Nio mejlmisstag du bör undvika

Amerikanska tidningen Forbes.com tipsar om nio saker du inte ska göra när du mejlar på jobbet:

1. Cc:a högre chefen …
… när du och en chefskollega eller medarbetare inte kan lösa konflikten själva.
Risken är att kollegan blir sur och att chefen tycker att du är omogen som »skvallrar«.

2. »OBS; LÄS!« i ämnesraden
Uppfattas som att du förstorar upp något och som att mejlet är viktigare än alla andra din mottagare har fått under dagen.

3. BARA STORA BOKSTÄVER
Du kanske försöker visa att du menar allvar, men det ser ut som om du SKRIKER (eller som att du inte vet hur man stänger av Caps Lock …)

4. Kräva cc från alla
Du vill att all korrespondens mellan din medarbetare och er leverantör/kund också ska gå genom dig. Du kommer att uppfattas som ett kontrollfreak.

5. Korrigera stavningen
Du tycker att det är viktigt att högre chefen får ett välskrivet dokument. Så du redigerar kollegans mejl och skickar om det. Kollegan kommer att tappa förtroendet för dig och chefen uppfattar dig som en besserwisser.

6. Kontrollera att mejlet tagits emot
Du har skickat ett oerhört viktigt och akut mejl som du vill vara säker på att mottagaren läser. Därför ringer du direkt efter och dubbelkollar att det blivit läst. Fel!
Om du har ett så akut ärende, ring direkt i stället. Du uppfattas bara som otålig om du dubbelkollar.

7. Överanvända prio-flaggan
Prio-flaggan kan du kan lägga till när ett ärende är extra extra viktigt. Men använd den sparsamt! Risken är att den annars mister sin effekt. Ingen kommer att tro på dig om du flaggar ett mejl om dagen.

8. Autosvara: »Jag återkommer så snart jag kan«
Om du har ett förinställt autosvar på alla mejl, kan det uppfattas som arrogant. Du framstår som en person som överdriver sin egen viktighet och sin arbetsbelastning (eller som att du saknar förmåga att prioritera). Skicka hellre ett personligt bekräftande mejl och svara att du återkommer inom x antal dagar eller timmar.

9. Använda samma mejlkedja
Du kanske vill underlätta för kollegan och samla all korrespondens från dig i en lång mejlkedja. Men det uppfattas bara som att du är oorganiserad och inte kan skapa en tydlig mejlstruktur.
Skapa en ny mejlväxling med en korrekt ämnesrad varje gång du berör ett nytt ämne.