Mötesförberedelser – fyra steg

För ett effektivt och värdefullt möte kan du som mötesansvarig delge mötesdeltagarna informationen om mötet innan ni håller mötet. Det leder inte bara till bättre möten utan även till egen utveckling enligt Stefan Falk.

Mötesförberedelser i fyra steg:

1. Rätt person på rätt möte. 

Det handlar om att ha rätt deltagare, rätt frågor, rätt förberedelser och rätt tajming på mötet. Alla mötesdeltagarna ska ha fått klart för sig vad mötet ska handla om men också att de fått möjlighet att påverka det som ska avhandlas på mötet.

2. Ta diskussionen innan. 

Välj ut personerna som ska medverka och ta en snabb diskussion via telefon, över mejl eller i ett personligt möte med respektive deltagare.

3. Informera och ta emot synpunkter. 

Gör ett utskick i god tid där deltagarna får en möjlighet att kommentera och/eller justera agendan innan mötet.

4. Våga vägra möten.

Vägra gå på möten om du inte har fullständigt klart för dig vad mötet ska handla om och vad som förväntas av dig.

Fördelar med att arbeta genom materialet innan mötet:

– Materialansvariga får på ett enkelt sätt en hand att förbättra sitt material innan mötet och ta bort/förändra innehållet så att det minimerar förvirring och maximerar tydlighet.

– Materialansvariga genomför på detta sätt en slags förändring av sitt materia vilket reducerar tiden ärendet tar och öka kvaliteten i diskussionen.

– Alla mötesdeltagare får en chans att förbereda sina inlägg och ståndpunkter kring respektive material.

– Att leda arbetet med att iterera mötesmaterialet är en mycket bra och effektiv träning för den som innehar ansvaret. Det ger individuell utveckling bara efter att skött detta inför ett enda möte.