Motivera medarbetarna

Håglöshet

”Jag vill inte!” Håller håglösheten på att sprida sig? Det kan bero på att dina medarbetare inte förstår sina roller i helheten. Hur kan du skapa ett engagemang för helheten och en känsla att alla är betydelsefulla?

Så kan du göra:

Här har chefen ett riktigt problem. Om inget händer, kommer resultaten i gruppen att sjunka och risken finns att korttidssjukfrånvaron ökar. Det gör ju detsamma om man är på jobbet eller ej.

Du måste få med alla på tåget och det snabbt. Jobba både individuellt och mot hela laget. Lägg upp ett stimulansprogram, sätt upp punkter som du själv kan följa.

Ta ett samtal med var och en om hur de ser på jobbet och framtiden.

Kanske behöver du också rannsaka dig själv. Har du brustit i ditt ledarskap? Har du glömt att belöna?

Är det klart hur riktlinjerna för personalarbetet ser ut uppifrån? Vilka är signalerna i verksamheten vad gäller satsningar på medarbetarna?

I en lärande organisation ska ingen behöva känna sig som en kugge i maskineriet. Varje medarbetare har något specifikt att bidra med, det är grundinställningen. För att förstå det måste var och en ha en klar bild av helheten och se vad just han eller hon bidrar med, och sin roll i den ekonomiska utvecklingen.

Finns det bra system för feedback och regelbundna utvecklingssamtal?

Hur ser veckomötena ut? Hur övertygande kommunicerar du mål och medel?

Hur engagerande beskriver du visioner och värderingar?

Det är mycket du måste få grepp om. Viktigast är att agera konkret. När medarbetarna märker att du bryr dig om dem brukar det upplevas som en sporre i sig – något håller äntligen på att hända.

Oförmåga

”Jag kan inte!” säger din medarbetare Lisa så med uppgivenhet i rösten? Då gäller det för dig att inte ge upp. Du vet att lösningen finns. Men Lisa måste komma på den själv.

Så kan du göra:

Lisa behöver självfallet stöd. Tala med henne och fråga: Hur ser hon på sin uppgift?

Vad är det som är svårt?

Behöver hon mer tid?

Är hon rädd för att misslyckas?

Kan ni tillsammans diskutera er fram till lösningen? Eller kan du ge henne vissa nycklar så att hon kan gå vidare själv?

Sätt upp tydliga mål för Lisa så att hon vet vad hon ska åstadkomma. Men fråga henne vad hon behöver för att nå målen.

Som chef ska du se till att medarbetarna utrustas med allt från verktyg till feedback så att arbetet kan löpa smidigt och ni kan nå uppsatta mål.

Kanske vill Lisa göra något helt annat? Kanske passar inte uppgiften för henne av olika skäl. Tvinga henne då inte att utföra den.

Om du måste ta över uppgiften, låt Lisa få andra liknande uppgifter, så att hon inte känner sig avpoletterad. En lösning är att hon får komma in på andra enheter i organisationen och se hur de arbetar där.

Rädsla

”Jag vågar inte!” Är det vad din medarbetare Elsa signalerar? Elsa har dåligt självförtroende och säger att hon inte kan tillräckligt mycket. Hon vågar inte ta ett nytt ansvar. Hur ska du få henne att säga ja?

Så kan du göra:

Nordisk forskning visar att den självupplevda kompetensen bland medarbetare är lägre än den verkligen är. Därför är det rätt att sätta målen och förväntningarna något högre än personens förmåga. Det blir en sporre att lära mer och att utvecklas.

På varje nivå i en organisation måste frågan om befogenheter vara solklar. Vilka befogenheter har du att ge andra befogenheter? Behöver du fråga din egen chef?

När det gäller Elsa måste hon känna sig trygg för att våga ta steget. Du känner till hennes resurser och utvecklingspotential. Uppmuntra henne och var tydlig om hennes mandat och ansvarsområde. Hon ska också veta vad det innebär för hennes egen karriär.

Se också till att hon har de verktyg hon behöver. Finns det människor hon kan fråga om hon undrar något?

Du ger henne ett ansvar – men hon behöver också befogenheter. Vilka egna beslut kan hon fatta? Gör upp en ram så att hon vet vad som gäller. Kom överens om hur rapporteringen ska ske.

Ge henne återkoppling på både det positiva och negativa. Peka på hennes möjligheter och stärk hennes självförtroende genom att föreslå hur hon kan utveckla det hon är bra på (eller fråga henne själv). Var inställd på att hon kommer att klara jobbet galant och behandla henne därefter.

