Mejla med finess

Tänk före du skickar iväg ditt e-mejl. Behöver du verkligen skicka det eller är det mer lämpligt att ringa upp personen? TimesOnline har sammanställt tio steg som gör dig till en bättre mejlare.

1. Undvik målande inledningar. Koncentrera dig istället på att stava namnet på personen du mejlar rätt. Vanliga fel man kan göra är att sätta kinesiska namn i fel ordning eller ta fel på kön på ett utländskt namn. Gör inga antaganden med en person du aldrig mött.

2. Använd alltid hälsningsfraser. Ta tid på dig att skapa ett gott intryck för någon du inte känner så bra.

3. Använd telefonen. Tänk efter om mejlet kan ersättas med telefonen. Ett telefonmeddelande kan ge ett varmare intryck.

4. Mejla inte till alla. Det är en sak att av misstag råka svara alla när du bara skulle mejla avsändaren. Men skickar du ett mejl till alla på företaget inklusive vd och fråga om en mobilladdare blir du snabbt impopulär.

5. ANVÄND INTE VERSALER. Din mottagare kan uppfatta att du skriker.

6. Undvik snygga bilder och formateringar. Det kan se galet ut när det skickas utanför företaget. Undvik även smileys, skämt och förkortningar som folk kan missuppfatta.

7. Håll mejlet kort. Måste mejlet vara långt så kan du använda rubriker och punktlistor. Tänk på att sammanfatta mejlet i ämnesraden.

8. Vänta minst 24 timmar på svar. Ring aldrig efter tre minuter och fråga om personen fått mejlet. Om det är bråttom, strunta i att mejla och ring direkt istället.

9. Tänk efter före du skickar. Skickar du till rätt person? Behöver du verkligen skicka en kopia till den andra personen?

10. Kommunicera, föreläs inte. Vet du att det du skickar kommer uppröra mottagaren? Då är det alltid bättre att ringa.