Låt inte dina medarbetare chefa dig

1. Ofärdigt material

Du har just rensat bordet och ser för en gångs skull fram mot en arbetsfri helg med din familj. Då kommer Anton in till dig. Han arbetar med en rapport som snart ska vara klar. Han vill ha ett möte med dig på måndagen för att få dina synpunkter på några frågor.
”Du kan väl läsa mitt utkast så länge”, säger Anton och räcker dig en utskrift på 85 sidor och önskar trevlig helg.

Så slipper du bli chefad:

Anton har hög kompetens och bör klara att skriva rapporten på egen hand.

Säg till Anton:

»Jag föreslår att du tar fram de punkter du är osäker på så ses vi klockan 10 på måndag och diskuterar dem tillsammans.«

Ansvaret ligger kvar där det hör hemma, hos Anton. Det blir ett effektivare möte och du lämnar honom inte i sticket.

2. Ont om tid

På väg till ett möte stöter du på gruppledaren Barbro. Hon säger att anmälningstiden till den där utbildningen hon pratat med dig om snart går ut. ”Hur blir det, kan jag gå den?” frågar hon.
Flera av dina medarbetare behöver utbildning, men resurserna är begränsade och du har inte fördelningen klar än. Kan du återkomma till Barbro med ett besked?

Så slipper du bli chefad:

Barbro är motiverad och du kan öka hennes engagemang ytterligare.

Säg till Barbro:

»Jag märker att du verkligen vill gå den där kursen. Du kan väl ta reda på kostnaden, beskriva vad den innebär för ditt arbete och motivera varför just du ska gå.«

Genom att själv ta fram ett beslutsunderlag avlastar Barbro dig. Du får också mer tid att fundera över hur du ska fördela utbildningsresurserna.

3. Du blir budbärare

Casper kommer infarande till dig med andan i halsen. Han är upprörd. Nu måste det ske en förändring, tycker han.
Kollegan som han delar arbetsrum med kan inte hålla ordning på sina grejer. Och det retar Casper som är ordningssamheten personifierad. Han insisterar nu på att du ska ta ett samtal med kollegan så att denne skärper sig. Caspers mått är mer än rågat.

Så slipper du bli chefad:

Om Casper och hans kollega har olika syn på ordning är det deras ansvar att hitta en nivå som båda kan acceptera.

Säg till Casper:

»Jag tycker att du ska berätta för din rumskamrat hur viktig ordning är för din arbetsro. Föreslå att ni kommer överens om några ordningsregler så att båda kan trivas i ert gemensamma arbetsrum.«

Det är Casper som blir störd. Konflikter ska lösas av dem som berörs, inte av dig.

4. Väntan på besked

Disa är mycket erfaren, men har blivit övertalig. Nu har hon omplacerats till din avdelning. Du vill att Disa ska bygga upp en ny servicefunktion. Men allt går så fort, det finns ingen färdig arbetsbeskrivning för den nya tjänsten när hon börjar.
Disa får hjälpa till där det behövs så länge. Men varje gång du möter Disa frågar hon när arbetsbeskrivningen blir klar.

Så slipper du bli chefad:

Disa är mycket kompetent.

Säg till Disa:

»Jag skulle vilja att du gör ett förslag till arbetsbeskrivning. Sedan kan vi gå igenom det tillsammans.«

På det här sättet ger du Disa ansvar, samtidigt som du får en uppfattning om hennes förväntningar på tjänsten.

5. Uteblivet resultat

Du har gett din medarbetare Einar det fulla ansvaret för utformningen av ett informationsmaterial. Du har i grova drag beskrivit vad det är du vill ha.
Men Einar får inget ur händerna, tiden går. Du börjar bli rejält orolig för att materialet inte ska bli klart i tid.
»Kan vi sätta oss och diskuterar detaljerna?« vädjar Einar till dig.

Så slipper du bli chefad:

Einar har förmodligen för låg kompetens för att utforma materialet.

Säg till Einar:

»Jag tycker att du ska använda Erik som bollplank när du jobbar med materialet. Han är erfaren och duktig, vi kan prata med honom på en gång.«

Om du själv är den enda som har nödvändig kompetens för jobbet får du vara den som coachar Einar.

6. Komplicerat möte

Din medarbetare Fanny klagar på ont i ryggen. Hon går till företagshälsovården som föreslår att en ergonom går igenom avdelningens arbetsmiljö. Men alla måste vara på plats när ergonomen kommer.
”Du kan väl boka en tid med ergonomen. Du är ju den som oftast är borta på möten. Arbetsmiljön är ditt ansvar”, säger Fanny till dig.

Så slipper du bli chefad:

Tala om för Fanny att du uppskattar hennes initiativ för en bättre arbetsmiljö.

Säg till Fanny:

”Jag vill att du ger förslag på några olika tider och sedan tar reda på när alla kan vara på plats. Stäm av det med mig så kan du boka ergonomen sedan.”

Du har på ett galant sätt fått Fanny att ta ansvaret för en uppgift som hon är angelägen om ska utföras.

Källor: »En-minutschefen & problemsmitarna« av Ken Blanchard mfl, Svenska Förlaget.