Var tillgänglig, i synnerhet i början. Det ligger även i ditt intresse att bokslutet blir korrekt på alla vis. När arbetet är slutfört, belöna då genom att tacka och uppmärksamma Elsa inför de andra i gruppen.

Missmod

Sårade medarbetare tappar lusten. Kritik måste ändå framföras. Tänk bara efter först så att det blir rätt.

Så kan du göra:

Både att ge och ta kritik är svårt. Men det finns sätt att underlätta för bägge parter.

Det är inte bra att vara uppfordrande för att någon gjort en miss i arbetet, även om den är allvarlig (om det inte rör sig om rena brott eller oetiskt handlande). Medarbetaren trodde kanske att hon gjorde rätt, men hade inte tid att kolla ordentligt. Det är inte bra, men förlåtligt.

Att ge kritisk återkoppling är en del av ledaruppdraget. Att ösa irritation och besvikelse över en medarbetare kan knäcka relationen. Människor vill göra ett bra jobb, det bör vara din utgångspunkt.

Din medarbetare behöver nu stöd och uppmuntran för att inte alldeles tappa lusten. Hon ska få en andra chans. Känner hon sig nertryckt i skorna finns risken att hon inte vågar anta nya utmaningar i framtiden.

Övertändning

”Jag vill, jag kan, jag måste!” Härligt med duktiga medarbetare, bara det inte går för långt.

Niklas älskar sitt jobb. Han kommer tidigt och går sent. Han har alltid mobilen i örat och svarar på alla mejl. Han är duktig och tillmötesgående och gör fina resultat som säljare. På fritiden coachar han ett flickfotbollslag och bygger en båt tillsammans med grannen. Hans sambo är flygvärdinna och ofta ute på långresor. Då är han ensam med de små barnen.

Du märker att Niklas ser trött ut. Ibland kommer han sent och han har till och med visat tecken på irritation. Han mår inte bra, det är tydligt. Men Niklas själv vill avancera och få ett större ansvar.

Hur ska du bemöta det önskemålet utan att göra den duktige Niklas besviken?

Så kan du göra:

Niklas har för många järn i elden. Han är visserligen stark och sportig, men det börjar bli för mycket. Han har svårt att sätta sina gränser. Han kör så det ryker – och nu riskerar han att bränna ut sig.

Niklas är övermotiverad, kan man säga. Han är den typen. Men klarar blodtrycket det här i längden?

Du har här en nyckelroll, eftersom Niklas har svårt att bromsa sig själv. Du vill inte mista honom.

Niklas behöver se över hela sin tillvaro, både jobbinnehållet och hur familjelivet är organiserat.

Det här kan vara svårt när man är högt uppe i varv. Först måste Niklas själv inse att han behöver gå ned i tempo.

Ett besök hos företagshälsovården för hälsokontroll är nödvändigt. Nästa steg är att se var Niklas kan bli avlastad i sitt jobb. Kan han få support med telefonpassning till exempel? Finns det annan service som kan erbjudas honom?

Se på hela hans karriärplanering. Med ett längre perspektiv blir det lättare för honom att förstå att han måste ändra taktik och sänka farten just nu.

Visa empati och var tydlig med att du vill hjälpa, men också att du inte har ändrat din uppfattning om honom som framgångsrik medarbetare som du inte vill förlora.

Vardagslunk

Dagarna går, allt är sig likt. Med ganska små medel kan du bryta tristessen.

Din avdelning har ett 40-tal medarbetare. Alla går inte på högvarv. Vissa gör det, men andra verkar inte ha glöden.

Vad kan du göra för att få var och en att engagera sig? Vilka enkla vardagsknep kan du använda för att ge medarbetarna den där extra kicken?

Så kan du göra:

Den dagliga uppskattningen, de små belöningarna är inte så svåra att genomföra, även om att ha kul på jobbet är mycket mer än att dra vitsar och sätta upp skämtbilder vid kopiatorn.

Det är att ge återkoppling, men också att skapa en stämning av arbetsglädje och målinriktning. För man in det här i sina rutiner blir det lätt att hantera.

Förr i tiden när arbetarna i fabriken var utbytbara var det plikten som styrde. I dagens kunskapsorganisationer gäller det för dig att locka fram engagemang, initiativ och kreativitet hos medarbetarna så att de kan lösa uppgifter som delegerats till dem. Och har de gjorts bra så ska de värderas och belönas (eller rättas till).

