen eller ge den bästa typen av vård’ – kan fungera som en riktlinje, en kompassriktning. Det kan vara mer inspirerande än en bonus. Belöningar behöver inte vara något konkret, utan bara vara en känsla av att vara nöjd efter en arbetsdag.”

När en medarbetare prokrastinerar drabbas hela gruppen. Andra får rycka in. Alexander Rozentals erfarenhet är att prokrastinerare sällan lär sig av sina misstag, eftersom de klarar sig i slutändan.

”Det föder irritation i gruppen. Man vet att det här är någon som man inte kan lita på och som låter andra hantera situationen. Jag kan misstänka att vi är dåliga på att säga ifrån. Man blir arg och baktalar i stället. Det är inte lätt för personen att veta vilka konsekvenser beteendet får om du inte säger det och berättar, ’när du skjuter upp saker blir jag stressad, det drabbar mig’.”

De som i dag har problem med uppskjutande kommer att få det jobbigare i framtiden, tror Alexander Rozental. Fler och fler arbetsplatser kräver mer självdisciplin, där egna initiativ och förmågan att hålla många bollar i luften premieras allt mer.

”Många saknar de egenskaperna, de kanske har kortare uppmärksamhetsspann eller bristande självdisciplin. Men antalet arbeten där man klarade sig bra trots de svårigheterna minskar”, säger han.

Antalet prokrastinerare lär alltså öka. Kostnaden för prokrastinering likaså.

Det är med andra ord hög tid att försöka få ett stopp på uppskjutandet.

Låt det inte vänta tills i morgon.