Vardagsbelöningar kan i och för sig inte ersätta utvecklingsplaner och förmånsprogram. Ett trist jobb kan inte heller kompenseras med uppskattning och beröm. Förr eller senare tröttnar personen och slutar. Arbetsinnehållet är alltså nummer ett.

Men den dagliga uppskattningen behövs som smörjmedel. Julklapp och påskägg tar många för givet – däremot blir det sura miner om den här typen av återkommande gåvor plötsligt upphör.

Ofta är det den oväntade uppskattningen som ger mest: du kommer in och tackar för ett bra jobb och säger några vänliga ord.

Att se och bry sig om medarbetaren är ju fundamentalt. Omvänt, att du också talar om när något är fel och är beredd att hjälpa till för att få det rätt. Det visar att personens insatser har betydelse för slutresultatet.

Inlåsning

Att vilja vidare men sitta fast är en säker källa till frustration. Tänk i nya banor, öppna nya dörrar. Det kan löna sig i längden.

Det har varit tufft i flera år. Kalle och Stina har jobbat i företaget länge, de känner att de har vuxit och blivit mer kompetenta och kan klara större ansvar och uppgifter. Men eftersom bolaget går på halvfart är det inga direkta karriärvägar öppna just nu. Kalle och Stina trivs, men vill vidare. Snart börjar det märkas i deras resultat. De håller på att tappa lusten. Hur ska du få dem att behålla glöden?

Så kan du göra:

Detta kan bli följden av en långvarig svacka eller en djup lågkonjunktur. Om verksamheten är illa skött och ledningen inte tillräckligt kompetent kanske även du skulle tänka på att byta jobb. Närmaste chef har en nyckelroll för att upptäcka, frigöra och utveckla potentialen hos varje medarbetare. Omvänt kan det kännas frustrerande att se talangerna, men inte ha några direkta öppningar att erbjuda för tillfället.

Nummer ett är att du har ett konkret samtal med medarbetarna. Känner de verkligen till hur företaget går och hur marknaden ser ut framöver? Hur ser de på sin situation och vad vill de göra? Hur ser du på deras möjligheter till avancemang? Det finns två vägar att gå.

Antingen gör ni upp en utvecklingsplan som de vet träder i kraft så snart ekonomin tillåter. Då finns det något positivt att se fram emot.

Eller också inser ni att läget inte kommer att förbättras på ett bra tag och då är det bäst att de gör något annat. Som chef måste du också låta anställda gå vidare om du inte kan erbjuda det de vill ha.

Handlar det om en nyckelmedarbetare kanske det kostar mer än det smakar att släppa iväg den personen. Ta kontakt med ledningen och lägg fram problemet. Om det gäller en kompetens som är mycket viktig för verksamheten borde ledningen ge dig ett utrymme att förhandla med personen om.

Resursbrist

”Jag är värd mer!” Du har ingen möjlighet att möta din medarbetares lönekrav. Men det kanske finns annat som du kan erbjuda.

Göran tycker att han är värd 5 000 kronor mer i månaden. Han demonstrerar det och talar om det för dig. Men ekonomin är dålig och det måste sparas (trots att du tycker att Göran är värd de där extra tusenlapparna).

Hur får du Göran att känna sig nöjd och vilja stanna i alla fall?

Så kan du göra:

Du måste ta ett samtal med Göran och fråga hur han motiverar sitt önskemål om högre lön. Har han förbättrat sina resultat? Har han skaffat sig utbildning (du inte känner till) och höjt sin kompetens som berättigar till löneökning? Principen ska ju vara att löneökningar svarar mot prestationer och ansvar.

Eller är det något annat som gör att han inte är nöjd med sin arbetssituation? Finns det underliggande motiv? Har du tillräckligt tydligt uttryckt att du uppskattar hans insatser?

Kanske du måste undersöka om han har rätt lönenivå i förhållande till gruppen. Kanske har han placerats för lågt från början.

Eftersom det inte finns ekonomiskt utrymme att höja löner just nu kan du erbjuda något annat så att han känner sig rätt kompenserad.

Se över hela lönepaketet, inklusive förmåner. Kan ni komma överens om en förbättring av någon del som inte behöver kosta företaget pengar? Till exempel att Göran kan arbeta hemma en dag i veckan. En resa med både arbete och rekreation kan också vara ett förslag.

Handlar det om privatekonomiska bekymmer, bör Göran få hjälp att reda ut dessa i stället för en höjning av lönen. Lyssna och försök stötta.

Nedskärning

Värsta scenariot. Det är uppsägningar på gång. Nu gäller det att tänka sig för så att processen löper så smärtfritt det bara går.

Organisationen ska göra sig av med hälften av personalen. Alla är oroliga för sina jobb. Ovissheten breder ut sig, folk vet inte vilka som måste gå. Energin går till snack, funderingar och spekulationer. Effektiviteten sjunker, jobbet går trögt.

Vad kan du göra åt det här?

Så kan du göra:

Stackars dig, detta är en av de svåraste situationer i ledarskapet. Oro har dessutom en tendens att sprida sig. Här kommer ofta mellanchefens lojalitet i kläm mellan avdelningsledningen eller verksamhetsledningen och den egna gruppen. Nedskärningen är för verksamhetens bästa, kanske handlar det om ren överlevnad. Men det känns torftigt som argument inför människor som kan bli av med sina jobb.

Det är framför allt en sak du kan göra för att inte gruppens motivation ska sjunka till noll: öka informationen. Sätt upp en bestämd tid varje eller varannan dag för att berätta om vad som händer eller hur ledningens planer framskrider. Informera även om det inte finns något nytt att tala om. Säg då som det är. Men håll kontakten med medarbetarna öppen hela tiden. Var mycket närvarande. Frågar någon och du inte kan svara, så säg då: Jag vet inte.

Säg också att du omgående när du får några nyheter från högre ort ska informera oavsett de möten ni satt upp. Ingen ska känna att den kanske måste gå och vänta till nästa mötestillfälle.

Du måste lita på att din ledning fattar de riktiga besluten. Annars blir det svårt att vara trovärdig i kommunikationen med gruppen. Om inte närmaste chefen själv tror på verksamheten, varför ska då medarbetarna göra det?

När de berörda har blivit uppsagda försvinner inte den upprivna stämningen automatiskt. De som är kvar kan visserligen känna lättnad, men ofta kommer också skuldkänslor: de fick gå, men vi får vara kvar, är det verkligen rättvist …

Varje människa har rätt till sina känslor. Ge medarbetarna lite tid att ”sörja” och var vaksam på om någon inte hämtar sig. Som chef har du dock uppdraget att föra verksamheten framåt och därför måste du rätt snart börja tala om de nya målen, om nya aktiviteter.

Tänk på att ledarskapet egentligen går ut på att leda förändringar. I många fall innebär en uppsägning en chans till något nytt någon annanstans. Och de kvarvarande kanske får utvecklas på nya vägar. Det är inte cyniskt att tänka så.

Utfasning

Pensionsdagen närmar sig. Men den som är äldre är inte nödvändigtvis körd. Allt hänger på dina förväntningar.

Rune har gått i ”mental pension”. Han har bara sju år kvar till pensionsdagen. Han börjar tycka att han har gjort sitt och satsar inte längre som förr.

Hur ska du få Rune att tända på nytt?

Så kan du göra:

Märker du att Runes engagemang börjar dala, ska du genast ta upp det. Fråga honom vad som ligger bakom. Har hustrun slutat jobba, till exempel? Kanske det är arbetsinnehållet, kanske det är alla nya unga i gruppen, kanske finns det hälsoskäl.

Men även företagskulturen har stor betydelse. Är den öppen och tillåter mångfald både vad gäller kön, ålder och etnisk bakgrund? Ska Rune behöva känna sig gammal i gänget? Hur ser medarbetarna på varandra? Hur ser du på Rune?

Företagskultur grundar sig på värderingar. Har organisationen arbetat sig igenom vilka värderingar som gäller för alla? Och är de allmänt kända och accepterade?

Är det inte så, kan du kanske initiera en sådan process. Det har inte bara med den interna atmosfären att göra. Värderingarna är grunden för relationerna med såväl anställda, kunder som marknaden i stort.

För seniorer kan man föreslå program, där den personens långa erfarenhet och kunskaper får komma till sin rätt. Det kan ske i mentorskap eller att senioren blir handledare åt nyrekryterade eller någon med mindre erfarenhet.

Du kan också föreslå Rune att leda ett projekt.

Om det inte vinner gehör, finns alternativet att gå ned i arbetstid (om det finns utrymme för det).

Hjälper ingenting, är det kanske bäst att ta upp frågan om avtalspension. Här är reglerna olika beroende på arbetsgivare.